La conformité des factures est déjà une exigence critique pour les entreprises opérant dans divers secteurs et pays. Les directeurs financiers et les DAF doivent être très conscients des implications du choix d’un fournisseur de facturation électronique: un qui respecte les normes de l’Agence Fiscale et les nouvelles exigences de la Loi Antifraude. Dans ces lignes, nous vous expliquons, avec des exemples et des comparaisons, ce qu’exige la réglementation espagnole. De plus, vous verrez pourquoi easyap est si utile et recommandable.
Qu’est-ce que la « conformité des factures » et pourquoi est-elle importante ?
Pour commencer, la conformité de la facturation électronique repose sur deux concepts étroitement liés :
- Conformité du logiciel ou du fournisseur qui réalise la numérisation certifiée ou la gestion des factures auprès de l’Agence Fiscale (AEAT). C’est la reconnaissance que ce logiciel répond aux exigences techniques et fonctionnelles de la réglementation.
- Facture électronique conforme. C’est toute facture émise dans un format et avec des sceaux électroniques (signature, empreinte, XAdES, etc.) qui garantissent son intégrité, son authenticité et sa validité fiscale.
Ainsi, tout DAF ou directeur financier doit avoir une compréhension claire de ces deux concepts. En effet, la conformité :
- Respecte les exigences de l’AEAT.
- Facilite les audits.
- Offre une interopérabilité avec les systèmes propres, et également avec ceux des administrations publiques (B2G) et d’autres clients.
- Prépare l’entreprise aux nouveaux flux de contrôle fiscal en « quasi » temps réel.
Cadre réglementaire en Espagne pour les factures conformes
Précisément, pour la conformité légale, il est essentiel de connaître le cadre juridique de la facturation espagnole. En gros, il repose sur ces 4 piliers :
- Facturae (formats 3.2 / 3.2.2) : format XML officiel et qui est utilisé pour facturer l’Administration Publique. La version 3.2.x est le standard qui exige la Signature XAdES pour le B2G.
- SII (Fourniture Immédiate d’Informations) :mécanisme d’envoi des registres de TVA à l’AEAT utilisé par de nombreuses entreprises, et déjà intégré par la plupart des fournisseurs.
- Verifactu / Systèmes Informatiques de Facturation (SIF): est le nouveau cadre issu du Décret Royal 1007/2023qui réglemente les exigences pour les systèmes de facturation.
- Homologation de logiciel de numérisation certifié : liste publique de logiciels homologués par l’AEATque les entreprises peuvent utiliser pour évaluer les fournisseurs.
Que doit apporter un logiciel “homologué par l’Agence Fiscale” ?
Concernant ce dernier point, tous les logiciels de la liste doivent respecter les éléments suivants :
- Compatibilité avec Facturae 3.2 / 3.2.2.
- Capacité à signer avec XAdES.
- Intégration avec le SII et possibilité d’envoyer/recevoir des registresselon les spécifications de l’AEAT.
- Support pour Verifactu / SIF.Génération de registres de facturation, empreinte cryptographique chaînée, événements (annulations, rectifications…) et APIs/WSDL pour l’envoi.
- Sécurité et traçabilité.Enregistrement d’événements, journal inaltérable, chiffrement et certifications de sécurité (ISO 27001 ou similaires)…
- Capacité multisociété, multi-entreprise et multidevise.Indispensable pour les groupes avec des filiales dans plusieurs pays.
- Services d’intégration (onboarding) et de cartographie ERP/comptabilité(transformation et normalisation des formats), tests et un environnement d’homologation.
- SLA et support juridique et fiscal pour les changements réglementaires (Verifactu, mises à jour sur Facturae…).
Qu’apporte easyap en matière d’homologation et de conformité ?
Dans ce cadre légal de l’homologation des factures, easyap joue un rôle clé. En effet, notre plateforme :
- Offre un portail d’émission et de réception de factures électroniquesqui connecte fournisseurs et clients sans frictions technologiques.
- Est compatible avec le SII et est préparée aux intégrations,aussi bien avec les systèmes comptables qu’avec les meilleurs ERP.
- Fournit des capacités B2G et des processus de facturation structurée, avec des solutions axées sur les grandes entreprises qui ont besoin d’une intégration internationale et d’un contrôle centralisé.
Ainsi, easyap combine la connectivité SII, les formats structurés et l’intégration ERP pour réduire les erreurs, accélérer la clôture de la TVA ou atténuer les risques juridiques.
Comparatif : easyap vs autres fournisseurs
Il est également vrai que le marché compte des fournisseurs de longue date, ainsi que des solutions plus orientées vers les PME et les indépendants qui privilégient la simplicité par rapport à l’intégration avancée. En fait, ce tableau en présente plusieurs, avec des critères intéressants que les DAF peuvent examiner avant de choisir une solution ou une autre.
Ainsi, si vous facturez le secteur public ou avez besoin d’émettre des factures structurées avec une signature XAdES, privilégiez les fournisseurs ayant une expérience B2G et des tests dans des environnements AEAT, comme easyap.
Exemples d’utilisation et scénarios pour l’homologation des factures
Dans tous les cas, et pour mieux comprendre comment se conformer à un logiciel de facturation électronique homologué, examinons deux exemples ou cas d’utilisation concrets :
2. Groupe industriel avec 15 filiales en Europe (multi-entités) :
- Exigence: centraliser l’émission des factures, intégrer le SII en Espagne et s’adapter aux schémas nationaux dans d’autres pays.
- Solution: utiliser easyap pour centraliser le « hub » de facturation en Espagne (SII + Facturae) et le combiner avec des connecteurs locaux pour envoyer les factures dans les formats exigés par les filiales.
- Résultat: moins d’erreurs dans les écritures de TVA et une conciliation plus rapide.
2. Entreprise privée qui facture une mairie chaque mois (B2G) :
- Exigences: conformité Facturae 3.2 et signature électronique, et intégration avec des portails tels que FACE/PAe.
- Solution: choisir un fournisseur qui gère la signature XAdES et l’envoi direct au format Facturae (easyap le supporte).
- Résultat: évite les rejets de format et accélère le paiement.
Recommandations pour choisir votre fournisseur agréé
Par ailleurs, au moment de choisir le fournisseur de logiciel agréé, nous vous donnons également plusieurs recommandations :
- Vérifiez la liste des logiciels agréés par l’AEAT et demandez au fournisseur une preuve documentaire d’agrément ou de conformité.
- Proposez 3 cas de test (par exemple, émettre à l’Administration, émettre à l’intercompagnie avec multidevises, et annuler ou rectifier une facture) et demandez au fournisseur de les exécuter dans un environnement de test.
- Validez les SLA / le support lors des fenêtres critiques de clôture comptable et de TVA.
- Vérifiez tout ce qui concerne le reporting et la traçabilité (journaux, chaîne de hachage, enregistrements d’événements…).
- Incluez des clauses contractuelles qui couvrent les adaptations en raison de changements réglementaires futurs et sans coûts excessifs.
En résumé…
Un fournisseur expérimenté en facturation structurée, support SII et conforme à l’AEAT, minimise les risques et assure la continuité opérationnelle. easyap s’intègre parfaitement à cet égard ; il combine des capacités techniques (formats, intégration ERP, validations…), une approche corporate et une adaptation légale.
Si votre entreprise opère avec les administrations publiques, si vous gérez de grands volumes de factures ou si vous avez besoin d’un modèle multi-sociétés avec une traçabilité complète, easyap est idéal. Flexibilité et rigueur pour que la gestion de votre facturation, en plus d’être homologuée, soit conforme à la législation espagnole actuelle et future. Contactez-nous sans engagement et nous vous le prouverons.
