En easyap estamos observando cómo mes con mes crece de manera imparable la recepción de facturas por email, tratándose en la gran mayoría de los casos de documentos pdf. Esta situación está originada por el cambio normativo entrado en vigor con fecha 01 de enero de 2013 (Real Decreto 1619/2012) que regula las obligaciones de facturación y que para dar impulso a la facturación electrónica asimila las facturas en papel a las facturas electrónicas, para lo cual entre otras cosas se da validez al pdf como soporte para la factura, siempre que se cumplan ciertos requisitos.
Según establece la norma las obligaciones de conservación y acceso para las facturas en electrónico son las mismas que para las facturas en papel.
Recepción de facturas por email : Como hay que tratarlas?
En resumen, la norma indica que la obligación de conservación se debe cumplir por cualquier medio que permita garantizar la autenticidad, la integridad del contenido, su legibilidad así como el acceso sin demora a la Administración Tributaria.
Vistas estas obligaciones, la pregunta es la siguiente: ¿es el correo electrónico una herramienta adecuada para la conservación de las facturas recibidas?
La respuesta es bastante sencilla: No
El correo electrónico puede ser el medio adecuado para la recepción de la factura en pdf, pero no lo es para ni la consulta ni para el archivado. ¿Cómo se puede atender a una petición de la Agencia Tributaria de búsqueda de una determinada factura en una base de datos de correos?. Lo habitual es que el documento recibido no contenga en su identificación ninguna referencia al número de la factura, su fecha, su importe, su emisor y su receptor…La búsqueda de una determinada factura cuando el volumen es bajo puede ser un trabajo arduo pero que acabe dando resultado. Pero ¿qué pasa cuando hay un volumen significativo de facturas al año? ¿Y cuándo la petición recibida se traslada a documentos de pongamos tres años de antigüedad?
Requisitos para la recepción de facturas
Para poder cumplir con los requisitos va a ser necesario disponer de herramientas de gestión documental que archiven la imagen de la factura junto con ciertos datos para que llegado el momento se pueda realizar su búsqueda. Y como herramientas complementarias que aceleran el ciclo de tramitación de facturas y necesarias para estas obligaciones: OCR (para ayudar en la extracción de datos, que serán luego los datos consultables) y workflows para el ciclo y contabilización automática ( y que permitirán el acceso y consulta online)
