Foire aux questions sur Easyap

Easyap est spécialisée dans la gestion du processus de facturation avec des tiers. Depuis plus de 25 ans, elle offre des services visant à améliorer les processus d’envoi et de réception de factures. Grâce à des outils développés en interne, easyap aide les entreprises à automatiser et à optimiser leurs flux de travail liés à la facturation électronique.

Oui, easyapIP est compatible avec tout système comptable ou ERP. C’est une application externe qui s’adapte au format de fichier nécessaire pour s’intégrer aux systèmes du client. Elle peut recevoir des données (inputs) et envoyer des informations traitées (outputs), se connectant aussi bien aux systèmes comptables qu’opérationnels. Easyap travaille avec les principaux ERP du marché, tels que SAP, PeopleSoft, Navision, JD Edwards, Contaplus, ainsi qu’avec les développements internes de chaque entreprise.

Non, easyap ne vend pas de logiciel. C’est une entreprise de services spécialisée dans l’amélioration des processus de Comptabilité Fournisseur et de Facturation Électronique. Elle propose ses propres outils qui sont mis à la disposition des clients dans le cadre du service, et offre également un soutien pour les tâches administratives et comptables selon l’étendue du contrat.

Par exemple, easyap peut prendre en charge la numérisation, l’OCR et la gestion documentaire des factures, ainsi que leur codification et leur validation. Cependant, elle n’effectue pas les tâches d’approbation des factures.

Easyap est une entreprise pionnière avec plus de 25 ans d’expérience dans les services gérés de comptes fournisseurs et de facturation électronique. Elle a travaillé avec des entreprises de différentes tailles et de divers secteurs, les aidant à optimiser leurs processus de traitement des factures. Grâce à son approche axée sur l’efficacité et les résultats, ses clients ont réalisé des améliorations significatives et des économies durables, avec des relations de collaboration à long terme.

Les services d’easyap sont commercialisés selon un modèle flexible et adaptable. Il n’y a pas de licences par nombre d’utilisateurs ni de coûts de maintenance. Le prix varie en fonction du volume de documents traités et des tâches externalisées que l’on souhaite déléguer. Cela permet au client de ne payer que pour l’utilisation réelle de la plateforme et les services contractés.

La plateforme easyapIP se distingue sur le marché par :

• plus de 20 ans d’expérience
• une spécialisation en finance avec des profils experts
• des économies de coûts
• une amélioration continue des processus
• une visibilité complète
• une opération sans frontières physiques
• une libération des ressources internes.

Easyap offre des services en Europe, y compris dans les pays scandinaves, ainsi qu’en Amérique du Nord et en Amérique latine.

Dans chaque pays, elle adapte ses processus à la législation en vigueur et respecte les protocoles homologués.

La solution easyap s’adresse à tout secteur d’activité disposant d’un service financier, car elle peut bénéficier à toutes les entreprises pour l’optimisation de leurs processus financiers.

Easyap est une plateforme modulaire qui inclut plusieurs modules :

• émissionetréception de factures électroniques
• gestion des dépenses des employés
• traitement des factures via des workflows.

EasyEI est une plateforme de facturation électronique qui permet d’émettre des factures aux clients et de recevoir des factures des fournisseurs.
Principales caractéristiques :

• Ne nécessite pas d’installation de logiciel.
• Coût 100 % variable, vous ne payez que par facture émise ou reçue.
• Support multiformat : permet d’émettre et de recevoir des factures dans des formats tels que facturae, XML, EDI, facture web et même sur papier.
• Inscription en ligne en 5 minutes.

La plateforme permet d’émettre des factures électroniques à tous vos clients, en s’adaptant au format que chaque client peut recevoir. De plus, elle offre une valeur ajoutée en joignant un fichier comptable à la facture, ce qui facilite la comptabilisation automatique dans l’ERP du destinataire. La plateforme gère ce processus, libérant l’émetteur et le destinataire de développements supplémentaires.

La facturation électronique offre de multiples avantages :

• la génération, l’envoi et la réception des factures est immédiate, réduisant les délais au maximum
• élimine les frais d’envoi tels que les enveloppes et les timbres
• garantit la réception probante des factures et évite les pertes en les stockant sur le portail easyapIP. De plus, avec des modules de workflow, elle permet d’automatiser les processus de rapprochement et d’approbation, facilitant la comptabilisation automatique sans intervention humaine.

Le portail de facturation électronique d’easyap permet d’émettre des factures de deux manières :

1. en saisissant manuellement les données dans une interface web
2. par le téléchargement automatique de fichiers depuis l’ERP de l’utilisateur. La plateforme est compatible avec n’importe quel format de fichier, facilitant l’émission et la réception, quel que soit le système utilisé.

La plateforme easyapIP gère toutes les factures d’un utilisateur, qu’elles soient reçues des fournisseurs ou émises aux clients. Elle complète le cycle de la facture jusqu’à son enregistrement dans l’ERP, envoie les factures électroniquement dans le format que chaque client peut recevoir et les stocke pour se conformer aux exigences légales.

Le processus d’implémentation d’easyapEI est simple et rapide. Il est entièrement réalisé en ligne et ne nécessite qu’un paramétrage personnalisé selon les besoins spécifiques de chaque client pour être opérationnel rapidement.

Sur le portail easyapEI, il est possible de recevoir des factures dans n’importe quel format, qu’il soit électronique (Facturae, XML, EDI, etc.) ou en PDF.

De plus, il dispose d’une fonctionnalité OCR et de validation pour traiter les factures au format PDF et papier (après numérisation). Easyap propose également le service de numérisation de factures papier.

Le portail easyapEI permet de recevoir tout type de facture, que ce soit au format électronique (Facturae, XML, EDI, entre autres) ou en PDF, quel que soit le format. De plus, il dispose d’une technologie OCR et de validation pour traiter les factures en PDF et papier (une fois numérisées). Easyap propose également le service de numérisation de factures papier.

Oui, vous pouvez essayer sans engagement la fonctionnalité du portail de facturation électronique easyei pour l’émission et la réception de factures. Consultez notre site web : https://www.easyap.com/e-factura-emision/

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Oui, les fournisseurs peuvent accéder au portail easyei pour consulter le statut de leurs factures envoyées, ce qui réduit considérablement les appels de suivi. Cet accès peut être configuré pour être limité si le client le souhaite.

Les clients reçoivent une notification par e-mail au moment même où la facture est envoyée.

La réception des factures par les fournisseurs peut se faire par e-mail ou FTP. Lors de l’inscription sur le portail easyei, des comptes de messagerie spécifiques (par exemple, Mon_Entreprise@factura.es ou Mon_Entreprise@einvoic.es) et des accès FTP sont créés pour recevoir les factures directement sur le portail. Si des adresses internes pour la réception des factures existent déjà, le portail peut également lire ces comptes de messagerie.

Le processus de configuration pour recevoir des factures électroniques est très rapide, prenant seulement quelques minutes. Si un certificat numérique est disponible pour signer les factures, cela ne devrait pas prendre plus de 10 minutes. L’inscription comprend la création de comptes de messagerie (par exemple, Mon_Entreprise@factura.es ou Mon_Entreprise@einvoic.es) et un accès FTP pour recevoir les factures des fournisseurs directement sur le portail.

La configuration pour envoyer des factures électroniques à vos clients est rapide et se fait en ligne en quelques minutes. Si vous disposez d’un certificat numérique pour signer les factures, le processus ne devrait pas prendre plus de 5 minutes.

Oui, le portail easyei fournit un accusé de réception pour chaque facture envoyée et enregistre les événements de rejet ou les erreurs d’envoi de la part du client. Il propose également un accusé de réception pour les factures papier.

Le portail easyei prend en charge les principaux formats de facturation électronique, tels que facturae, edi, xml, brl, pdf, entre autres. Il permet également l’envoi au format papier. De plus, il est possible de mettre en œuvre des formats spécifiques pour chaque client, en personnalisant le format d’envoi selon leurs besoins.

Oui, easyap permet l’interconnexion directe avec les principaux systèmes comptables et ERP pour l’émission de factures. De plus, il prend en charge le téléchargement en masse de fichiers de factures émises pour faciliter le processus.

Oui, le portail easyei permet d’émettre des factures électroniques valides dans les formats exigés par l’Administration, tels que facturae et XML. L’inscription au portail est gratuite et vous ne payez que pour les factures émises.

Pour traiter automatiquement une facture reçue au format PDF, il est nécessaire d’extraire les données à l’aide d’outils OCR (reconnaissance optique de caractères) et de valider les informations extraites pour leur comptabilisation automatique.

Le portail easyei offre plusieurs avantages pour le traitement des factures PDF reçues, parmi lesquels :

• Comptabilisation automatique grâce à l’extraction de données via des outils OCR.
• Accès en ligne à l’image numérisée de la facture.
• Plateforme unique pour gérer toutes les factures, quel que soit leur format : papier, XML, PDF, EDI, etc.

La facture PDF sans signature numérique est légalement valable si elle remplit ces conditions :

• Elle est conservée sur le même support que celui sur lequel elle a été reçue, par exemple, par e-mail.
• Un accès rapide et en ligne est garanti pour d’éventuelles demandes de l’administration fiscale.

Une facture PDF n’est considérée comme une facture électronique que si elle est signée numériquement. Cependant, elle n’offre pas l’avantage principal d’une facture électronique au format XML ou en données structurées, qui permet un traitement automatique sans avoir besoin d’outils OCR.

La facture électronique est l’équivalent numérique de la facture papier, avec la même valeur légale et une sécurité accrue. C’est un document légal avec des implications fiscales qui doit remplir certaines conditions :

• Elle doit être dans un format électronique reconnu (EDIFACT, FACTURAE, XML, PDF, X12, etc.).
• Sa transmission doit être télématique.
• Le document doit rester inaltérable pour garantir son intégrité et son authenticité.

easyapIP Dépenses des Employés est un module de la plateforme easyapIP conçu pour gérer les notes de frais des employés. Cette application web optimise le traitement, la comptabilisation et le paiement des dépenses engagées par les employés au nom de l’entreprise durant leur activité professionnelle. Pour plus d’informations, visitez gastosempleado.es et consultez les questions fréquentes associées.

La plateforme easyapIP est conçue pour être très intuitive. La formation est divisée en deux niveaux :

1. des cours pour les utilisateurs intensifs, axés sur la paramétrisation des règles et la gestion de la sécurité
2. un module avec des vidéos explicatives pour que tout employé puisse apprendre à utiliser la plateforme de manière autonome, sans avoir besoin de personnel dédié.

Deux montants différents sont affichés sur une note de frais :

1. Montant total, qui correspond à la somme de toutes les lignes, quel que soit le mode de paiement.
2. Montant à payer, qui comprend uniquement les lignes à rembourser à l’employé, à l’exclusion des dépenses payées par carte d’entreprise ou d’autres méthodes qui ne donnent pas lieu à un remboursement.

Le processus des notes de frais est configuré selon les besoins de chaque client. Il peut être initié à tout moment, que ce soit avant ou après l’engagement de la dépense. Il comprend des étapes telles que :

• autorisation préalable pour les voyages (dates, destination, coûts)
• connexion avec les agences de voyages
• demande d’avances ou de fonds
• l’imputation des dépenses à destination (taxi, repas, etc.).

easyapIP est un outil de workflow qui permet à l’employé de connaître en temps réel le statut de chaque note de frais et qui est responsable de la tâche correspondante. L’employé peut savoir si sa note est en cours d’approbation, qui l’a pour approbation, si elle est en révision, en audit ou dans le service comptable. Tous les événements sont enregistrés, et l’accès aux informations est réglementé par des contrôles de sécurité pour garantir la confidentialité.

Le processus d’approbation des notes de frais est configuré selon la politique de dépenses de l’entreprise.

Une fois paramétré, tout utilisateur disposant des autorisations appropriées peut administrer et modifier ce circuit.

L’un des avantages d’easyapIP est que les données existantes pour chaque note peuvent être extraites dans le format requis, créant ainsi un fichier comptable permettant leur importation dans le système comptable. Cela élimine la duplication du travail qui existe souvent lorsqu’un employé remplit un modèle de données et que ces données sont ensuite enregistrées dans le système comptable.

easyapIP travaille déjà avec de nombreux systèmes comptables, de sorte que les exportateurs/importateurs les plus courants ont été développés.

La plateforme intègre les politiques de dépenses de l’entreprise, permettant d’introduire des limitations basées sur les catégories professionnelles, les centres de coûts, les jours de la semaine, la nature de la dépense, le montant de la dépense…

La plateforme identifie chaque utilisateur en fonction d’une catégorie professionnelle, de sorte que chaque utilisateur ne pourra imputer des dépenses que conformément à sa catégorie professionnelle.

La plateforme easyapIP est prête à communiquer et à recevoir les données des mouvements de cartes directement des institutions financières, étant capable d’identifier le type de dépense et de l’imputer au compte comptable correspondant, de sorte qu’une note de frais avec tous ces mouvements est automatiquement générée pour l’utilisateur de la carte.

Tous les concepts figurant sur les notes de frais sont imputables à des éléments de comptabilité analytique. Par défaut, l’utilisateur appartient à un centre de coûts, et cette donnée peut être ultérieurement éditée/modifiée au niveau de chaque dépense incluse. Ainsi, une même note peut regrouper des dépenses imputées à différents centres de coûts, si la politique de l’entreprise le permet.

Il y aura autant de concepts que l’entreprise le requiert et l’utilise. Les concepts sont associés à un compte comptable, sur lequel l’écriture sera passée. Les concepts les plus fréquemment utilisés seront généralement représentés par une icône pour une identification facile.

Une note de frais peut contenir autant de lignes que souhaité. Il est courant d’avoir une ligne par justificatif de dépense, et des lignes peuvent être ajoutées à la note au fil du temps. Ce sont les règles internes des entreprises qui précisent la fréquence à laquelle les notes doivent être soumises/comptabilisées.

Oui, il existe plusieurs façons de le faire. Depuis un appareil mobile doté d’un appareil photo, on peut prendre une photo du justificatif, qui est ensuite envoyé, et la ligne est automatiquement créée dans l’application avec le justificatif. De plus, il est possible de joindre le justificatif directement depuis l’application web lors de la création de la ligne.

Le contrôle est effectué pour chacune des lignes au moment même de sa création. Il est toujours actif et en utilisation. L’employé sait au moment de créer la ligne si elle est conforme à la politique ou non ; il n’a pas besoin d’attendre que l’approbateur examine la note. Au moment de la création de la ligne, l’application indique le type de non-conformité.

Oui, il est possible d’effectuer un test d’envoi en envoyant la facture à l’adresse e-mail : pruebasfacturae@easyap.com.

Lors de la création d’une facture électronique au format Facturae, il est essentiel de respecter les exigences de l’annexe correspondante, notamment en ce qui concerne l’utilisation correcte des balises pour la commande et la taxe.

Les factures électroniques sont envoyées en pièce jointe par e-mail, de la même manière que les factures traditionnelles, en utilisant l’adresse habituelle du destinataire.

Réduction des délais de traitement, élimination des erreurs, accélération du recouvrement des factures et avantages environnementaux, car la consommation de papier et l’impact du transport des factures physiques sont réduits. De plus, cela améliore la traçabilité et le contrôle des factures, facilite l’intégration automatique avec les systèmes comptables et ERP, et garantit la conformité légale et fiscale grâce à l’utilisation de formats standards et certifiés.

Pour émettre une facture électronique, le système de facturation doit générer la facture au format Facturae. Toutes les versions de Facturae sont acceptées (voir fichiers annexes). Ce format est un standard largement utilisé, comme FACe, et est intégré dans la plupart des systèmes de facturation pour clients.

Oui, la facture électronique et le fichier PDF peuvent être envoyés ensemble à condition que les deux soient joints au même e-mail et portent le même nom de fichier.

Le modèle Facturae est basé sur un fichier XML avec des balises. Les balises à prendre en compte sont notamment :

– Pour inclure le numéro de commande – ReceiverTransactionReference

– Pour inclure la taxe – TaxRate

Lorsque la facture est correcte mais que l’enregistrement dans le Livre de Registre est erroné, un nouvel enregistrement doit être envoyé avec le numéro original de la facture et le type de communication A1, qui correspond à « Modification de factures/enregistrements (erreurs d’enregistrement) ».

Non, seules les factures qui ont été rejetées lors de l’envoi original doivent être renvoyées, une fois les erreurs corrigées.

Les contribuables doivent envoyer les informations suivantes à l’AEAT :

1- Livres de registre : Factures reçues et émises, biens d’investissement et certaines opérations intracommunautaires.

2- Données de la facture (selon le Décret Royal 1619/2012, art. 6 et 7) : NIF, identifications, date d’émission, taux d’imposition, base imposable et TVA due.

3- Type d’opération : Identifié par des codes et sous-codes (facture simplifiée, rectificative, auto-liquidation de la TVA, TVA sur les encaissements, régimes spéciaux, etc.).

4- Autres données : TVA déductible, numéro de référence cadastrale pour les locations de locaux commerciaux, accords de facturation, entre autres.

Les données des factures peuvent être envoyées à l’AEAT de deux manières :

1- Services web XML : Envoi télématique via des services web basés sur l’échange de messages XML. Cette option permet de fournir des informations en temps quasi réel.

2- Formulaire web : Pour les contribuables ayant peu d’opérations ou pour l’envoi ponctuel d’enregistrements spécifiques.

Le nouveau système de Fourniture Immédiate d’Informations (SII) de l’AEAT est obligatoire depuis le 1er juillet 2017 pour les assujettis inclus par la loi ou qui s’y soumettent volontairement.
De plus, depuis le 2 janvier 2017, une phase volontaire a été mise en place avec la participation d’entreprises à des tests pilotes.
Les contribuables soumis au SII depuis le 1er juillet 2017 doivent envoyer électroniquement les registres de facturation du premier semestre 2017 entre le 1er juillet et le 31 décembre 2017.

Oui, easyapIP est une plateforme externe qui peut s’intégrer à n’importe quel système comptable ou ERP du marché. Elle est capable de recevoir des données (entrées) et d’envoyer des informations traitées (sorties) en s’adaptant au format requis par chaque système. Easyap travaille déjà avec des solutions comme SAP, Oracle, PeopleSoft, Navision, Microsoft Dynamics, JD Edwards, Contaplus et aussi avec des développements internes spécifiques à chaque entreprise.

Non, avec le nouveau Système de Fourniture Immédiate d’Informations (SII), il n’est pas nécessaire d’envoyer exactement les mêmes informations que celles des Livres de Registre de TVA. Au lieu de cela, certaines informations figurant actuellement dans les documents suivants doivent être transmises électroniquement au Siège Électronique de l’AEAT :

• Livres de Registre de TVA
• Factures
• Modèles 340 et 347

Les informations à envoyer incluent les données du Livre de Registre des Factures Émises et du Livre de Registre des Factures Reçues, telles qu’elles figurent dans les livres actuels et dans les champs des factures elles-mêmes, mais adaptées au format et aux exigences du SII.

Les délais pour envoyer les registres de facturation à l’AEAT via le Système de Fourniture Immédiate d’Informations (SII) sont les suivants :

A) Factures émises :
Délai de 4 jours calendaires à compter de l’émission de la facture.
Si la facture est émise par le destinataire ou un tiers : 8 jours calendaires.
Dans les deux cas, l’envoi doit être effectué avant le 16 du mois suivant l’exigibilité de la TVA.

B) Factures reçues :
Délai de 4 jours calendaires à compter de l’enregistrement comptable de la facture.
Il doit être effectué avant le 16 du mois suivant la période de liquidation au cours de laquelle l’opération a été incluse.
Pour les importations, le calcul commence à partir de l’enregistrement comptable du document avec le montant liquidé par les douanes.

C) Opérations intracommunautaires :
Délai de 4 jours calendaires à compter du début de l’expédition ou de la réception des biens.

D) Biens d’investissement :
Jusqu’au 30 janvier, correspondant à la dernière période de liquidation de l’année.

Dans tous les cas, les samedis, dimanches et jours fériés nationaux ne sont pas pris en compte dans le délai.
(Source AEAT)

Les assujettis soumis au Système d’Information Immédiat (SII) doivent tenir électroniquement, via le siège de l’AEAT, les Livres de Registre suivants : factures émises, factures reçues, biens d’investissement et opérations intracommunautaires. Pour ce faire, ils doivent envoyer les données de facturation via des services web avec des messages XML structurés selon les champs établis par le Ministère des Finances. L’AEAT génère les Livres de Registre presque en temps réel avec ces informations.

Le Système de Fourniture Immédiate d’Informations (SII) est un système mis en œuvre par l’AEAT qui oblige certains contribuables à tenir les Livres de Registre de la TVA par l’intermédiaire du Siège Électronique de l’Agence Fiscale, en envoyant les registres de facturation presque en temps réel. Ce modèle remplace le système traditionnel et permet que l’enregistrement des factures se rapproche du moment réel où l’opération économique a lieu.

(Source AEAT)

Lorsqu’une erreur matérielle ou juridique se produit sur une facture, ou que des circonstances nécessitent de modifier la base imposable conformément à l’article 80 de la Loi sur la TVA, une facture rectificative doit être émise. Dans le SII, cette facture est enregistrée avec le type de communication “A0” et le type de facture avec les clés “R1”, “R2” ou “R3”, selon le motif de la rectification (faillite, créance irrécouvrable ou autres causes). De plus, le type de facture rectificative doit être spécifié avec la clé “S” (par substitution) ou “I” (par différences).

Les informations de la facture seront envoyées en indiquant “Type de Communication : A0” et le type de facture avec les clés “R1”, “R2” et “R3”.
Lorsque la rectification est effectuée par “substitution”, il faudra informer de la rectification réalisée en indiquant également le montant de ladite rectification. Cette information pourra être effectuée de la manière suivante :
– Option 1 : En informant d’un nouvel enregistrement dans lequel les montants corrects après la rectification sont indiqués dans les champs “base imposable”, “cotisation” et, le cas échéant, “majoration”, ainsi que les montants rectifiés par rapport à la facture originale dans les champs “base rectifiée”, “cotisation rectifiée” et, le cas échéant, “majoration rectifiée”.
– Option 2 : En informant d’un nouvel enregistrement dans lequel les montants corrects après la rectification sont indiqués dans les champs “base imposable”, “cotisation” et, le cas échéant, “majoration”, et d’un autre enregistrement dans lequel les montants rectifiés sont signalés.
L’identification de la relation des factures rectifiées sera facultative.
Exemple : La facture n°1 d’une base imposable de 1 000 € et d’une cotisation de 210 € fera l’objet d’une rectification.
Option 1 : La modification par substitution impliquerait l’émission d’une facture rectificative avec une base imposable de 800 € et une cotisation de 168 €, dans laquelle il sera indiqué que la rectification effectuée est de 1 000 € pour la base imposable rectifiée et de 210 € pour la cotisation rectifiée.
Les champs et clés à consigner dans le Registre des Factures Émises sont :
Type de Communication : A0
Type de Facture : Rx
Type de Rectification : S
Montant de Rectification : il faudra informer de deux champs additionnels avec “la base rectifiée” (1 000) et la “cotisation rectifiée” (210), indépendamment de leur signe.
Montant total : le montant final valide de 968 sera indiqué.
Détail TVA : base imposable : 800, TVA due 168.
Option 2 : La modification par substitution impliquerait l’émission d’une facture avec une base imposable de -1000 € et une facture rectificative dans laquelle il sera indiqué que la base imposable est de 800 €.
Dans la première facture, les champs et clés à consigner dans le Registre des Factures Émises sont :
Type de Communication : A0
Type de Facture : F1
Détail TVA : le montant rectifié sera indiqué (base imposable : (-1 000), TVA due (-210)).
Dans la deuxième des factures rectificatives, les champs et clés à consigner dans le Registre des Factures Émises sont :
Type de Communication : A0
Type de Facture : Rx
Type de Rectification : S
Montant de Rectification : il faudra informer de deux champs additionnels avec “la base rectifiée” 0 et la “cotisation rectifiée” 0.
Montant total : le montant final valide de 968 sera indiqué.
Détail TVA : base imposable : 800, TVA due 168.

Dans le SII, une facture rectificative par différences (de type « I ») est enregistrée avec un type de communication « A0 » et un type de facture « R1 », « R2 » ou « R3 » selon le motif. La clé « I » indique que la rectification est due à des différences, et les champs de base ou de montant rectifié ne sont pas renseignés.

Elle est déclarée dans un enregistrement unique, en détaillant directement les montants corrigés.

Exemple : Si une facture originale avait une base de 1 000 € et une TVA de 210 €, et doit être corrigée avec une base de -200 € et une TVA de -42 € :

Champs à renseigner dans le registre des factures émises :

Type de communication : A0

Type de facture : Rx

Type de rectification : I

Montant total : -242

Détail TVA : base imposable : -200 €, TVA collectée : -42 €

Lorsqu’un document unique est émis pour rectifier plusieurs factures, l’identification individuelle des factures rectifiées est facultative.
Si l’on décide de les identifier, elles peuvent toutes être incluses dans le fichier XML, avec la seule limitation technique de la taille du fichier.

Le champ “date de l’opération” doit être rempli dans le registre des factures émises lorsque la date de réalisation de l’opération est différente de la date d’émission de la facture.
Le champ “date de l’opération” doit être rempli dans le registre des factures reçues lorsque la date de réalisation de l’opération est différente de la date d’émission de la facture et que cela y est indiqué.
Exemple : l’entreprise A vend des marchandises le 3 juillet 2017, documentant l’opération sur une facture datée du 1er août 2017. Quand dois-je fournir les données via le SII ? Dois-je renseigner un champ spécifique ?
Les données doivent être fournies dans les 8 jours suivant l’émission de la facture (jusqu’au 11 août). La “Date d’émission de la facture” (1er août 2017) et le champ “Date de l’opération” (3 juillet 2017) seront renseignés.

Dans une facture rectificative, la date de l’opération à indiquer est la date d’émission de la facture originale qui est rectifiée.

Lorsqu’une facture rectificative corrige plusieurs factures, la date de l’opération sera le dernier jour du mois civil au cours duquel la dernière des factures rectifiées a été enregistrée (celle dont la date est la plus ancienne).

Non. Le champ “Description de l’opération” est à contenu libre et peut contenir jusqu’à 500 caractères.

Le champ “IDOtro” doit être rempli lorsque la contrepartie de l’opération (client ou fournisseur) ou l’émetteur de la facture ne dispose pas d’un NIF attribué en Espagne. Cela se produit souvent, par exemple, avec des fournisseurs ou clients étrangers.

Le champ “Code pays” doit être renseigné lorsque l’adresse de la contrepartie (client ou fournisseur) correspond à un pays non communautaire, ou s’il s’agit d’un pays communautaire mais que la contrepartie ne dispose pas de Numéro d’Opérateur Intracommunautaire (comme certains consommateurs finaux communautaires). Si la clé 2 (NIF-IVA) est cochée dans le champ “Types d’identification dans le pays de résidence”, ce champ n’est pas obligatoire.

Chacune des entités faisant partie du Groupe doit fournir électroniquement les registres de facturation.

Oui. Dans le champ “Code Régime spécial ou Importance”, la valeur 09 sera enregistrée. Elles seront enregistrées comme opérations “non assujetties” et dans le champ “Type non assujettie”, le code “N2 : Non assujettie – Opérations non assujetties dans le TAI en raison des règles de localisation” sera indiqué.

Oui, des informations doivent être fournies au SII dans les cas suivants :

• Lorsque l’opération nécessite l’émission d’une facture, conformément à l’article 3.2 du Décret royal 1619/2012.
• Pour les opérations mentionnées à l’article 33.1 du Décret royal 1065/2007, du 27 juillet, incluant le montant des primes ou contreparties perçues et les indemnités ou prestations versées.

Dans le champ “Code Régime spécial ou Importance”, la valeur 12 doit être enregistrée pour le Registre des factures émises et 14 pour le Registre des factures reçues.

Oui, il est possible d’enregistrer des écritures récapitulatives de factures via le SII. Pour ce faire, le type de facture doit être indiqué avec la clé « F4 ». Dans le bloc d’identification de la facture (IDFactura), le numéro et la série de la première et de la dernière facture du récapitulatif seront inclus.

Oui. Cela sera enregistré en une seule écriture, en détaillant l’assiette fiscale globale correspondant à chaque taux d’imposition et les différents taux d’imposition.

En général, ce n’est pas nécessaire. En cochant la clé « F2 Facture simplifiée (ticket) », seul le champ « Montant total de la facture » sera obligatoire. Cependant, s’il s’agit d’une facture simplifiée « qualifiée » telle que réglementée par l’article 7.2 du Décret royal 1619/2012, le montant de la taxe due devra être détaillé.

Il faudra renseigner dans le bloc « Type de facture » avec la clé « F3 : facture émise en remplacement de factures simplifiées facturées et déclarées » et dans le bloc « Factures groupées » seront identifiées les factures simplifiées remplacées avec le numéro, la série et la date d’émission ou, le cas échéant, les spécifications remplacées ou échangées. L’identification est facultative.

Le dernier jour du mois civil au cours duquel les opérations documentées par la facture récapitulative ont été effectuées sera indiqué.

Non. Sa contre-valeur en euros doit être indiquée, en appliquant le taux de change vendeur fixé par la Banque d’Espagne en vigueur à la date d’exigibilité de l’opération (art. 79 onze Loi 37/1992).

Oui. S’il existe une obligation d’émettre une facture (articles 2 et 3 du Décret Royal 1619/2012 qui régit les obligations de facturation), celle-ci doit être enregistrée.
S’il s’agit d’une opération non soumise, elle sera enregistrée dans le bloc « Détail de la facture » comme « Non soumise », en indiquant le montant et le type d’opération selon les codes suivants :
« N1 : Non soumise – Non-assujettissement article 7, 14, autres »
« N2 : Non soumise – Opérations non soumises à la TVA (TAI) selon les règles de localisation »
S’il s’agit d’une opération exonérée, elle sera enregistrée dans le bloc « Détail de la facture » comme « Soumise » et « Exonérée », en indiquant la base imposable et la cause d’exonération à l’aide des codes suivants :
« E1 : exonérée en vertu de l’article 20 »
« E2 : exonérée en vertu de l’article 21 »
« E3 : exonérée en vertu de l’article 22 »
« E4 : exonérée en vertu de l’article 24 »
« E5 : exonérée en vertu de l’article 25 »
« E6 : exonérée pour d’autres raisons »
Si cette information n’est pas disponible, il suffira d’indiquer qu’il s’agit d’une opération exonérée.

La facture émise au client communautaire sera enregistrée dans le Registre des factures émises, en procédant à son identification par le code 2 dans le champ des types d’identification dans le pays de résidence « IDType » et son numéro d’opérateur intracommunautaire dans le champ « ID ». Le champ « CodigoPais » ne sera pas obligatoire.
D’autre part, la base imposable de la facture sera incluse dans le champ du type d’opération « Exonérée » à l’intérieur du bloc « Livraison ». Comme motif d’exonération, le code « E5 : Exonérée en vertu de l’article 25 » sera indiqué.

L’opération est enregistrée dans le Registre des Factures Émises.
Dans le champ « Code Régime spécial ou Importance », la valeur 15 sera renseignée.
Le client devra être identifié – s’il est étranger – au moyen du « Code pays » et
les codes 3 « Passeport », 4 « Document officiel d’identification délivré par le pays »

Les opérations incluses avec leurs codes correspondants sont :
VALEURS DESCRIPTION
01 OPÉRATION DE RÉGIME COMMUN
02 OPÉRATIONS POUR LESQUELLES LES ENTREPRENEURS PAYENT DES COMPENSATIONS REAGYP
03 OPÉRATIONS AUXQUELLES S’APPLIQUE LE RÉGIME SPÉCIAL DES BIENS D’OCCASION, OBJETS D’ART, ANTIQUITÉS ET OBJETS DE COLLECTION (135-139 DE LIVA),
04 RÉGIME SPÉCIAL OR D’INVESTISSEMENT
05 RÉGIME SPÉCIAL AGENCES DE VOYAGES
06 RÉGIME SPÉCIAL GROUPE D’ENTITÉS À LA TVA
07 RÉGIME SPÉCIAL GROUPE D’ENTITÉS À LA TVA (Niveau Avancé)
08 RÉGIME SPÉCIAL DU CRITÈRE D’ENCAISSEMENT
09 OPÉRATIONS SOUMISES À L’IPSI / IGIC
10 ACQUISITIONS INTRACOMMUNAUTAIRES DE BIENS ET PRESTATIONS DE SERVICES
11 ACHAT D’AGENCES DE VOYAGES : opérations de médiation en nom et pour le compte d’autrui pour les services de transport fournis au destinataire des services conformément au paragraphe 3 de la quatrième disposition additionnelle du Règlement de Facturation.
12 FACTURATION DES PRESTATIONS DE SERVICES DES AGENCES DE VOYAGES AGISSANT EN TANT QUE MÉDIATEURS EN NOM ET POUR LE COMPTE D’AUTRUI (D.A.4ª RD1619/2012)
13 ENCAISSEMENTS POUR LE COMPTE DE TIERS DE HONORAIRES PROFESSIONNELS OU DE DROITS DÉRIVÉS DE LA PROPRIÉTÉ INDUSTRIELLE, DU DROIT D’AUTEUR OU AUTRES POUR LE COMPTE DE LEURS MEMBRES, ASSOCIÉS OU COLLÉGIENS EFFECTUÉS PAR DES SOCIÉTÉS, ASSOCIATIONS, ORDRES PROFESSIONNELS OU AUTRES ENTITÉS QUI, PARMI LEURS FONCTIONS, RÉALISENT CELLES D’ENCAISSEMENT.
14 OPÉRATIONS D’ASSURANCE
15 OPÉRATIONS DE LOCATION DE LOCAL COMMERCIAL
Agence Fiscale Fourniture Immédiate d’Informations (S.I.I.)

Non. Il ne doit être utilisé que par les entités qui appliquent le régime spécial des agences de voyages. Les factures reçues des agences de voyages ne nécessitent aucune clé spéciale dans leur enregistrement.

Le destinataire de l’opération enregistrera les données de la facture reçue en inscrivant dans le champ du type d’opération la clé « S2 : Soumise – Non exonérée – Inv. assujetti ». Il devra calculer et inscrire la TVA supportée correspondant à cette facture, ainsi que remplir le champ « TVA déductible ». Il n’enregistrera aucune donnée dans le registre des factures émises.

La facture reçue du fournisseur communautaire sera enregistrée dans le Registre des Factures Reçues, en procédant à son identification au moyen de la clé 2 dans le champ des types d’identification du pays de résidence « IDType » et de son Numéro d’Opérateur Intracommunautaire dans le champ « ID ». Le champ « Code Pays » ne sera pas obligatoire.
Dans le champ « Clé Régime Spécial ou Importance », la valeur 10 sera renseignée. D’autre part, la quote-part supportée correspondant à ladite facture devra être calculée et renseignée, ainsi que le champ « Quote-part Déductible ».
Dans ces cas, il ne faut pas renseigner la clé de type d’opération « S2 : Soumise – Non Exonérée – Autoliquidation par l’Assujetti », qui n’est utilisée que lorsque le déclarant est redevable de la taxe conformément aux dispositions des articles 84.Un.2º et 4º de la Loi sur la TVA, à condition qu’elles proviennent d’opérations autres que les acquisitions intracommunautaires de biens et services.
Aucune donnée ne sera enregistrée dans le Registre des Factures Émises.

L’opération d’importation est enregistrée dans le Registre des Factures Reçues. Les champs « Numéro DUA » (numéro de référence du DUA) et « Date d’enreg. comptable DUA » (date de comptabilisation du DUA accepté par l’Administration Douanière) doivent être renseignés.
L’opération doit être enregistrée avec la clé S1 « Soumise – Non Exonérée ». De plus, le détail de la facture (type, base imposable et taxe supportée) et le champ « Quote-part Déductible » sont inclus.
Si le fournisseur est étranger, il doit être identifié par le « Code pays » et les clés « IDType » 3, 4, 5 ou 6, sans qu’il soit obligatoire de renseigner le Numéro d’Identification Fiscale.
Considérations pour l’enregistrement :

• Dans « Numéro de DUA », le document douanier correspondant est renseigné, normalement le DUA.
• La « Base imposable » est la valeur en douane majorée des droits et taxes en dehors du territoire, des droits et taxes à l’importation et des frais accessoires jusqu’à la première destination dans la communauté.
• Le « Montant de la taxe due » est le montant à payer.
• Les frais postérieurs au DUA non inclus dans la base imposable sont enregistrés sur des factures séparées. Sur la facture du transitaire, seule la partie correspondant au service est enregistrée, et non la TVA à l’importation qui est considérée comme avancée.
• Si un DUA est enregistré, il n’est pas nécessaire d’enregistrer la facture du fournisseur étranger, sauf si elle a été reçue auparavant.

Exemple pratique :

• Enregistrement du DUA avec une base imposable de 7 250 € et un montant de taxe de 1 160 €.
• Enregistrement de la facture du transitaire avec une base imposable de 500 € et un montant de taxe de 80 €.

Les données du document douanier correspondant aux biens importés seront fournies. Il s’agira du numéro de référence du DUA figurant sur le DUA lui-même et sur la lettre de paiement (si sa présentation est obligatoire), ou du numéro d’enregistrement du modèle 380 en cas de sortie du régime d’entrepôt autre que douanier et, dans les autres cas, des données des factures pertinentes émises par les fournisseurs ou prestataires de services.
 La Base imposable sera indiquée comme suit :
– Dans le cas de la présentation d’un DUA, la Valeur en Douane de la marchandise, augmentée des autres droits et taxes perçus en dehors du territoire d’application, des droits et taxes à l’importation et des frais accessoires ne faisant pas partie de la Valeur en Douane et survenant jusqu’au premier lieu de destination à l’intérieur de la communauté (Base imposable, case 47 DUA).
– Dans le cas de la présentation du modèle 380, la base imposable déclarée dans celui-ci.
– Dans les autres cas, le montant de la contrepartie figurant sur la facture.
 Le Montant de la taxe due sera le montant à payer.

Oui. Dans le cas où le prorata est applicable, vous devez enregistrer la quote-part déductible en fonction du pourcentage de déduction provisoire.
Agence Fiscale Fourniture Immédiate d’Informations (S.I.I.)

Ce registre ne sera tenu que par les assujettis soumis à la règle du prorata. Les informations à fournir comprennent l’identification du bien, la date de début d’utilisation du bien, le prorata annuel définitif, la régularisation annuelle des déductions, et en cas de livraison du bien, le bien d’investissement devra être radié en indiquant la référence de la facture justifiant la livraison et la régularisation correspondante.
Ce registre sera déclaré au cours de la dernière période de l’année ou de la dernière période d’activité (en cas de cessation), les informations qui y sont contenues étant complémentaires à l’enregistrement des achats et ventes de biens d’investissement dans les registres des factures émises et reçues.

Cette section sera déclarée au cours de la dernière période de l’année avec les montants supérieurs à 6 000 euros qui auraient été perçus en espèces de la même personne ou entité pour les opérations réalisées au cours de l’année civile.

Ce registre enregistre exclusivement deux types d’opérations, celles visées à l’article 66 du RIVA, c’est-à-dire uniquement les suivantes :
1. L’envoi ou la réception de biens pour la réalisation des expertises ou travaux mentionnés à l’article 70, paragraphe un, numéro 7, de la Loi fiscale (Loi 37/1992).
2. Les transferts de biens et les acquisitions intracommunautaires de biens visés aux articles 9, paragraphe 3, et 16, paragraphe 2, de la Loi fiscale (Loi 37/1992).
Le code « D » sera indiqué si le déclarant est le destinataire des biens faisant l’objet de l’opération, et « R » si le déclarant est l’expéditeur des biens faisant l’objet de l’opération.
En ce qui concerne les acquisitions intracommunautaires de biens habituelles, ainsi que les livraisons intracommunautaires de biens habituelles, elles doivent être enregistrées respectivement dans le Registre des factures reçues et émises, de la manière indiquée dans les questions fréquentes « Comment enregistrer une acquisition intracommunautaire de biens ? » « Comment enregistrer une livraison intracommunautaire de biens ? ».
Dans ces cas, le code « D » du destinataire ou « R » de l’expéditeur ne sera en aucun cas indiqué, car ce sont des codes exclusifs du Registre de certaines opérations intracommunautaires.
Agence Fiscale Fourniture Immédiate d’Informations (S.I.I.)
26

Se harán constar con la clave de régimen especial “08”.
Adicionalmente, en el momento de efectuarse los cobros/ pagos correspondientes a las operaciones sometidas al RECC se deberán consignar los siguientes campos: En el Libro registro de Cobros: fecha de cobro, importes cobrados, medio de cobro utilizado, cuenta bancaria o medio de cobro utilizado.
En el Libro registro de Pagos: fecha de pago, importes pagados, medio de pago utilizado, cuenta bancaria o medio de pago utilizado.
El medio de pago/cobro se consignará con alguno de los siguientes valores:
01: Transferencia
02: Cheque
03: No se cobra/paga (fecha límite de devengo / devengo forzoso en concurso de acreedores)
04: Otros medios de cobro / pago
La información de estas operaciones se suministrará en los plazos generales como si a las mismas no les hubiera sido de aplicación el régimen especial, sin perjuicio de completar los datos referentes a los cobros o pagos totales o parciales en el libro correspondiente al momento en que se efectúen los mismos (enviando la información de la factura con la clave única de la factura original).
Para dar de alta una factura remitida por un proveedor que aplica el RECC, primero se dará de alta la factura A0 en el Libro de facturas recibidas y posteriormente se enviará otra petición con el suministro de pagos.

La factura expedida con fecha 1 de agosto de 2017 deberá informarse en un plazo de 8 días (hasta el día 11 de agosto). Al informarse la factura en el Libro registro de Facturas Expedidas deberá indicarse la clave de régimen especial “08”.
Una vez cobrada la factura se deberá suministrar la información en el registro de cobros de facturas expedidas indicando además del número identificativo de la factura original: fecha de cobro, importes cobrados, medio de cobro utilizado, cuenta bancaria o medio de cobro utilizado.

Oui, en tenant compte du critère général d’exigibilité, sans préjudice de la nécessité de compléter ces informations avec les données relatives aux encaissements.

Ce n’est pas nécessaire, il est recommandé de regrouper par date d’exigibilité ou de réception du bien ou du service.

Chaque base doit être déclarée de manière regroupée. C’est-à-dire qu’une facture de 25 lignes et deux bases sera déclarée en deux lignes, une par base, en regroupant les montants de chaque base.

La clôture comptable suit un chemin indépendant de la déclaration des transactions à l’AEAT. Les factures reçues doivent être déclarées en fonction de la date d’enregistrement, quel que soit l’exercice comptable auquel elles sont imputées. Et pour les factures reçues, la date d’émission est pertinente.

Il faut prendre en compte la date d’exigibilité et la date de la facture. En principe, la déclaration devrait être faite pour chaque date d’exigibilité/de livraison de marchandise ; sinon, elle sera déclarée comme une facture normale.

La seule chose qui change est que le processus doit être lié à la comptabilisation de la facture. Le DUA (Document Unique Administratif) et la facture doivent être comptabilisés simultanément, le DUA doit identifier la facture d’achat correspondante.

Pas encore, mais on pense que cela arrivera.

Les deux options sont valides. Le problème lié à l’utilisation du certificat de chaque entreprise est qu’il exige la signature de chaque transaction, alors que cela devrait être un processus automatisé. C’est pourquoi il est courant d’utiliser le certificat d’easyap.

Oui. Le portail easyei permet de consulter les réponses de l’AEAT, qu’il s’agisse d’acceptation ou de rejet. Ces réponses peuvent également être transmises automatiquement à l’ERP.
En cas de rejet, les corrections doivent être effectuées dans le système d’origine (ERP) et, une fois modifiées, le portail de transmission immédiate des informations d’easyap notifiera le nouvel état.

C’est nécessaire et il s’agit d’une typologie de facture qu’il faut identifier et déclarer.

Éscaladé à l’AEAT
Dans le cas d’une opération commerciale normale, il n’est pas nécessaire d’identifier la facture rectifiée sur la facture rectificative.
Dans tous les cas, y compris celui d’une opération commerciale normale, où il y a une modification de la TVA, il est nécessaire d’identifier la facture rectifiée sur la facture rectificative.

Des regroupements de factures sans client identifié peuvent être effectués en blocs qui maintiennent la numérotation consécutive des factures. S’il y a des sauts dus à l’existence de factures pour des clients identifiés, ce doivent être des regroupements séparés
Les critères de regroupement sont très complexes, de sorte qu’ils n’en vaudront la peine que lorsque le volume de tickets est très élevé ; dans le cas contraire, le rapport individualisé est plus pratique.

Uniquement la facturation en Espagne

Oui, mais uniquement pour les participants au régime de la comptabilité de caisse.

Elles doivent être communiquées jusqu’au 31/12/2017

L’AEAT a fixé un délai de quatre jours pour l’envoi des informations, envoi qui doit se faire en ligne. Le délai de quatre jours (huit en 2017) commence à courir :
• Pour les factures émises, à partir de la date de la facture. Étant donné ce délai, le plus logique est que les informations soient transmises au fur et à mesure de l’émission de la facturation. Il n’y a pas de marge pour effectuer des processus manuels d’adaptation des informations. Ce délai permet de résoudre d’éventuelles anomalies techniques mais conduit finalement à un reporting quotidien.
• Pour les factures reçues, le délai commence à courir à partir de la date d’enregistrement de la facture. La date d’enregistrement n’est pas la date de comptabilisation, la période comptable n’est pas pertinente.

Les week-ends et jours fériés nationaux ne sont pas pris en compte dans le calcul du délai

Oui, ils sont parfaitement définis et spécifiés dans le guide technique SII, téléchargeable sur… L’approche d’easyap à ce sujet est que les clients fournissent les informations dans le format qu’ils peuvent, afin qu’easyap réalise l’adaptation au format de l’administration fiscale, évitant ainsi cette problématique technique à nos clients.

Les ERP sont la base de l’information, mais avec le service d’easyap de cartographie, de logique et d’acceptation de tout format, la nécessité de modifications dans l’ERP est minimisée/éliminée. C’est similaire à ce qui se passe avec l’émission de factures électroniques où les clients d’easyap, sans modifier leur ERP, sont capables d’envoyer des factures dans des formats très divers, indépendamment du format original de l’ERP.

easyap peut recevoir n’importe quel format de fichier : txt, csv, xls, xlm, xlsx… easyap reçoit les informations et effectuera un mappage logique de celles-ci. Il ne s’agit pas d’une simple transposition champ par champ entre des formats différents (de l’original de l’ERP à celui exigé par l’administration fiscale), car elle inclura une logique permettant d’intégrer les exigences du format SII. Par exemple, pour identifier s’il s’agit de factures ou de factures rectificatives et de quel type.

Parmi les informations déjà disponibles du Système d’Information Immédiate (SII), il existe un guide technique détaillant les champs et leur format. Le mapping est un travail que chaque entreprise doit effectuer pour envoyer les informations comptables des factures émises et reçues dans les champs exigés par l’AEAT, et c’est dans ce mapping et cette logique de correspondance des informations qu’easyap offre ses services à ses clients. Le guide fourni par le Fisc indique un par un tous les champs où les informations doivent figurer, par exemple : numéro de facture, date de facture…

En définissant une “empreinte” comme un identifiant unique d’information, le SII TVA renverra pour chaque transaction un indicateur unique d’acceptation ou de rejet. C’est une information très précieuse qui devrait être stockée dans l’ERP comptable et qui sera disponible sur le portail SII d’easyap. C’est comparable à la réponse envoyée par FACe dans le cas de l’émission de factures électroniques aux Administrations Publiques (AAPP) : pour chaque facture transmise, FACe répond par un indicateur unique d’acceptation ou de rejet.

Non, il s’agit d’envoyer certaines informations qui se trouvent actuellement à deux endroits différents (Registres de TVA et Factures) au Siège électronique de l’AEAT, le contribuable étant ainsi dispensé de la tenue des Registres de TVA actuels, comme on peut l’apprécier dans le schéma suivant. De même, certaines informations ayant une incidence fiscale, qui jusqu’à présent étaient incluses dans les modèles 340 et 347 (articles 33 à 36 du RGAT), seront fournies :

INFORMATIONS À TRANSMETTRE AVEC LE SII

Données de facture à transmettre

– Numéro et Série
– Date d’émission
– Date d’opération
– Identifiant du destinataire
– Base Imposable
– Type de TVA
– TVA collectée
– RECC
Les informations relatives au registre des factures émises qui doivent être communiquées à l’AEAT via le nouveau SII (contenues à la fois dans les registres actuels et dans les champs des factures elles-mêmes) sont celles présentées ci-dessous :

INFORMATIONS À TRANSMETTRE AVEC LE SII

Données de facture à transmettre

– Numéro de réception
– Date d’émission
– Date d’opération
– Identifiant de l’émetteur
– Base Imposable
– Type de TVA
– TVA déductible
– RECC
​- A|B
– Investissement SP/Or Investissement
​(Source AEAT)

​
De son côté, les informations relatives au registre des factures reçues qui doivent être communiquées à l’AEAT via le nouveau SII (contenues à la fois dans les registres actuels et dans les champs des factures elles-mêmes) sont les suivantes : Fourniture Immédiate d’Informations (SII) 11 INFORMATIONS À TRANSMETTRE AVEC LE SII (Source AEAT)

Non, il n’est pas nécessaire d’envoyer les factures à l’AEAT. Ce qui doit être transmis sont les champs des registres de facturation établis dans l’arrêté ministériel correspondant, conformément aux dispositions du projet de décret royal actuellement en cours de traitement.

(Source : AEAT)

C’est un module de l’application easyapIP. Ce module prend en charge le traitement du cycle complet des factures reçues de tiers. Il automatise et résout les problèmes habituels des processus de traitement des factures : affectation au circuit (avec ou sans commande…), rapprochement/conformité, codification, approbation, résolution des exceptions, comptabilisation, fourniture d’informations aux fournisseurs… dans le but d’optimiser les ressources dédiées et de réduire les délais de traitement, afin d’assurer une comptabilisation plus efficace. Plus d’informations sur workflowfacturas.es et dans les questions formulées ci-dessous.

La plateforme easyapIP peut gérer tout type de factures, avec pour objectif final leur comptabilisation. Elle accepte différents formats d’entrée, tels que les factures papier, EDI, EDI avec signature, facture électronique (eFactura), PDF, entre autres. Elle est également indépendante du type de facture : avec commande, sans commande, de dépenses, d’actifs, etc.

easyapIP est un outil valable pour toute entreprise souhaitant optimiser le traitement de ses factures de tiers. Il est applicable aux organisations de tout secteur, taille ou emplacement, y compris les multinationales et les PME, et aux entreprises de secteurs tels que l’automobile, la banque, la distribution ou la publicité, tant en Espagne que dans d’autres pays comme l’Allemagne ou le Mexique.

Oui, easyapIP est un outil particulièrement adapté aux Centres de Services Partagés (CSP). Il permet de segmenter les tâches, de gérer les circuits de factures par entité, de travailler en plusieurs langues et de comptabiliser dans différents systèmes comptables à partir d’un même environnement.
Il permet également la réception de factures en plusieurs langues et l’accès à distance depuis différentes localisations géographiques. Ces fonctionnalités font d’easyapIP une solution polyvalente et adaptable, tant pour les CSP que pour les cabinets de gestion qui opèrent avec plusieurs clients.

easyapIP offre de multiples avantages pour les audits, tant internes qu’externes. Il permet aux auditeurs d’accéder à tout moment aux images des factures, sans avoir besoin de consulter des fichiers physiques. L’image PDF est généralement acceptée, surtout si elle est signée ou s’il s’agit d’une facture numérique.
De plus, l’outil enregistre qui a effectué chaque action et à quel moment, ce qui améliore la traçabilité. Les processus et les règles sont paramétrés dans l’application, ce qui garantit une stabilité opérationnelle et réduit la dépendance vis-à-vis des connaissances individuelles.

Oui, easyapIP permet d’attribuer des tâches à des utilisateurs individuels ou à des groupes de travail selon des responsabilités spécifiques. Chaque facture a un statut qui évolue en fonction du flux de traitement, et un responsable est toujours désigné pour chaque étape.
Le niveau de désagrégation des tâches facilite la création de groupes responsables par type d’incident. Par exemple, les incidents liés à la réception de marchandises peuvent être assignés à l’entrepôt, les écarts de montants à l’acheteur responsable et les erreurs formelles au service comptable.

L’imputation des factures, une tâche habituellement chronophage, peut être automatisée dans easyapIP en utilisant différents éléments : les données du fournisseur, les informations contenues dans la facture elle-même et des modèles prédéfinis pour les ventilations.
easyapIP travaille aussi bien avec l’image de la facture qu’avec les données extraites, ce qui permet d’automatiser l’imputation de manière efficace et de réduire considérablement l’intervention manuelle.

Imputer une facture signifie lui attribuer les informations comptables nécessaires à son enregistrement. Cette imputation peut inclure différents niveaux, selon le plan comptable et la structure de comptabilité analytique de l’entreprise. Le niveau le plus élémentaire est le centre de coûts, mais jusqu’à cinq niveaux de ventilation analytique peuvent être appliqués si nécessaire.

Généralement, les factures avec bon de commande ne nécessitent pas d’imputation, car le bon de commande contient les informations nécessaires. Cependant, s’il existe des différences entre le montant de la commande et celui de la facture, il peut être nécessaire de les imputer manuellement.

Le rapprochement automatique des factures dans easyapIP utilise de multiples variables et s’appuie sur un moteur mathématique hautement paramétrable, y compris avec des règles spécifiques par fournisseur. Les variables les plus courantes incluent : numéro de commande, numéro de bon de livraison, montant unitaire, nombre d’unités et référence produit.

Le type de rapprochement peut être à deux ou trois voies, et peut être effectué aussi bien pour le total de la base imposable qu’au niveau de la ligne de détail. Ce niveau de configuration permet d’atteindre un pourcentage élevé d’automatisation dans le processus de validation des factures.

Oui, la configuration d’easyapIP est simple et ne nécessite pas de connaissances techniques avancées. La plateforme est conçue pour que le service financier lui-même puisse la gérer, en appliquant les règles internes et commerciales de chaque entreprise.

De plus, easyapIP permet de définir différentes règles pour une même tâche en fonction de l’entité juridique, ce qui facilite son adaptation aux structures d’entreprise complexes.

Oui, chaque facture dans easyapIP dispose d’un historique complet des événements qui enregistre qui, quand et quelle tâche a été effectuée, y compris les commentaires. Cela permet de connaître avec précision l’état actuel et le temps passé par chaque facture dans cet état, ainsi que d’identifier le responsable.

Cette information est essentielle pour l’analyse des délais du processus, et le rapport d’ancienneté (ageing) est très apprécié par les utilisateurs pour optimiser la gestion.

Dans easyapIP, il est possible de configurer autant de circuits de factures que de types de factures et d’entités juridiques. Par exemple, au sein d’un même groupe d’entreprises, il est possible de définir un circuit spécifique pour les factures avec commande dans l’entité A et un autre pour les factures sans commande dans l’entité B.

Cette flexibilité permet d’adapter les flux de travail aux besoins et aux règles de chaque entreprise ou entité juridique.

Non, le circuit d’approbation des factures dans easyapIP n’est pas statique. Il est configuré selon les politiques internes de chaque entreprise utilisatrice, en établissant des tâches et des responsables spécifiques.

Une fois introduite dans la plateforme, la facture suit un flux électronique défini jusqu’à son approbation et sa comptabilisation ultérieure dans l’ERP de l’utilisateur. Ce flux est entièrement adaptable aux besoins de chaque organisation.

Dans easyapIP, les étapes ou statuts des factures sont définis en fonction du type de facture et des besoins spécifiques de chaque client. La plateforme dispose de circuits prédéfinis qui peuvent être adaptés.

Pour les factures sans commande, les statuts principaux sont :

• Codification : Attribution des comptes comptables et des éléments de comptabilité analytique (tels que les centres de coûts ou les projets).
• Approbation.
• Résolution des exceptions, avec des sous-statuts selon le type d’incident.

Pour les factures avec commande, les statuts clés sont :

• Conformité : Rapprochement automatique à deux ou trois voies.
• Résolution des exceptions, également avec des sous-statuts selon le type d’incident.
• Cette structure permet un contrôle détaillé et flexible du flux de facturation.

Dans easyapIP, les utilisateurs reçoivent des notifications de tâches en attente par courrier électronique, soit instantanément, soit de manière regroupée. De plus, des rappels automatiques sont générés lorsque les tâches dépassent un certain délai sans être résolues.

Au sein de la plateforme, chaque utilisateur peut consulter en ligne les tâches qui lui sont assignées et leur statut.

easyapIP utilise un moteur de flux développé en interne, de type BPM (Business Process Management). Toute la logique d’attribution des tâches et le moteur de rapprochement ont été spécifiquement conçus par easyap pour s’adapter à différents environnements et besoins commerciaux.