Reducir costes es uno de los principales objetivos de todo negocio. No importa si es una gran empresa o un autónomo: cualquiera quiere optimizar sus recursos económicos. En el campo de la factura electrónica, como hemos detallado en otros artículos de nuestro blog, también es posible hacerlo. Sin embargo, ¿son las facturas electrónicas gratis un recurso viable para conseguirlo? ¿Realmente cualquier tipo de compañía tiene la posibilidad de emitir sus facturas sin coste? ¿Qué desventajas presenta esta opción? Son preguntas que todo emprendedor se ha hecho en algún momento y que queremos resolver a lo largo de las próximas líneas.
¿Es posible crear facturas electrónicas gratis?
En un mundo empresarial donde cada céntimo cuenta, encontrar soluciones económicas para optimizar los procesos financieros es crucial. A su vez, la digitalización ofrece soluciones de todo tipo y para cualquier aspecto empresarial. Por lo tanto, a la pregunta sobre si es posible crear facturas electrónicas gratis hoy en día, la respuesta es sí, pero con matices.
Lo cierto es que en plena transformación digital, la facturación electrónica se ha consolidado como una herramienta eficaz para agilizar la gestión de documentos fiscales. Al mismo tiempo, reduce los costes operativos. Sin embargo, surge una pregunta inevitable: ¿es realmente posible crear facturas electrónicas de forma gratuita para cualquier tipo de negocio?
Al analizar esta cuestión, es importante que tengas en cuenta varios aspectos clave que determinan la respuesta:
- La legislación fiscal y las regulaciones gubernamentales, las cuales pueden variar según el país. En algunos lugares, los gobiernos ofrecen herramientas y plataformas gratuitas para la generación y envío de facturas electrónicas. No obstante, suelen ser más complementarias que software completos.
- Las características y funcionalidades que ofrecen las diferentes opciones gratuitas. Si bien es posible encontrar herramientas básicas que te permiten crear facturas electrónicas gratis, éstas suelen carecer de características avanzadas como la integración con un ERP, la personalización de plantillas o la capacidad de enviar facturas automáticamente por correo electrónico.
- La limitación de las versiones de prueba. Algunos software ofrecen versiones gratuitas de sus software como estrategia para atraer clientes y luego ofrecer servicios premium con características adicionales. En estos casos, debes evaluar si la versión gratuita cumple con los requisitos específicos de tu empresa y si la inversión en la versión de pago vale la pena en términos de funcionalidad adicional y soporte.
En resumen, aunque es posible encontrar opciones para crear facturas electrónicas de forma gratuita, es fundamental analizar detenidamente las características, limitaciones y los requisitos legales asociados a tu compañía o negocio. Tu objetivo debe ser encontrar la solución que mejor se adapte a tus necesidades y recursos. Es decir, una que te garantice al mismo tiempo el cumplimiento de las regulaciones y la eficiencia en la gestión financiera.
Principales desventajas de la facturación electrónica gratuita
En línea con lo anterior, por las capacidades de los software que generan facturas electrónicas gratis, quizás sean herramientas útiles para algunas micropymes y autónomos. Es decir, negocios con muy poco volumen. De hecho, basta con navegar en Internet para encontrar numerosas soluciones básicas con las que puedes crear facturas gratis rápidamente.
No obstante, a pesar de la plena validez de las facturas electrónicas gratuitas, los software con los que se generan presentan varios inconvenientes:
- Limitaciones de funcionalidad. Como avanzábamos al inicio, las soluciones gratuitas suelen ofrecer características básicas y pueden carecer de funcionalidades avanzadas.
- Soporte técnico limitado o inexistente. Las plataformas de facturación electrónica gratuita no suelen ofrecer un soporte técnico adecuado. También suelen tener tiempos de respuesta más largos en comparación con las soluciones de pago.
- Seguridad y privacidad. Algunas opciones gratuitas no cumplen con los estándares de seguridad y privacidad necesarios para proteger los datos sensibles de tu empresa y de tus clientes. Por lo tanto, el riesgo de vulnerabilidades y brechas de seguridad aumenta.
- Limitaciones de almacenamiento y acceso. Las soluciones gratuitas imponen restricciones en cuanto al almacenamiento y el acceso a archivos históricos. Algo que dificulta la gestión eficiente de la información financiera.
- Publicidad o marcas de agua. La mayoría de plataformas de facturas electrónicas gratis incluyen publicidad o marcas de agua en las facturas generadas, lo cual afecta a la imagen de marca de cara al cliente.
- Escalabilidad limitada. A medida que tu empresa crece y aumenta la facturación, las soluciones gratuitas pueden no ser capaces de escalar eficientemente para satisfacer tus necesidades. Por lo tanto, tendrás que acabar migrando a una solución de pago.
- Cumplimiento legal. Las opciones gratuitas pueden no cumplir con todas las regulaciones fiscales y legales. Así que debes tener cuidado para no acabar enfrentándote a multas o sanciones por incumplimiento normativo.
- Dependencia del proveedor. Con una solución para hacer facturas gratis estás más expuesto a la interrupción del servicio si tu proveedor cambia su modelo de negocio o si deja de comercializar el software gratuito.
Tras conocer estas desventajas y los riesgos que tienen los programas de facturación online gratuitos, habrás podido llegar a una conclusión: estos software pueden ser solución momentánea o puntual para autónomos o micropymes con un negocio pequeño. En cambio, no aportarán valor a la eficiencia operativa de pymes y grandes empresas. Y tras la implementación total de la Ley Crea y Crece, tampoco a autónomos o micropymes.
Por qué utilizar un servicio de facturación electrónica como el de easyap
Lo cierto es que en un entorno cada vez más digitalizado y regulado, la gestión eficiente de la facturación electrónica es una prioridad para empresas de todo tipo. Sin embargo, la simple generación de facturas electrónicas no es suficiente. Ahora también necesitas contar con un software que cumpla con tus obligaciones legales y que, al mismo tiempo, optimice tus procesos financieros. Procesos esenciales como los siguientes.
Integración con el ERP
El uso de una solución integrada con el ERP es básico para cualquier empresa, independientemente de su tamaño. La integración garantiza la sincronización fluida de datos entre diferentes departamentos y sistemas. Por lo tanto, elimina la necesidad de introducir manualmente la información y reduce el riesgo de que haya errores y discrepancias.
Escalabilidad y cumplimiento normativo
Las herramientas gratuitas pueden ayudar en los comienzos a autónomos y micropymes con un mínimo volumen de facturación. Sin embargo, para empresas más grandes que deseen cumplir con regulaciones como la Ley Crea y Crece, la única opción es una solución como easyap. O, incluso, para cualquier negocio, ya que todos se tendrán que adaptar en algún momento a esta normativa.
El caso es que en easyap no solo te ofrecemos funcionalidades avanzadas de facturación electrónica, sino que también te damos una plataforma ideal para tu escalabilidad. Es decir, que se adapta al crecimiento de tu empresa y, a la par, garantiza el cumplimiento normativo.
Externalización del servicio y digitalización del departamento de proveedores
A su vez, con easyap externalizas por completo el servicio de facturación electrónica. Por ende, liberas recursos internos y permites poner el foco y destinar más equipo a tu core business. Además, al integrar todos los procesos relacionados con proveedores en una sola plataforma, te facilitamos la digitalización completa del departamento de proveedores.
Así que, en resumen, podríamos decir que las ventajas de easyap frente a los programas para generar facturas electrónicas gratis son:
- Automatización de la captura, validación y contabilización de facturas, reduciendo el tiempo y los recursos dedicados a tareas administrativas repetitivas.
- Mayor eficiencia en la facturación y abaratamiento de los costes administrativos.
- Visibilidad y control completo y en tiempo real del estado de las facturas y los pagos.
- Cumplimiento normativo de todas las regulaciones fiscales y legales, minimizando el riesgo de multas y sanciones.
- Soporte de un equipo experto en facturación electrónica y gestión de proveedores.
En definitiva, easyap no solo es una necesidad para cumplir con las obligaciones legales y optimizar los procesos financieros. Se trata también de una oportunidad para aprovechar al máximo los beneficios que ofrece la digitalización.
Herramientas del Gobierno para la facturación electrónica gratis
En relación a esos beneficios, los gobiernos son los primeros que apuestan por ellos. La Ley Crea y Crece es el mejor ejemplo, ya que impulsa la digitalización de la facturación. Además, su obligatoriedad le da aún más peso.
En este contexto, el ejecutivo español ofrece herramientas gratuitas de facturación online. Estas, sin ser software como tal, son útiles para que micropymes y autónomos cumplan fiscalmente y sean más eficientes.
- Plataforma de facturación electrónica del gobierno – FACe. Desarrollada por el Ministerio de Hacienda, FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas), permite a los proveedores de la Administración General del Estado enviar facturas electrónicas de forma segura, sin coste y según los estándares vigentes.
- Facturae Móvil. La Agencia Tributaria ofrece esta aplicación gratuita para Android e iOS que permite a autónomos y microempresas generar facturas electrónicas de forma rápida y sencilla desde sus teléfonos móviles.
- SIF. También la AEAT creará una aplicación o formulario gratis que, en ciertas condiciones y requisitos, permitirá a según qué empresas generar facturas electrónicas y presentarlas debidamente.
Aparte, el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo de España ofrece un programa de formación en facturación electrónica que incluye webinars, seminarios y materiales educativos gratuitos. O sea, una ayuda para que los contribuyentes comprendan y cumplan con la Ley Crea y Crece.
Para concluir, diríamos que las herramientas gratuitas solo son viables para autónomos y microempresas y en los inicios. Principalmente, porque la integración con un ERP es esencial, ya que garantiza la sincronización de datos y el cumplimiento normativo. Ahí es donde easyap destaca como una solución completa y adaptada a la escalabilidad y a la legalidad de toda empresa o negocio. ¿Quieres comprobarlo tú mismo? Contáctanos.
