Prozess der Lieferantenrechnungen

ThyssenKrupp

Die elektronische Rechnungsstellung ist eine weltweite Realität. Aus diesem Grund hat das deutsche Unternehmen ThyssenKrupp uns seinen Prozess zur Unternehmensdigitalisierung anvertraut.
Der 100 % manuelle Prozess wurde automatisiert, was dem Unternehmen enorme Vorteile brachte.

Ziele

Digitale Geschäftstransformation

Globale elektronische Rechnungsstellung

Vereinheitlichung des unternehmensweiten Rechnungsprozesses

Zentralisierung des Rechnungsaustellungsprozesses

Diese deutsche Industriegruppe führt viele ihrer Operationen in Spanien durch, mit einer starken Präsenz in Madrid und anderen Städten des Landes.

Vor easyap:

Bevor easyap kam, war der Prozess komplett manuell und ein Team von Personen verwaltete etwas mehr als 7.000 Rechnungen pro Monat.
Es fehlte an Prozesstransparenz und sie waren sich der Fehler bewusst.
Zudem ahnten sie, dass die Prozesszeiten lang waren

Nach easyap:

Der 90 % der Rechnungen werden automatisch verbucht ohne menschliche Beteiligung
Es gibt vollständige Prozesstransparenz und interne Kontrollmechanismen
Ein bemerkenswerter monatlicher Anstieg der Anzahl der bearbeiteten Rechnungen auf bis zu 18.000 konnte bewältigt werden.
easyap wurde als das einheitliche System für die Rechnungsverarbeitung (neben dem ERP) etabliert.
Die Dauer des Rechnungszyklus wurde drastisch reduziert, von Tagen auf Stunden

Diese Aufgabe war nicht einfach: Der erste Schritt war die Zentralisierung des Rechnungseingangs und der Datenerfassung. Und der Empfang elektronischer Rechnungen war einer der berücksichtigten Aspekte.

Prozess:

Unser Workflow umfasst alle Prozessschritte, einschließlich Back-Office-Buchhaltungsanwendungen und -dienste, wodurch die Lösung und Synchronisation mit allen beteiligten Parteien optimiert wird. Dies hat zu einer erhöhten Produktivität, echten Kosteneinsparungen und einer sichtbar Reduzierung der benötigten Zeit zur Behebung von Ausnahmen und für Genehmigungsprozesse.

Die Prozessautomatisierung löste die Probleme, die mit manueller Arbeit verbunden waren. Dies ermöglichte es ThyssenKrupp, bis zu 180.000 Rechnungen pro Jahr zu erfassen.

Ergebnisse

Erhöhte Zugänglichkeit

sofortige Sichtbarkeit der Rechnungen jeder Transaktion für das gesamte Team.

Höhere Produktivität

Da der Zugriff auf alle Systeminformationen gegeben ist, steigt die Produktivität der Beteiligten.

Umfassende Prozesskontrolle

und der gesamte Prozess wird Schritt für Schritt kontrolliert.

Zeitoptimierung

weniger Stunden, die für die Rechnungserstellung aufgewendet werden.

Bessere Kunden-/Lieferantenbeziehung

Da alles auf einer Plattform ist, sind die Abläufe flüssiger und die Beziehungen verbessern sich ebenfalls.

Automatische Rechnungsverbuchung:

Optimierung der für die Buchhaltung aufgewendeten Stunden.

Bessere Liquiditätsplanung

Da alle Informationen an einem Ort zugänglich sind, verbessert sich die Planung.

Greifbare Ergebnisse

Durch die Verwaltung und Erfassung von Daten und Prozessen kann alles eingesehen und gemessen werden.

„In den letzten 10 Jahren haben wir das Easyap-Tool eingesetzt, das es uns ermöglicht hat, verschiedene Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung zu beschleunigen, die Produktivität zu steigern, uns an die digitale Transformation anzupassen und verbesserte Zeiten in administrativen Managementprozessen (Erfassung, Verbuchung, Antworten an Lieferanten…) zu etablieren. Dies hat es uns ermöglicht, neue Einheiten zu integrieren, ohne die Ressourcen der Abteilung zu erhöhen. “Zusätzlich haben wir uns transparent an alle regulatorischen Änderungen angepasst, ohne dass dies den Kernprozess beeinträchtigt. Die Erfahrung war sehr gut und die Produktivitätssteigerung sehr erheblich.

-Carlos García Jiménez
Verantwortlicher / Kreditorenbuchhaltung-Steuern-Versicherungen