L'importance d'une solution de gestion des factures en ligne dans les PME

14 mai 2014 | Facturation électronique

En Espagne, une part importante du tissu entrepreneurial est constituée de petites et moyennes entreprises. Or, la grande majorité des petites entreprises ne dispose pas d'un outil adéquat pour gérer les factures, qu'elles soient entrantes ou sortantes.

Souvent, on pense à tort qu'une petite entreprise ne doit pas ou ne peut pas investir dans des solutions de ce type, mais nous allons examiner plusieurs raisons pour lesquelles les entreprises comptant entre 5 et 10 employés sont précisément celles qui ont le plus besoin de repenser ce domaine de leur gestion interne.

Gestion des factures : une solution pour les PME

1. La gestion des factures entrantes consomme des ressources dans le domaine de la comptabilité, un point de vulnérabilité qui peut rendre une petite entreprise, qui ne dispose pas d'un personnel spécialisé suffisant, très peu compétitive. L'automatisation permet d'établir un flux de processus qui n'est pas affecté par le manque de temps ou les situations personnelles.

2. Une petite entreprise dispose d'un personnel qui, dans de nombreux cas, doit être un peu "polyvalent" et remplir un rôle multifonctionnel. Il en résulte un manque de spécialisation et, par conséquent, une lenteur dans l'adoption des améliorations, l'intégration des mises à jour légales ou réglementaires et un besoin, pas toujours bien couvert, de formation. L'adoption d'une solution spécialisée pour la gestion des flux de factures offre la tranquillité d'esprit de pouvoir compter sur les connaissances expertes de l'équipe qui l'utilise, sur une mise à jour constante de l'outil, ainsi que sur la formation et l'attention nécessaires pour que tout soit résolu de manière efficace et simple.

3. Le scénario commercial actuel exige que les professionnels de l'entreprise puissent accéder facilement à l'information, à la documentation ou aux outils liés à l'activité et au service à la clientèle. Cela signifie qu'une plateforme en ligne permettant à différents utilisateurs d'accéder aux factures et aux différentes étapes du processus de gestion des factures à partir de divers appareils ou ordinateurs apportera une plus grande compétitivité et une plus grande agilité à une partie aussi sensible de la comptabilité.

4. L'automatisation apporte de la rapidité et minimise les erreurs. Cela profite incontestablement aux clients et aux fournisseurs de l'entreprise, dont les factures entrantes ou sortantes font l'objet d'un traitement approprié, avec, selon le cas, un recouvrement anticipé ou des factures bien configurées. L'image de l'entreprise s'en trouve renforcée et les relations avec les clients et les fournisseurs améliorées.

5. Une petite entreprise ne peut pas se permettre d'engager une société de conseil pour réaliser une étude d'optimisation de l'activité. Il est très important pour l'associé gérant de pouvoir disposer de bonnes analyses qui présentent une image de la façon dont l'entreprise se porte grâce à des indicateurs appropriés. L'automatisation de la gestion des factures permet de mesurer les indicateurs clés de manière fiable, en montrant clairement comment un élément aussi important que le chiffre d'affaires et les dépenses influence l'entreprise.

6. Enfin, le principal obstacle à l'adoption d'une telle solution par les petites entreprises est l'investissement traditionnellement élevé nécessaire à l'acquisition d'un outil logiciel professionnel. Mais il existe déjà sur le marché un outil de gestion des factures en ligne qui suit un modèle"pay-as-you-go", basé sur le coût par facture traitée. Ce modèle est particulièrement adapté aux petites entreprises, car il met à leur portée la technologie utilisée dans les grandes sociétés.

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