El profesional de Cuentas por Pagar no es ajeno al sentido de la justicia que prevalece en el hecho de que un proveedor sea pagado a tiempo en los términos acordados o establecidos. E incluso, si la política de la compañía lo permite, se siente cierta satisfacción al pagar antes de final de plazo.
Pero todos conocemos casos de empresas que no terminan de ser conscientes de las dificultades que ellas mismas ponen para ser pagadas a tiempo. Pete Loughlin, en uno de sus artículos para el blog Purchasing Insight, aconseja que el proveedor “salga al encuentro” de su cliente a la hora de ser pagado, y se lo ponga fácil, a través de cinco sencillas recomendaciones.
Conoce a tu cliente
Las connotaciones comerciales no son las que nos importan en este punto. Sencillamente, conoce “literalmente” quién es tu clliente, su nombre o denominación social, sus datos… Un error de denominación en la factura, o que ésta sea enviada al cliente equivocado, no ayuda para recibir el cobro a tiempo.
Acuerdo sobre las condiciones de pago
No hay que dar nada por hecho, ni suponer que un cliente va a comportarse como la mayoría. Es muy importante hablar sobre las condiciones de pago, especialmente el plazo de vencimiento, y dejarlo claro desde el principio.
Factura pronto
Cuando hay retrasos en la recepción de la factura, no se puede pretender que la otra parte sea mucho más rápida y ágil. Hacer entrega del producto o servicio a tiempo, y de la factura según lo acordado, va a ayudar a que todo el proceso transcurra con normalidad y fluidez.
Envía la factura al destinatario correcto
Es muy común, sobretodo en el caso de proveedores pequeños o medianos, que la factura sea enviada al contacto que se tiene con la empresa cliente. Pero esto sólo sirve para retrasar y poner más puntos de posible fallo en el proceso. En el momento de acordar las condiciones de pago, es bueno concretar también el destinatario al que hay que enviar la factura directamente.
Recordar o reclamar un pago
Hay empresas que dejan pasar el tiempo sin reclamar un pago que ya ha vencido, por descuido, o por temor a perjudicar una relación comercial fructífera. Pero es fundamental a veces volver a solicitar el pago de una factura a un cliente mientras todavía sólo se trata de un pequeño retraso, incluso también es beneficioso para las relaciones, porque favorece la confianza y no deja en evidencia al cliente en caso de un retraso muy prolongado o un impago. Nadie es perfecto, y en todas las empresas se retrasan pagos porque algunas facturas quedan “enterradas”. Ayuda a tu cliente y recuérdale el pago.
Cualquier profesional que visita el departamento de Cuentas por Pagar de una empresa, y presencia su día a día, los problemas que surgen en la contabilización de facturas a causa de la multitud de formatos que utilizan los distintos proveedores, se da cuenta de que lo peor que puede hacer es enviar facturas en papel. La tecnología se ha normalizado ya a todos los niveles profesionales y empresariales, trayendo el gran avance de la facturación electrónica.
Cuando un cliente acepta factura electrónica, y ahora prácticamente todos la aceptan, que nadie dude que la probabilidad de que el pago llegue puntual y sin trabas es realmente alta. Así que el último gran consejo es: envía siempre que puedas factura electrónica y si tus clientes no la aceptan aún, hazles ver las ventajas que ésto tiene… ¡Tu saldrás beneficiado!
