Guía para directores financieros sobre cómo archivar facturas digitales

Jun 13, 2024 | Externalización de servicios

La digitalización no es un capricho; es una necesidad. De hecho, lo es sobre todo en el mundo empresarial, ya que mejora la eficiencia y, al mismo tiempo, sirve para reducir errores. En esta nueva realidad, saber cómo archivar facturas digitales es vital para cualquier gran empresa que quiera optimizar su gestión financiera. Por eso, a lo largo de las próximas líneas te explicamos cómo almacenar facturas electrónicas de manera rápida y efectiva. Además, te ofreceremos consejos de lo más útiles, te indicaremos qué debes evitar y compararemos el proceso manual con el digital. En definitiva, te guiamos paso a paso para que organices tus facturas digitales y te recomendamos que lo hagas con un software como el de easyap.

Cómo archivar facturas digitalmente paso a paso

Hasta hace poco, las facturas llegaban, se registraban manualmente, se almacenaban y se dejaban durante años ocupando inútilmente un espacio físico. Pero con la transformación digital, el proceso de la facturación ha evolucionado. 

En el contexto actual, donde la facturación electrónica es obligatoria en muchos países (entre ellos España, según la Ley Crea y Crece), hablamos de un proceso que se ha vuelto más cómodo y eficaz que antaño. A su vez, consta del siguiente paso a paso, el cual deberías considerar.

1. Selecciona el software adecuado

El primer paso para archivar facturas digitalmente es seleccionar el software idóneo y que mejor se adapte a tu empresa y sector. En ese punto, easyap, por ejemplo, ofrece soluciones de facturación digital a medida que son idóneas para grandes empresas.

2. Configura la estructura de carpetas

Una vez escogido el software, configura la estructura de carpetas. Decide cómo deseas organizar las facturas, ya sea por año, mes, proveedor o tipo de servicio. En la tabla que mostramos a continuación tienes un ejemplo muy básico de una estructura de carpetas:

Carpeta raíz Subcarpeta 1 Subcarpeta 2
2024 Enero Proveedor A
2024 Enero Proveedor B
2024 Febrero Proveedor A
2024 Febrero Proveedor B

3. Digitaliza las facturas

Si tienes facturas en papel, digitalízalas con un escáner de alta calidad. Asegúrate de que cada archivo esté claro y legible. A su vez, guarda estos documentos en un formato universal.

4. Sube las facturas al software

Después, sube las facturas digitalizadas al software siguiendo la estructura de carpetas que has configurado. Aquí es donde realmente comienza la organización de facturas en carpetas digitales.

5. Asigna etiquetas y metadatos

Concretamente en este punto, asignar etiquetas y metadatos a cada factura te ayuda a clasificar y buscar documentos más fácilmente. Por ejemplo, puedes etiquetar una factura con el nombre del proveedor, la fecha de emisión o el tipo de servicio, entre otros.

6. Automatiza el proceso de clasificación

A su vez, configura reglas automatizadas en tu sistema para clasificar y archivar facturas. Por ejemplo, puedes establecer que todas las que procedan de un proveedor específico vayan automáticamente a una carpeta designada.

7. Realiza copias de seguridad

También debes configurar tu software para que realice copias de seguridad automáticas de tus facturas electrónicas. Este paso es clave para proteger tus documentos contra pérdidas o daños.

8. Monitorea y actualiza regularmente

Por último, revisa regularmente tu sistema para asegurarte de que todo funcione y los documentos se hayan archivado correctamente. Aparte, actualiza el software cuando sea necesario para mantener la seguridad en él, así como su eficiencia.

Tips para archivar facturas electrónicas

De todas formas, la gestión del software para archivar facturas digitalmente no es sencilla. En easyap lo sabemos por experiencia propia y por eso te damos varios consejos que te ayudarán con el proceso:  

  1. Utiliza un software especializado como el de easyap.
  2. Fija una estructura de carpetas según criterios como el año o el mes o el proveedor.
  3. Las etiquetas y metadatos claras y descriptivas te ayudarán a categorizar las facturas y a buscarlas y recuperarlas.
  4. Automatiza la clasificación y el archivado de facturas.
  5. Asegúrate de que tus facturas digitales estén respaldadas continuamente y sigan las normativas y las exigencias mínimas.

Con estos consejos sobre cómo archivar tus facturas correctamente ahorrarás tiempo y recursos muy importantes y útiles.

Qué evitar al archivar facturas digitales

Al mismo tiempo, para mantener un archivo digital eficiente y seguro, es crucial que evites ciertos errores comunes. Sin ir más lejos, nos referimos a fallos tan populares y recurrentes como:

  1. No dejes que las facturas se acumulen sin clasificarlas y archivarlas inmediatamente.
  2. No hacer copias de seguridad periódicas, lo que puede llevar a la pérdida de datos en caso de haya fallos técnicos o sufras ataques cibernéticos.
  3. Almacenar facturas solo en discos duros locales sin opciones de recuperación en la nube. 
  4. No usar un sistema de nomenclatura coherente y claro.
  5. No revisar periódicamente tu sistema de archivado
  6. No hacer auditorías regulares para asegurar que todo funcione correctamente.
  7. No actualizar el software regularmente, lo cual puede dejarte vulnerable frente a problemas de seguridad y compatibilidad. 
  8. No eliminar archivos duplicados que ocupen espacio innecesario y puedan causar confusión.
  9. No capacitar continuamente al personal con formación continua sobre nuevas funcionalidades del software y mejores prácticas.

Archivo manual vs Archivo digital: diferencias entre sí

Precisamente, aunque el equipo siga teniendo su función a la hora de gestionar el software, llevar a cabo el proceso de facturación de forma manual o digital presenta diferencias notables, sobre todo en cuatro aspectos clave: eficiencia, accesibilidad, seguridad y espacio físico. Para que lo tengas en cuenta, te presentamos esas diferencias en esta tabla: 

Manual Digital
Eficiencia Requiere más tiempo para organizar y clasificar las facturas.  Los procesos automatizados reducen el tiempo para archivar y encontrar facturas.
Acceso Limitado. La búsqueda de facturas específicas puede ser lenta y laboriosa. Inmediato. Consultas facturas desde cualquier lugar y en todo momento.
Seguridad Las facturas pueden perderse o dañarse con mayor facilidad Ofrece medidas de seguridad avanzadas, como cifrado y control de acceso.
Espacio Necesita de un espacio físico considerable en archivadores y estantes. Elimina la necesidad de almacenar documentos físicos.

Qué aporta easyap al proceso de facturación electrónica

En este punto entenderás que contar con una solución avanzada para la gestión de facturas digitales es fundamental. Aquí, easyap, como herramienta integral, facilita el proceso de archivar facturas junto a numerosos beneficios para tu gestión financiera.

1. Automatización y eficiencia

Por un lado, nuestra solución es capaz de extraer automáticamente información relevante de las facturas y archivarlas en las carpetas adecuadas según criterios predefinidos. Incluso, te permite configurar notificaciones para el seguimiento de las pendientes o vencidas.

2. Seguridad y cumplimiento

A su vez, el software de easyap protege toda la información almacenada mediante cifrado avanzado. También te da la posibilidad de establecer permisos específicos para garantizar que solo el personal autorizado acceda a la información. Y todo esto te ayuda a cumplir con las regulaciones locales e internacionales a las que te tengas que ceñir.

3. Integración y flexibilidad

Otra de las características de nuestra solución es que se conecta con los sistemas que ya utilices en tu compañía, como el ERP, para sincronizar los datos financieros. También te permite gestionar y acceder a las facturas desde cualquier dispositivo y lugar e, incluso, te da opciones para adaptar el software a tus necesidades específicas, según tu mercado y negocio.

4. Reportes y análisis

También debes saber que easyap no se limita a ejecutar, archivar y categorizar, puesto que también analiza. Para ello, es capaz de darte dashboards interactivos con métricas clave y el con el estado de las facturas en paneles de control intuitivos, así como reportes detallados sobre facturas archivadas, pagos pendientes y rendimiento financiero. En ese sentido, utiliza datos históricos para ofrecer análisis predictivos que te apoyen en la toma de decisiones.

5. Soporte y actualizaciones

Por supuesto, en easyap también te proporcionamos asistencia y soporte técnico por parte de expertos para resolver problemas o consultas. Y no solo eso, sino que también nos ocupamos de las actualizaciones automáticas del software para incorporar nuevas funcionalidades y mejoras de seguridad.

En definitiva, easyap es una solución completa y robusta para tu organización digital de facturas. Como verás, mejorarás considerablemente la eficiencia, seguridad y control en la gestión de documentos financieros. Al integrar automatización, seguridad avanzada, flexibilidad y herramientas de análisis, somos un aliado indispensable para los directores financieros de grandes empresas. 

Conclusiones sobre cómo organizar las facturas digitales de tu empresa

Archivar facturas digitales es una práctica esencial, más aún en el contexto empresarial actual. Y lo es para cualquier empresa que quiera mejorar su gestión financiera y operativa. Ante este nuevo escenario, un software especializado es prácticamente una obligación, tanto normativa como de negocio. 

Así mismo, con una solución como la de easyap, las empresas organizan sus facturas en carpetas digitales de forma eficiente, segura y accesible. Siguiendo los pasos y consejos proporcionados en este artículo, los directivos financieros se aseguran de que sus procesos de archivado están optimizados y libres de errores.

Por lo tanto, incorporar soluciones digitales no solo simplifica la contabilización de facturas digitalmente. También te proporciona una plataforma robusta para la gestión financiera en general. Al evitar los errores comunes y seguir las mejores prácticas, las empresas transforman su flujo de trabajo y logran una mayor eficiencia operativa.

Así que recuerda que la clave está en elegir el software adecuado y en estructurar bien tu archivo. De esta forma, podrás pasar una factura a una carpeta específica con facilidad y mantener todo organizado para un acceso rápido y seguro. Contacta con nosotros y empieza hoy mismo a digitalizar y archivar tus facturas.

Aumente la productividad de su empresa y optimice los procesos de facturación

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