Un impago es un riesgo inmenso para la estabilidad financiera de una empresa. Por eso es de vital importancia saber cómo y cuándo iniciar el proceso para reclamar el impago de facturas electrónicas o analógicas. E igual de importante es conocer los plazos en los que estas deudas prescriben, puesto que si vencen, no podrás recurrir a la justicia para recuperarlas. A continuación, te contamos cuándo prescribe una factura impagada, cómo reclamarla y cómo evitar que afecten a tu liquidez. Además, te desvelamos cómo easyap mejora tu proceso de facturación con soluciones automatizadas para los impagos.
¿Qué es la prescripción de una factura impagada?
Por definición, la prescripción de una factura impagada es el límite de tiempo que fija la ley para poder reclamar una deuda. Una vez transcurrido este plazo sin que se haya hecho una reclamación judicial, el acreedor pierde el derecho a exigir el pago.
En España, la normativa que regula los impagos está recogida en el Código Civil (artículos 1961 a 1973) y la Ley de Enjuiciamiento Civil (LEC). Entre ambas señalan las pautas y los procesos a seguir para reclamar facturas impagadas por la vía judicial.
Así que, si una empresa no reclama una factura dentro del plazo de prescripción, perderá el derecho a cobrarla. Por consiguiente, esto suele generar importantes pérdidas económicas y afecta gravemente a la liquidez y la operatividad de una compañía.
Pero, ¿cuándo comienza el plazo de prescripción?
El plazo de prescripción comienza a contar desde el momento en que la deuda es exigible. Es decir, que en el caso de las facturas impagadas, el tiempo empieza a contar desde la fecha de vencimiento de la factura. Y si no hay una establecida, se considera que la deuda es exigible a partir del momento en que se entrega el bien o servicio al cliente.
Por otro lado, también debes tener en cuenta que el plazo puede interrumpirse si el acreedor inicia alguna acción formal para reclamar el impago de una factura, sea un requerimiento extrajudicial o judicial. En estos supuestos el plazo se reinicia.
¿Cuándo prescribe una factura impagada en España?
Siguiendo con lo que te adelantábamos en el punto anterior, en España la prescripción de las facturas impagadas depende de la relación entre las partes y de la naturaleza de la deuda. El artículo 1964 del Código Civil dicta que, en general, las acciones personales que no tengan un plazo de prescripción específico prescriben a los 5 años. Este es el plazo que se aplica comúnmente a las deudas comerciales, salvo que existan excepciones.
De todas formas, para que lo tengas más claro, a continuación te detallamos los plazos de prescripción generales que tienen las diferentes tipos de facturas impagadas:
| Tipo de deuda | Plazo de prescripción | Referencia legal |
| Facturas mercantiles | 5 años | Art. 1964 del Código Civil |
| Facturas de servicios entre empresas | 5 años | Art. 1964 del Código Civil |
| Facturas laborales | 1 año | Art. 59 del Estatuto de los Trabajadores |
| Impuestos adeudados | 4 años | Ley General Tributaria |
| Arrendamientos | 5 años | Art. 1964 del Código Civil |
Como ves y como decíamos, el plazo general de cinco años para las deudas comerciales es el más común para la mayoría de las facturas vencidas entre empresas. Sin embargo, el contexto contractual y la naturaleza de la deuda también pueden influir.
Excepciones a los plazos de prescripción
De hecho, existen excepciones a estos plazos, en función de la naturaleza del servicio o de los acuerdos que hayáis determinado entre las partes. Algunas de las más comunes son:
- Relaciones laborales. Según el artículo 59 del Estatuto de los Trabajadores, las deudas por incumplimientos laborales tienen un plazo de prescripción de un año.
- Interrupción del plazo. Si el acreedor reclama la deuda, el plazo se interrumpe y también se reinicia.
- Plazos más cortos. En ciertos acuerdos, las partes acuerdan un plazo más corto.
- Sector público. Las empresas que prestan servicios a entidades públicas tienen que estar atentas a ciertas regulaciones, puesto que en casos puntuales los plazos pueden ser más cortos.
¿Cómo reclamar una factura impagada?
En este punto, podemos entrar de lleno en la cuestión central del artículo: cómo reclamar una factura impagada. El proceso depende del importe de la deuda y de si hay predisposición y buena fe por parte del cliente para saldar esa deuda pendiente.
En estas situaciones, al margen de la predisposición, existen unos pasos generales que toda empresa debería seguir para hacer una reclamación.
1. Fase extrajudicial: intenta llegar a una solución amistosa
La primera etapa en la reclamación de una factura impagada siempre debería ser la de intentar resolver el conflicto de forma amistosa. Con esta vía consigues esquivar los costes judiciales y mantener la buena relación comercial con el cliente.
A su vez, si no te pagan, los pasos que te recomendamos seguir en esta fase serían:
- Reenviar la factura con un recordatorio de la fecha de vencimiento y el importe.
- Enviar un burofax o una carta certificada con acuse de recibo solicitando el pago inmediato y advirtiendo de las consecuencias legales en caso de no pagar.
- Negociar un plan de pagos para fraccionar la deuda, sobre todo si el cliente está pasando un mal momento económico y tiene dificultades económicas.
2. Fase judicial: inicia un procedimiento monitorio
Si las gestiones amistosas no tienen éxito, quizás sea el momento de recurrir a la vía judicial. En España, el procedimiento más común para reclamar impago de facturas es el procedimiento monitorio, que está regulado por la Ley de Enjuiciamiento Civil. Así mismo, se caracteriza por lo siguiente:
- Es un proceso rápido y sencillo diseñado para agilizar las reclamaciones de pequeñas cantidades.
- Solo es necesario que presentes la factura impagada y cualquier documento que acredite la existencia de la deuda.
- Si el deudor no responde en el plazo de 20 días, se procede a la ejecución de la sentencia.
No obstante, ten en cuenta que el monitorio es especialmente útil para deudas no superiores a 2.000 euros, ya que no requiere la intervención de abogado ni procurador en este caso. En cambio, para impagos más elevados no es la mejor herramienta judicial.
3. Ejecución de la sentencia
Por último, si el juzgado dicta una sentencia favorable al acreedor y el deudor sigue sin cumplir con el pago, se puede solicitar la ejecución de la sentencia. Incluso, esta fase puede incluir el embargo de bienes o de las cuentas bancarias del deudor para saldar la deuda.
Cómo evitar el problema de las facturas impagadas
De todas formas, lo más aconsejable para todos es evitar llegar hasta este punto. Para eso, será muy buena ayuda el implementar medidas preventivas que mejoren el control y el seguimiento de las cuentas por cobrar. En easyap tenemos experiencia en este campo y, apoyándonos en nuestra trayectoria, te damos varios consejos de cara a optimizar tu proceso de facturación y a minimizar los problemas que derivan de facturas impagadas.
1. Digitaliza tu facturación
En plena era de la transformación digital, adoptar soluciones tecnológicas de facturación como las nuestras te ayuda a llevar una mejor gestión de los cobros y pagos. La digitalización facilita la automatización del envío de facturas y la emisión de recordatorios automáticos, lo cual reduce el riesgo de olvidos o de errores humanos.
2. Define condiciones claras de pago
Por experiencia te aconsejamos que, desde el inicio de la relación comercial, definas claramente las condiciones de pago en los contratos. Incluir plazos de vencimiento claros y penalizaciones por retrasos es una buena forma de prevenir peleas futuras y facilitar el cobro puntual.
3. Implementa recordatorios automáticos
El uso de software de facturación te permite automatizar los recordatorios de pago, lo que garantiza que tu cliente reciba notificaciones a tiempo sobre las facturas que están próximas a vencer. Como es obvio, esto disminuye la probabilidad de impago.
4. Haz un seguimiento constante de las cuentas por cobrar
Por último, mantén un control riguroso de las facturas pendientes. Te aseguramos que es una medida fundamental para actuar rápidamente en caso de que haya facturas vencidas. Y es que revisar regularmente el estado de las cuentas por cobrar te permite detectar posibles problemas antes de que se agraven.
¿Cómo te ayuda easyap en la reclamación de facturas impagadas?
En este punto del artículo, llega el momento de apuntar directamente a easyap. A grandes rasgos, nuestras soluciones facilitan la emisión y recepción de facturas y te permiten hacer un seguimiento exhaustivo de todas tus facturas pendientes. En concreto, porque te ofrecemos:
- Automatización de recordatorios de pago, lo que reduce la posibilidad de impagos por olvido o falta de seguimiento.
- Control en tiempo real para los responsables financieros, lo que mejora tu capacidad de respuesta ante cualquier incidente.
- Integración con ERP, lo que te garantiza una operativa fluida y coherente en toda la empresa.
Además, easyap te ayuda a automatizar la generación de informes sobre el estado de tus facturas. De esta manera, tú o cualquier director financiero podréis detectar patrones y decidir con datos precisos y exactos.
En definitiva, gestionar eficazmente las facturas impagadas te asegura la liquidez y la estabilidad financiera en tu empresa. Conocer los plazos de prescripción y los métodos para reclamar una deuda es vital y con herramientas como las de easyap mejoras el control de facturación y agilizas la reclamación. Contáctanos y te contamos más.
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