IA y facturación electrónica: una relación de presente y futuro

Jun 27, 2023 | Facturación electrónica

La transformación digital o digitalización ha cambiado por completo la forma en que las empresas realizan sus operaciones del día a día y la facturación electrónica es un claro ejemplo de ello. Desde hace décadas la implementación de sistemas de facturación online ha permitido a numerosas compañías agilizar y simplificar sus procesos de facturación, ahorrando tiempo y recursos de equipo y económicos. En easyap te lo podemos demostrar. Sin embargo, la aparición de la inteligencia artificial (IA) ha llevado la facturación electrónica a un nuevo nivel de eficiencia. Veamos cómo es esta potente y novedosa relación entre IA y facturación electrónica. 

¿Qué es la IA y cuál es su papel en la facturación electrónica? 

Antes de nada, para quienes no tengan claro qué es (los cuales serán pocos) definimos la IA como tecnología. Así mismo, la inteligencia artificial se refiere a la capacidad de las máquinas para imitar o simular la inteligencia humana. Con los sistemas y aplicaciones derivadas de ella las máquinas son capaces de aprender, razonar y tomar decisiones de manera autónoma. 

El caso es que la IA está evolucionando y experimentando avances a un ritmo vertiginoso. De hecho, ya ha irrumpido con fuerza en numerosos sectores e industrias. A su vez, en el plano de la facturación electrónica, la IA desempeña un papel que se está volviendo fundamental. Principalmente, porque trabaja facturas con IA y porque automatiza tareas que anteriormente necesitaban de la intervención humana. 

Al utilizar algoritmos y modelos de aprendizaje automático, la IA puede analizar y extraer información relevante de los documentos de facturación electrónica. Hablamos de datos como fechas, importes y conceptos. De esta manera las empresas son capaces de procesar grandes volúmenes de facturas de forma rápida y precisa, lo que reduce significativamente el margen de error y aporta más eficiencia. 

Tecnologías con IA para la facturación electrónica 

Como decíamos, los avances en este ámbito están siendo veloces y numerosos. Es por ello que ahora mismo existen diversas tecnologías basadas en IA que ya se están utilizando en los sistemas de facturación electrónica. En concreto y en relación con la facturación online, hay dos en concreto que están siendo muy utilizadas: los OCR y los NLP. 

OCR 

Una de las tecnologías derivadas de la IA que más crecimiento está experimentando es el reconocimiento óptico de caracteres. Es la tecnología conocida como OCR por sus siglas en inglés. Esta te permite la extracción automática de datos de los documentos escaneados o en formato digital. Por lo tanto, es una herramienta especialmente útil para la captura automática de datos de facturas, sin tener que ingresar a mano la información. 

NLP 

Otra tecnología relacionada con la inteligencia artificial es el procesamiento del lenguaje natural (NLP, también por sus siglas en inglés). El NLP y la IA permiten a los sistemas comprender y analizar el contenido de los documentos de facturación. De esta forma, facilitan la clasificación y la organización de las facturas, así como la detección de anomalías o errores en los datos que se incluyen en ellas. 

Además, la IA es capaz de crear sistemas de recomendación, los cuales sugieren automáticamente categorías o asientos y cuentas contables para las facturas con base en patrones históricos. O sea, contabilización automática, como se dice. Con esto puedes agilizar el proceso de la contabilización y reducir el tiempo que tus equipos de contabilidad deben dedicar a la revisión y clasificación de las facturas. 

Ventajas del uso de la Inteligencia artificial en la facturación electrónica 

Lo cierto es que el auge de la IA en la facturación electrónica se debe a varias cuestiones. Mayormente debido a los numerosos beneficios que está generando para compañías de todo tipo, tamaño y volumen. 

Ahorro de costes y optimización de recursos 

Una de las principales ventajas es la reducción de costes económicos y la optimización de los recursos de las empresas. Al automatizar tareas repetitivas, las organizaciones pueden liberar tiempo, equipo y personal que se enfoca en actividades de mayor valor agregado para el negocio. 

Precisión, seguridad y fiabilidad 

Por otra parte, la IA mejora la precisión y la seguridad de los procesos de facturación electrónica. Al eliminar la intervención manual en la captura y el análisis de datos, reduces también los errores ligados al factor humano. A su vez, garantizas una mayor consistencia y fiabilidad en la interpretación de la información. 

Escalabilidad 

En tercer lugar, la IA también permite una mayor escalabilidad en los sistemas de facturación electrónica. A medida que las empresas crecen y manejan volúmenes de facturas cada vez mayores, la IA se va adaptando y va procesando más eficientemente grandes cantidades de datos sin comprometer la calidad y la velocidad del proceso. 

¿Qué implicaciones tiene la llegada de la IA para la contabilidad? 

Así mismo, la llegada de la IA a la facturación electrónica tiene importantes implicaciones para el ámbito contable de las organizaciones. Estas son las dos que, basándonos en nuestra experiencia trabajando con tecnologías de inteligencia artificial, más impacto están teniendo: 

–   Reutilización de los recursos de la empresa. La automatización de tareas contables del día a día, como la conciliación de facturas, la clasificación de los gastos y la generación de informes financieros, permite a los equipos de contabilidad enfocarse en otras actividades estratégicas que requieren más de su experiencia y de sus conocimientos especializados.
–   Toma de decisiones de negocio. La IA facilita la identificación de patrones y de tendencias en los datos financieros, lo que puede proporcionar información valiosa para la toma de decisiones empresariales. Al analizar grandes volúmenes de datos, ayuda a identificar oportunidades de ahorro, a detectar posibles fraudes y a predecir tendencias futuras en los ingresos y los gastos de cada organización.

Sin embargo, es importante destacar que la llegada de la IA a la facturación electrónica no reemplaza por completo el papel del contable o las funciones del director financiero. Precisamente, ese es el miedo que tienen numerosos trabajadores de todo tipo de empresas y sectores. 

A pesar de que muchas tareas pueden ser automatizadas con tecnologías derivadas de la IA, los equipos y puestos contables seguirán siendo indispensables a la par que compatibles. Son las personas quienes seguirán interpretando y analizando los resultados proporcionados por los sistemas de IA, así como ofreciendo asesoramiento estratégico y haciendo que la empresa cumpla con las regulaciones vigentes. 

La relación de easyap y la IA en la facturación electrónica 

¿Y cuál es nuestro papel en todo este proceso tecnológico y global? En easyap estamos comprometidos con la innovación y la adopción de tecnologías de vanguardia para ofrecer a nuestros clientes el mejor servicio en el ámbito de la facturación electrónica. Nos mantenemos alerta de todas las novedades en el área y hemos reconocido el valor que la IA aporta a este campo. 

No obstante, esta actualización e innovación constante por la que apostamos no es nueva. Desde hace más de tres años, en easyap hemos desarrollado nuestro propio sistema de captura automática de facturas basado en inteligencia artificial. El sistema que diseñamos se apoya en algoritmos avanzados para extraer automáticamente la información clave de las facturas y clasificarlas según las necesidades que tengas. 

Así mismo y como bien reflejan las cifras y la satisfacción expresada por nuestros clientes, al utilizar la IA en la captura de facturas hemos logrado reducir significativamente sus tiempos de procesamiento. También hemos sido capaces de eliminar errores manuales, como puedes ver en algunos de nuestros casos de éxito.

La utilización de reglas de negocio en la plataforma de easyap permite automatizar tareas como asignación de cuentas contables, cuadre de facturas pedidos y entradas.

A su vez, las compañías que tienen implementado y trabajan con nuestro software de facturación también han experimentado un aumento en la eficiencia de sus procesos. Y no solo eso, sino que incluso se han beneficiado de la disminución de los costes asociados a la facturación electrónica. 

Además, gracias a la IA, nuestro sistema es capaz de aprender y adaptarse continuamente, mejorando su precisión y eficacia a medida que procesa más facturas. Por este motivo, garantizamos a nuestros clientes que cuentan con un servicio de facturación electrónica de alta calidad y seguro. 

Conclusión sobre el papel de la Inteligencia Artificial en la facturación online 

En conclusión, la integración de la inteligencia artificial en la facturación electrónica representa una oportunidad única para las empresas, tanto si son de gran tamaño como para negocios más pequeños. Las tecnologías derivadas de la IA ofrecen mayor eficiencia, precisión y escalabilidad en los procesos de facturación. Y no solo eso, sino que sirven para liberar recursos de lo más útiles para las compañías, de tal manera que les permiten poner el foco en actividades de mayor valor estratégico. 

Viendo los resultados tanto para empresas con las que colaboramos como para nosotros mismos, en easyap seguimos avanzando en el uso de la IA. El objetivo es brindar un servicio de excelencia a todos y cada uno de nuestros clientes. Por eso estamos plenamente comprometidos en mantenernos a la vanguardia de las innovaciones tecnológicas con la intención de satisfacer tus necesidades y las del mercado en un entorno en constante evolución. Si quieres, te contamos más.

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