En algunas empresas, la partida de Gastos de Empleado es difícil de manejar y, a menudo, no se logran cumplir adecuadamente las normas que trata de aplicar la política de empresa.
Y suele ocurrir que hay algún empleado que abusa amparándose en el posible descontrol que pueda existir.
Hojas de gastos de empleado
Hay varias señales de alarma que pueden ayudarnos a localizar al empleado que está excediéndose:
Sus gastos se diferencian mucho del resto de empleados de su nivel.
Todos los empleados de un mismo grupo o nivel en la empresa, deberían tener gastos similares. Si en la hoja de gastos de un empleado en una posición similar a otro hay una diferencia del doble o triple con respecto al segundo, es conveniente detenerse a analizar un poco más despacio los gastos de este empleado durante los próximos dos o tres meses.
También hay medidas que pueden ayudar a dar más transparencia a los gastos, como reflejar el número y los nombres de los comensales en las comidas o cenas de empresa, de forma que se vea claramente si éstas realmente son con potenciales clientes o colaboradores estratégicos.
Gastos no relacionados con la actividad del empleado
A veces no queda claro hasta qué punto hay que llegar en la comodidad y condiciones del empleado en sus viajes. El empleado debe disfrutar de una estancia confortable, pero tal vez una hora de masaje no sea un elemento tan decisivo para el objetivo que el empleado tiene en ese viaje.
Hay jefes que permiten ciertos “extras” a modo de incentivos, pero esto acaba dando lugar a una especie de “limbo” en el que no quedan claros los límites. Es mucho mejor llevar de forma separada un programa de incentivos adecuado y no mezclar conceptos que luego pueden llevar a conflictos y frustraciones para todos.
Gastos permitidos pero inflados en la hoja de gastos
En los pequeños gastos, es donde, a menudo, llama la atención un coste exagerado. Un taxi del hotel al aeropuerto, de 20€ puede pasar a 35€. El coste de una consigna para el equipaje, o la estancia en un centro de negocios para trabajar durante un par de horas se dispara.
Aunque a veces sea un poco molesto, es importante pedir ticket y justificante de todos los gastos.
Tarjeta de crédito de empresa: fechas y conceptos que no cuadran
La empresa puede contabilizar más cómodamente los gastos de empleado si se producen a través de una tarjeta de crédito, y para el empleado también tiene sus ventajas, pues puede no tener que esperar al reembolso por parte de la empresa.
Pero lo cierto es que hay empleados que terminan usando la tarjeta para gastos que aparentemente son aceptables, pero que se producen en fechas y horas fuera de su trabajo. O puede incluso haber gastos que no terminan de justificarse dentro de su labor profesional. Para evitar esto, conviene revisar la relación de operaciones de las tarjetas de empresa y realizar una auditoría cuidadosa en los casos que se salgan un poco de lo normal.
Doble gasto
Hay empleados que hacen uso de la tarjeta de crédito, pero después contabilizan de nuevo ese gasto como hecho en efectivo en la hoja de gastos que pasan a la empresa para su reembolso.
Está claro que hay que llevar un cierto control con las operaciones de la tarjeta, pero en este caso es necesario contrastar también con los gastos que el empleado va a reclamar como realizados en efectivo.
La política de gastos debe sustentarse en los principios de comunicación y transparencia y las empresas y sus empleados deben saber que se controlan estas partidas. Algunas de estas señales de alarma no son fáciles de detectar o de seguir si no se cuenta con un adecuado sistema de Gastos de Empleado. Una automatización inteligente y bien estructurada puede ayudar siempre que incluya esta forma de monitorizar los gastos.
