Cuentas por Pagar: Tratamiento de las excepciones e implementación de métricas

Mar 7, 2014 | Factura electrónica

A medida que en los departamentos de AP se han ido implantando soluciones de automatización en la recepción de facturas y en el procesamiento automático de las mismas, el diferencial de tiempo dedicado a una factura correcta y a una que presenta incidencia es cada vez mayor. Una de las tareas más intensivas en mano de obra en el departamento de cuentas por pagar es la resolución de excepciones (facturas incorrectas).

Es práctica general que la automatización de los procesos de facturas se centre en la agilización de las facturas sin incidencia dejando fuera del alcance todas las facturas que no están correctas y que a la postre son las que en el proceso suponen una mayor carga de trabajo.

La optimización del proceso de incidencias es determinante ya que es donde reside el mayor coste, pues de media por cada 5.700 facturas con incidencia se precisa de un administrativo adicional de cuentas por pagar.

Tratamiento de las excepciones y métricas

Conjuntamente, con el foco en la procedimentación del flujo de incidencias, debemos de incidir en acciones que reduzcan el ciclo total del proceso: a mayor tiempo de proceso mayor posibilidad de fallo y por tanto más errores y coste. Tareas como las de gestión documental deben de ser revisadas para emplear en ellas el menor tiempo necesario, marcando el objetivo en horas mejor que días.

Para mejorar el procedimiento de resolución de excepciones podemos acometer dos tipos de acciones:

Acciones orientadas a mejorar el ratio de reconocimiento y de cuadre contra pedidos

Esto es necesario pues ocurre que, y fruto del uso de programas de reconocimiento, se indican como facturas con problemas algunas que no lo son, debido a la errónea extracción de datos. (Los programas de OCR están todavía lejos de ser perfectos y se requiere en muchos casos de un proceso de revisión/validación manual)

Esta es la tarea más difícil de resolver internamente. La diferencia entre el 70% de un proceso de reconocimiento/cuadre estándar y uno de primera clase con más del 95% de acierto, son años de tecnología y desarrollo de software.

El proceso debe de dotarse de mecanismos de adaptación y resolución automática de errores.

Algunas ideas al respecto:

  1. Corrección automática de errores (como los números de pedido/albarán).
  2. Localización automática de los números pedido/albarán (para los casos de pedido no especificado en factura).
  3. Proceso iterativo en el cuadre matching con posibilidad de autoadaptación por proveedor.
  4. En el reconocimiento línea por línea, recurrir a un algoritmo avanzado que incluya la línea de pedido, no sólo la de producto..
  5. Habilitar el cuadre con todas las combinaciones posibles, no sólo una factura por pedido, sino X facturas frente a Y pedidos y Z albaranes, con diferentes números de líneas de detalles.

Las métricas que se podrían implementar en este área para ir controlando el proceso serían:

  1. % reconocimiento = Facturas reconocidas automáticamente vs Facturas totales reconocidas (automática y manualmente), excluyendo las facturas devueltas.
  2. % reconocimiento automático específico por proveedor
  3. % Excepciones reconocidas automáticamente por categorías, al menos cuatro: cantidad, importe, fallo albarán, fallo pedido.
  4. % facturación electrónica.
  5. % matching parcial vs pedidos o albaranes (dependiendo de si el “matching” es 2WM o 3WM).

Acciones orientadas a acelerar el proceso de resolución de la excepción y su análisis.

  1. Clasificación de las excepciones: para identificar correctamente la categoría del error en la factura, conviene que sea asignada a la persona adecuada. No todas las excepciones deben ser gestionadas por el personal de AP. La excepción debe ser resuelta por la persona que tiene el conocimiento adecuado y la necesaria capacidad de resolución. Clasificando de esta forma las facturas, se podrá analizar mejor la fuente principal de los errores y poder actuar así sobre ella. El mejor indicador en este área es un informe de antigüedad: facturas totales por categoría vs antigüedad.
  2. Mejora del proceso de asignación de tareas: el personal de AP no debería autoasignarse las excepciones a resolver. El sistema debe asignar las excepciones basándose, al menos, en estos cuatro criterios: conocimiento/experiencia, tipo de excepción, prioridad y antigüedad.

Las métricas que se podrían implementar para monitorizar este área, serían:

  1. Número de facturas pendientes de ser procesadas con una antigüedad determinada (por ejemplo, las que llevan más de 3 días). Este parámetro debería de ir reduciéndose a medida que el proceso empieza a mejorar.
  2. P85 (Percentil 85) de ciclo de resolución de excepciones: ¿cuántos días son necesarios para resolver el 85% de las excepciones? (El percentil depende del estado del proceso; el P95 debería ser el valor objetivo).
  3. P85 por cada categoría de excepciones.

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