Por qué reducir el ciclo de AP de días a horas

Abr 9, 2014 | Workflow de facturas

Historicamente, en  el proceso de contabilización facturas de proveedor la única variable de tiempo considerada ha sido la de la fecha de pago. Con que las tareas de contabilización y registro de facturas estén finalizadas antes del vencimiento, normalmente 30 ó 60 días, es suficiente. A nadie con experiencia en AP le resulta ajena la métrica “facturas pagadas a vencimiento” con un nivel de desempeño óptimo situado entorno al 90%.

Como consecuencia de unos objetivos con tan bajo nivel de exigencia los departamentos de cuentas por pagar han fundamentado su desempeño en tareas manuales, eminentemente administrativas y de carácter repetitivo que requieren un bajo nivel de cualificación.

Ciclo de AP: de dias a horas

¿Por qué es importante el ciclo de proceso?

Hay una regla básica de mejora de procesos que aplica de forma especial al proceso de contabilización de facturas, “más tiempo proceso = más oportunidades de error”.  Además del coste de la propia tarea, cuanto más largo sea el proceso más oportunidades hay de que se presenten otros costes más difícilmente detectables relacionados con la previsión de tesorería, el envío de duplicados de facturas, la atención a proveedores e incidencias, el deterioro de la imagen de la empresa, la desconfianza de los proveedores, etc..

Ciclo de AP: Beneficios de la reduccion de tiempo medio

Vía automatización y procedimentación pasar de de 21 días de tiempo medio de contabilización de facturas a 18 horas es factible. Fruto de esta mejora obtendremos beneficios como:

  • – Mejora de visibilidad de tesorería
  • Estados contables más precisos y fiables
  • – Posibilidad de acometer proyectos de “confirming” con proveedores
  • Reducción de errores de carácter contable
  • Disminución de incidencias, reclamaciones y peticiones de información por parte de los proveedores.
  • Erradicación de pagos duplicados
  • – Desarrollo y profesionalización del propio departamento de cuentas por pagar.
  • – Fidelización del proveedor.

La reducción del coste y fortalecimiento del control interno son tambien beneficios colaterales de una automatización adecuada.

Aumente la productividad de su empresa y optimice los procesos de facturación

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