Como cambia el coste por factura al externalizar Cuentas por Pagar

Feb 24, 2014 | Externalización

El área de Cuentas por Pagar es uno de los que permite un mayor ahorro en la empresa si se orienta adecuadamente. Y la externalización es una de las mejores formas de lograr ese ahorro y eficiencia.

Pero para evaluar esa posible mejora y poder comparar, es necesario cuantificar de forma lo más real y ajustada posible el verdadero coste de pagar una factura.

Como calcular el Coste por Factura

Se puede aproximar dividiendo el presupuesto total del departamento de Cuentas a Pagar por el número de facturas procesadas cada año. Pero mediante este método no se tienen en cuenta los costes intangibles así como el coste del tiempo dedicado por otros departamentos en el proceso de facturas.

Otra aproximación diferente para el cálculo de costes es separarlos por tareas directas e indirectas. Dividiendo el número de facturas procesadas por el personal que procesa cada una se pueden obtener fácilmente los costes directos. Lo que es más difícil es medir los costes indirectos que en casos suponen hasta el 60% de los costes totales del proceso de cuentas a pagar.

Este coste varía de una empresa a otra, pero según algunos estudios, se sitúa entre 7€ y 8€.

Considerando que por cada mil millones de euros una compañía procesa aproximadamente 400.000 facturas por año, un ahorro del 25% puede suponer una reducción de costes de alrededor de 800.000 euros por año.

Externalización de Cuentas por Pagar

Por eso, hay empresas que han invertido mucho en implantar soluciones que puedan hacer más eficiente este proceso, sobre todo en lo que respecta a las facturas que no son correctas y que suponen entre el 35% y el 40% de las facturas recibidas.

Cuando hablamos de la externalización de cuentas a pagar, o de cualquier externalización, un punto a considerar, dependiendo del modelo de externalización elegido, es la inexistencia de costes iniciales. Los únicos costes a considerar en una externalización de AP son costes por transacción. Y el coste por factura se reduce drásticamente: un sistema automatizado de facturación electrónica, tanto en recepción como en emisión, supone un gasto de aproximado de 0,30€ por factura.

Beneficios de la extenalización de Cuentas por Pagar

Y aunque el ahorro es el factor de decisión para la externalización, existen otras razones que pueden llegar a elevar aún más la imagen y competitividad de la empresa:

– Tener un proceso llave en mano donde hay un responsable claro a quién exigir resultados.

– Aportar nuevos servicios útiles y necesarios para que la gestión de proveedores sea óptima

– Seguimiento dinámico de excepciones amparado por la funcionalidad de aprobaciones electrónicas.

– Reducción en tiempos de resolución de excepciones de hasta el 70%.

– Coste Variable que brinda una flexibilidad profunda para que la compañía se conduzca sin preocupaciones a través de los vaivenes de estacionalidad, crecimiento acelerado ó de tiempos adversos.

– Posibilidad de re-asignar el personal del departamento a funciones más importantes y estratégicas. Disminuyendo drásticamente la rotación.

– En poco tiempo se mejora sustancialmente la satisfacción a Clientes Internos y Proveedores vigorizando la imagen del Departamento Financiero.

Para conocer el aspecto general de la mejora competitiva de la empresa con la externalización de AP, puedes leer este otro artículo.

Aumente la productividad de su empresa y optimice los procesos de facturación

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