Es habitual que en los proyectos de mejora del proceso de Cuentas por pagar, un aspecto a revisar sea la calidad de la información contenida en el registro maestro de Proveedores.
Hay diferentes situaciones que suelen llevar a esa revisión: elevado número de incidencias por proveedor inexistente, elevado número de llamadas telefónicas con consulta sobre pagos retrasados, reclasificaciones por errores en apuntes…
La importancia del maestro de proveedores
Y una de las primeras preguntas que nos hacemos es ¿quién es el responsable del alta/mantenimiento del maestro de proveedores?. Y la respuesta no es siempre la misma, si bien es habitual que dependa del tamaño de la empresa. En las grandes empresas suele ser una tarea compartida entre Compras y Finanzas/cuentas por pagar (hace no mucho ya comentábamos la importancia de la coordinación entre estos dos departamentos ). Sin embargo, en las pequeñas y medianas empresas es una labor normalmente desempeñada por AP.
Maestro de proveedores: Calidad de la información
Que la calidad de la información contenida sea buena afecta a muchos aspectos relacionados con la contabilización de facturas:
- Grado de automatización del proceso de tramitación de facturas. Cuanto mayor queramos que sea el porcentaje de automatización mayor es la confianza que debemos tener en los datos existentes. Si queremos que las facturas fluyan sin participación humana debemos tener confianza ciega en la veracidad/calidad de la información procesada. No podemos pensar en contabilizar facturas en automático si los registros realizados tienen, por ejemplo, mal el cálculo del vencimiento de las facturas.
- Control interno. Un signo de la deficiencia del proceso de contabilización de facturas de proveedor, es que en las validaciones realizadas se detecten frecuentes situaciones en que el proveedor no está creado al recibirse la factura. En esta situación se tiene conocimiento del gasto al recibirse la factura, y en la gran mayoría de las ocasiones ya no hay marcha atrás. En esta situación ¿se puede garantizar el cumplimiento de los procedimientos internos para selección de proveedor o aprovisionamiento del gasto ?. Especialmente grave es esta situación en los casos en que el proveedor puede ser catalogado como proveedor con pedido, de tal forma que todas sus facturas deben estar sustentadas en un pedido emitido por la compañía. ¿Qué cantidad de normas internas se han incumplido para que un proveedor con pedido emita una factura y el proveedor ni siquiera esté creado en la base de datos ?
- Calidad de la información contable. En muchos ERPs asociado al dato maestro del proveedor existe información de los indicadores de impuestos o cuentas contables por defecto. Si esta información no es correcta, es normal que se traslade el error a la imputación contable y de esta a las declaraciones de impuestos. Esto supone problemas a la hora de analizar la información contable y acaba siempre en reclasificaciones. Y en el caso de las declaraciones de impuestos, puede implicar la necesidad de presentar declaraciones rectificativas e incluso algún tipo de contingencia/sanción. Hay también situaciones en las que un mismo proveedor está creado con distintos códigos, lo que crea problemas a la hora de analizar la información.
La experiencia en muy diversos proyectos demuestra que una eficiente gestión de las facturas recibidas tiene como uno de sus pilares una correcta creación/mantenimiento del maestro de proveedores. Y un primer paso para el ahorro de costes, aunque inicialmente no lo parezca, reside en que la calidad de los datos maestros sea fiable.
