Lieferantenrechnungsprozess

ThyssenKrupp

Die elektronische Rechnungsstellung ist weltweit Realität. Aus diesem Grund hat das deutsche Unternehmen ThyssenKrupp uns mit der Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse beauftragt.
Der zuvor zu 100 % manuelle Prozess wurde automatisiert, was dem Unternehmen enorme Vorteile gebracht hat.

Ziele

Digitale Transformation des Unternehmens

Globale elektronische Rechnungsstellung

Vereinheitlichung des Rechnungsstellungsprozesses des Unternehmens

Zentralisierung des Rechnungsstellungsprozesses

Dieser deutsche Industriekonzern führt einen Großteil seiner Geschäfte in Spanien durch und ist in Madrid und anderen Städten des Landes stark vertreten.

Vor easyap:

Bevor easyap auf den Markt kam, war der Prozess vollständig manuell und von einem Team von Mitarbeitern durchgeführt, die etwas mehr als 7.000 Rechnungen pro Monat bearbeiteten.
Der Prozess war nicht transparent, und es war bekannt, dass Fehler auftraten.
Außerdem ahnten sie, dass der Prozess lange dauern würde.

Nach easyap:

Der 90 % der Rechnungen werden automatisch verbucht ohne menschliches Zutun
Der Prozess und die internen Kontrollmechanismen sind vollständig transparent.
Es ist gelungen, einen deutlichen monatlichen Anstieg der Anzahl der bearbeiteten Rechnungen auf 18.000 zu bewältigen.
Easyap hat sich als einheitliches System für die Rechnungsbearbeitung (neben dem ERP) etabliert.
Die Dauer des Abrechnungszyklus wurde drastisch von Tagen auf Stunden verkürzt.

Die Umsetzung dieser Aufgabe war nicht einfach: Der erste Schritt bestand darin, den Eingang von Rechnungen und die Datenerfassung zu zentralisieren. Dabei war der Empfang elektronischer Rechnungen einer der wichtigsten Punkte, die berücksichtigt werden mussten.

Verfahren:

Unser Workflow umfasst alle Prozessschritte, einschließlich Backoffice-Anwendungen und Buchhaltungsdienstleistungen, und optimiert die Abwicklung und Synchronisierung mit allen beteiligten Parteien. Dies hat zu einer Steigerung der Produktivität, zu echten Kosteneinsparungen und zu einer sichtbaren Verkürzung der Zeit, die zur Lösung von Ausnahmen und Genehmigungsprozessen benötigt wird.

Die Automatisierung des Prozesses löste die mit der manuellen Arbeit verbundenen Probleme. Dadurch konnte ThyssenKrupp bis zu 180.000 Rechnungen pro Jahr erfassen.

Ergebnisse

Verbesserte Barrierefreiheit

Sofortige Sichtbarkeit der Rechnungen für jeden Vorgang für das gesamte Team.

Höhere Produktivität

Durch den Zugriff auf alle Informationen im System steigt die Produktivität der Akteure.

Vollständige Prozesskontrolle

und der gesamte Prozess wird Schritt für Schritt kontrolliert.

Zeitoptimierung

weniger Zeitaufwand für die Rechnungserstellung.

Bessere Beziehung zwischen Kunde und Lieferant

Da alles auf einer Plattform vereint ist, ist die Fluidität größer und die Beziehung ebenfalls.

Automatische Rechnungserfassung:

Optimierung der für die Buchhaltung aufgewendeten Stunden.

Bessere Finanzplanung

Mit den Informationen, die an einem Ort verfügbar sind, verbessert sich die Planung.

Greifbare Ergebnisse

Dank der Verwaltung und Erfassung von Daten und Prozessen kann alles eingesehen und gemessen werden.

„In den letzten 10 Jahren haben wir das Tool Easyap eingesetzt, mit dem wir verschiedene Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung rationalisieren, die Produktivität steigern, uns an den digitalen Wandel anpassen und Verbesserungen bei den Verwaltungsprozessen (Erfassung, Buchhaltung, Antworten an Lieferanten usw.) erzielen konnten. Dadurch konnten wir neue Unternehmen einbinden, ohne die Ressourcen der Abteilung zu erhöhen. Darüber hinaus haben wir uns transparent an alle regulatorischen Änderungen angepasst, ohne dass dies Auswirkungen auf den Kernprozess hatte. Die Erfahrungen waren sehr positiv und die Produktivitätssteigerung war beträchtlich.“

-Carlos García Jiménez
Verantwortlicher / Kreditorenbuchhaltung-Steuern-Versicherungen