La tarea de gestionar los gastos de empleado en la empresa puede ser compleja y bastante arbitraria según la persona que tenga que coordinar el proceso. Para los empleados, suele ser engorrosa y, a menudo, se retrasan en la elaboración de la hoja de gastos, o no reflejan adecuadamente éstos. También pueden faltar tickets o no cuadrar con los gastos declarados.
Las hojas de gastos siguen un recorrido en el que cada una de las personas implicadas debe revisarlas y remitirlas a quien corresponda. Es un proceso que se alarga y que incluso puede bloquearse en algún punto.
Automatización en Gastos de Empleado
La cantidad de inconvenientes y errores que se van acumulando en dicho proceso, obligan a destinar tiempo, recursos y causan un desgaste importante en los empleados.
No en vano muchas empresas han optado por automatizar este proceso. En general, los procesos automatizados han revolucionado el mundo empresarial por su rapidez y fiabilidad. Si además consideramos la visibilidad que aportan a los procesos de Cuentas por Pagar, es mucho más obvio el cambio de paradigma. Las claves de esta automatización que logran darle la vuelta a la problemática de la gestión de gastos de empleado, se pueden concretar en estos puntos:
Los 6 puntos claves de la automatización de Gastos de Empleado
1. Los empleados pueden registrar el gasto de forma inmediata a través de su movil, escaneando o haciendo una foto del ticket y especificando en ese momento o posteriormente, conectándose a través de su ordenador, el concepto y otras especificaciones del gasto. Todos estos gastos se van recogiendo en la hoja de gastos que el empleado procesa y envía a la persona o personas responsables de su aprobación.
2. El o los responsables implicados en la aprobación de la hoja de gastos, reciben una notificación por email y pueden conectarse desde su ordenador para revisarla, con toda la documentación necesaria adecuadamente organizada y referenciada, de forma que el proceso es ágil y sencillo. La aprobación de la hoja de gastos queda registrada electrónicamente y así el proceso continúa de forma automática.
3. Los datos de la hoja de gastos se exportan e integran en el programa de contabilidad de la empresa, facilitando la correspondencia y sincronización de los datos que provienen de tarjetas bancarias u otros medios.
4. Una plataforma automatizada va a permitir que se establezcan filtros a los gastos de empleado en función de la política de gastos de empleado de la empresa, o crear alertas según gastos realizados con tarjetas de crédito de empresa.
5. Permite una Auditoría de hojas de gastos de empleado mucho más clara y eficaz, procedimentada en base a criterios parametrizables. La detección del fraude y las correspondientes deducciones de IVA son reflejadas, notificadas y registradas al momento.
6. El cambio en el proceso para reserva y pago de los viajes de empleados es clave a la hora de tomar la decisión, sobre todo en empresas grandes. Básicamente, la automatización va a permitir que el empleado haga su reserva a la agencia de viajes a través de la plataforma, pudiendo intervenir el responsable de su aprobación, estando todo monitorizado para su contibilización y encuadre en la contabilidad de la empresa.
En definitiva, la automatización de la gestión de los Gastos de Empleado crea un flujo ordenado y eficaz de los procesos. Si además viene enriquecida con la funcionalidad online y la accesibilidad de la tecnología móvil, la empresa gana en recursos y en gestión, al tiempo que empleados, responsables y contables de la empresa mejoran su experiencia de tramitación.
