Processus de facturation des fournisseurs

ThyssenKrupp

La facturation électronique est une réalité partout dans le monde. C'est pourquoi l'entreprise allemande ThyssenKrupp nous a confié son processus de numérisation de l'entreprise.
Le processus 100 % manuel a été automatisé, ce qui a apporté d'énormes avantages à l'entreprise.

Objectifs

Transformation numérique des entreprises

Facturation électronique globale

Unification du processus de facturation de l'entreprise

Centralisation du processus d'émission des factures

Ce groupe industriel allemand exerce une grande partie de ses activités en Espagne, avec une forte présence à Madrid et dans d'autres villes du pays.

Avant easyap :

Avant easyap, le processus était entièrement manuel et géré par une équipe de personnes traitant un peu plus de 7 000 factures par mois.
Il y avait un manque de visibilité du processus et ils étaient conscients de l'existence d'erreurs.
Ils ont également senti que le processus prendrait beaucoup de temps.

Après easyap :

Les 90 % des factures sont comptabilisées automatiquement sans intervention humaine
La visibilité du processus et des mécanismes de contrôle interne est totale.
Une augmentation mensuelle significative du nombre de factures traitées a été réalisée, atteignant 18 000 factures.
easyap a été consolidé en tant que système unifié pour le traitement des factures (en dehors de l'ERP).
La durée du cycle de facturation a été considérablement réduite, passant de plusieurs jours à quelques heures.

Cette tâche n'a pas été facile : la première étape a consisté à centraliser la réception des factures et la saisie des données. La réception des factures électroniques a été l'un des éléments pris en compte dans ce processus.

Processus :

Notre flux de travail englobe toutes les étapes du processus, y compris les applications et services comptables d'arrière-guichet, optimisant ainsi la résolution et la synchronisation avec toutes les parties concernées. Cela s'est traduit par des gains de productivité, de réelles économies et une réduction des coûts. visible réduction visible du temps nécessaire pour résoudre les exceptions et les processus d'approbation.

L'automatisation du processus a permis de résoudre les problèmes liés au travail manuel. ThyssenKrupp a ainsi pu enregistrer jusqu'à 180 000 factures par an.

Résultats

Accessibilité accrue

visibilité immédiate des factures de chaque opération pour l'ensemble de l'équipe.

Augmentation de la productivité

Avec l'accès à toutes les informations du système, la productivité des acteurs augmente.

Contrôle total du processus

et l'ensemble du processus est contrôlé étape par étape

Optimisation du temps

moins d'heures consacrées à la création de factures.

Meilleure relation client/fournisseur

Le fait que tout soit sur une seule plateforme, la fluidité est plus grande et la relation aussi.

Comptabilisation automatique des factures :

l'optimisation du nombre d'heures consacrées à la comptabilité.

Une meilleure planification de la trésorerie

Les informations étant accessibles en un seul endroit, la planification s'en trouve améliorée.

Résultats tangibles

en gérant et en enregistrant les données et les processus, tout peut être vu et mesuré.

" Au cours des 10 dernières années, nous avons utilisé l'outil Easyap, qui nous a permis de rationaliser plusieurs processus dans le département des comptes fournisseurs, en augmentant la productivité, en s'adaptant à la transformation numérique, en établissant des améliorations temporelles dans les processus de gestion administrative (enregistrement, comptabilité, réponses aux fournisseurs...), cela nous a permis d'incorporer de nouvelles entités sans augmenter les ressources du département. En outre, nous nous sommes adaptés à tous les changements réglementaires de manière transparente, sans affecter le processus central. L'expérience a été très bonne et l'amélioration de la productivité a été considérable".

Carlos García Jiménez
Responsable / Account Payables-Tax-Insurances