Workflow de Cuentas por Pagar

Mar 28, 2014 | Workflow de facturas

Javier, como contable de su empresa se encarga de la gestión de las facturas recibidas. Esta tarea siempre ha requerido mucho tiempo, personal y recursos económicos. Javier pasa demasiado tiempo al teléfono atendiendo a proveedores que preguntan porqué sus facturas no se pagan, solicitando duplicados, resolviendo incidencias y contabilizando facturas. Al ser un procedimiento manual e intervenir diferentes personas, inevitablemente se comenten errores, haciendo que sea ineficiente y caro.

Gestión de facturas recibidas

Javier se da de alta en el portal de workflow de facturas de easyap, donde se admiten facturas en cualquier formato: electrónicas, pdf, xml, papel…
Cuando se recibe una factura, el sistema realiza las validaciones aritméticas, de proveedor, de impuestos, duplicidades… etc necesarias para garantizar la total validez de ésta.

Una vez verificado que la factura es correcta, ésta es asignada mediante lógica al circuito correspondiente dependiendo si es una factura con pedido o sin pedido.

Gestión de facturas con pedido

El portal de easyap compara las facturas con pedido contra las órdenes de compra, así como contra las recepciones de productos o servicios, si existieran.
Una vez comprobados los precios, productos y unidades recibidas, matching de dos o tres vias, se cuadra el pedido correcto con la factura y se exporta al programa contable de Javier.

Gestión de facturas sin pedido

Javier también recibe facturas sin pedido, como suministros, servicios urgentes, telefonía… Así que cuando llegan, el portal de easyap las codifica automáticamente haciendo la imputación contable en base a las reglas definidas por Javier. Pero, si por la naturaleza de la factura, esta tarea no se puede completar en automático, se remite la factura al equipo de Javier para que la codifique manualmente. Una vez codificadas el sistema, en base a reglas de negocio, las envía a los responsables de aprobarlas. Y una vez aprobadas electrónicamente, pasan al sistema contable de Javier .

Resolución de incidencias

Pero ¿qué pasa si hay un error como por ejemplo, la mercancía no se ha recibido, o el importe de la factura no cuadra con el pedido o si los impuestos correspondientes están mal calculados, o si el aprobador rechaza la factura? Al validar la factura, si ocurre alguna incidencia el portal de easyap automáticamente la envía al usuario que corresponda, al almacén, a compras, a Javier… para que haga los trámites necesarios para solucionar el problema. Una vez resuelto, la factura se envía al sistema contable.Además el proveedor puede consultar online el estado de sus facturas y saber si hay alguna incidencia que solventar.

Beneficios del Workflow de Facturas de Easyap

Usando el portal de worflow de facturas de Easyap Javier tiene muchas ventajas:

1. El proceso es más eficiente ya que el 85% de las facturas con pedido se cuadran en automático y el 50% de las de sin pedido se codifican automáticamente
2. Ha ahorrado en gastos ya que el alta es gratuita, no necesita comprar ningún software, solo paga por factura procesada y no se cometen errores
3. Tiene un mayor control del proceso, de los gastos y de la tesorería
4. Puede tramitar diferentes circuitos de facturas, independientemente del formato de la factura
5. Sus proveedores están más contentos y confiados
6. Y él está mucho más tranquilo, ya que además cuenta con el experimentado soporte técnico y contable de easyap

Aumente la productividad de su empresa y optimice los procesos de facturación

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