Traitement des factures fournisseurs

ThyssenKrupp

La facturation électronique est une réalité dans le monde entier. C’est pourquoi l’entreprise allemande ThyssenKrupp nous a confié son processus de digitalisation d’entreprise.
Le processus 100% manuel est devenu automatisé, apportant d’énormes avantages à l’entreprise.

Objectifs

Transformation Numérique de l’Entreprise

Facturation Électronique Globale

Unification du processus de facturation de l’entreprise

Centralisation du processus d’émission de factures

Ce groupe industriel allemand mène de nombreuses opérations en Espagne, avec une forte présence à Madrid et dans d’autres villes du pays.

Avant easyap :

Avant easyap, le processus était entièrement manuel et géré par une équipe de personnes qui traitaient un peu plus de 7 000 factures par mois.
Il y avait un manque de visibilité sur le processus et ils étaient conscients de l’existence d’erreurs.
Ils pressentaient également que les délais de traitement étaient longs

Après easyap :

El 90 % des factures sont comptabilisées automatiquement sans intervention humaine
Il existe une visibilité totale sur le processus et des mécanismes de contrôle interne
Un accroissement mensuel notable du nombre de factures traitées a pu être géré, atteignant 18 000
easyap a été consolidé comme le système unifié pour le traitement des factures (en dehors de l’ERP)
La durée du cycle de facturation a été considérablement réduite, passant de jours à des heures

Accomplir cette tâche n’a pas été facile : la première étape a été de centraliser la réception des factures et la capture des données. Et la réception des factures électroniques a été l’un des éléments pris en compte

Processus :

Notre flux de travail couvre toutes les étapes du processus, y compris les applications et les services comptables de back-office, optimisant la résolution et la synchronisation avec toutes les parties impliquées. Cela s’est traduit par une augmentation de la productivité, de réelles économies de coûts et une visibilité réduction du temps nécessaire pour résoudre les exceptions et les processus d’approbation.

L’automatisation du processus a résolu les problèmes liés au travail manuel. Cela a permis à ThyssenKrupp d’enregistrer jusqu’à 180 000 factures par an.

Résultats

Augmentation de l'accessibilité

visibilité immédiate pour toute l’équipe sur les factures de chaque opération.

Productivité accrue

l’accès à toutes les informations du système augmente la productivité des acteurs.

Contrôle total des processus

et l’ensemble du processus est contrôlé étape par étape

Optimisation du temps

moins d’heures consacrées à la création de factures.

Meilleure relation Client / Fournisseur

tout étant sur une seule plateforme, la fluidité est améliorée et les relations aussi.

Comptabilisation automatique des factures :

optimisation du nombre d’heures consacrées à la comptabilité.

Meilleure planification de Trésorerie

avec des informations accessibles dans un même espace, la planification s’améliore.

Résultats tangibles

grâce à la gestion et à l’enregistrement des données et des processus, tout peut être visualisé et mesuré.

“Au cours des 10 dernières années, nous avons utilisé l’outil Easyap, qui nous a permis d’accélérer plusieurs processus au sein du service des comptes fournisseurs, augmentant la productivité, nous adaptant à la transformation numérique, améliorant les délais dans les processus de gestion administrative (enregistrement, comptabilisation, réponses aux fournisseurs…), ce qui nous a permis d’intégrer de nouvelles entités sans augmenter les ressources du service. ”De plus, nous nous sommes adaptés à tous les changements réglementaires de manière transparente, sans que cela n’affecte le processus central. L’expérience a été très bonne et l’amélioration de la productivité a été très significative.

-Carlos García Jiménez
Responsable / Comptes Fournisseurs-Fiscalité-Assurances