Aujourd'hui, surtout après la pandémie de COVID-19, plus de 85 % des entreprises mondiales sont en cours de numérisation. La technologie modifie la manière dont les documents sont numérisés. En fait, plus de 65 % des entreprises craignent de perdre leur avantage concurrentiel en ne numérisant pas leurs processus d'entreprise, ce qui affecterait leurs bénéfices. C'est pourquoi de nombreuses organisations s'efforcent d'accélérer leurs plans de numérisation.
Tout au long de cet article, nous discuterons des limites de la numérisation des documents comme unique mesure de la transformation numérique de l'entreprise.
Quelle est la vision traditionnelle de la numérisation des documents ?
La numérisation de documents consiste à convertir un grand nombre de documents papier en fichiers numériques, des documents que vous avez peut-être stockés dans un système de gestion documentaire.
Les avantages les plus notables de la numérisation des documents sont les suivants
- L'un des avantages les plus importants et les plus évidents de la numérisation est l'économie d'espace de stockage dans les organisations. En outre, la sensibilisation à l'environnement s'accroît et de nombreuses entreprises souhaitent cesser d'imprimer autant de papier inutile et, dans le même temps, économiser sur les coûts d'impression (encre, papier, photocopies, etc.).
- En outre, la numérisation des documents offre une plus grande sécurité dans la conservation de l'information, puisque, s'ils sont correctement gardés, la perte de documents est évitée. Ce qui était auparavant sous clé peut désormais être protégé par différents mots de passe et restrictions en fonction de l'utilisateur. Cela réduit le risque de perte ou de vol d'informations.
- En outre, avec l'avènement du "télétravail" dans un plus grand nombre d'entreprises, les employés peuvent consulter des informations sans être présents au bureau et ont besoin d'accéder à des informations à partir d'appareils mobiles ou d'ordinateurs portables sans avoir accès à la documentation physique.
Les informations stockées sur papier sont des informations dégradables qui se détériorent à chaque utilisation manuelle. La numérisation des documents garantit que les bases de données les plus importantes d'une entreprise sont sauvegardées et préservées pour l'avenir.
La numérisation des documents est-elle suffisante ?
Si la numérisation des documents est sans doute le premier pas vers la numérisation et la transformation numérique de l'entreprise, il n'en reste pas moins qu'elle est aussi une étape importante de la vie de l'entreprise. transformation numérique de l'entreprise il ne suffira pas de s'arrêter à cette étape.
Une fois le "papier" numérisé, il est temps d'automatiser le reste des processus. En d'autres termes, la numérisation des documents ne suffit pas si elle n'est pas accompagnée de solutions permettant d'automatiser le traitement et la manipulation de ces documents. Il s'agit donc d'abord de numériser les documents, puis de gérer les documents numérisés de manière spécifique en automatisant les processus de gestion et de traitement des documents. Ces deux processus se traduisent par une entreprise plus efficace et plus compétitive, dont les employés se consacrent aux tâches qui profitent directement à l'entreprise.
Numérisation des documents dans le domaine de la facturation électronique
La numérisation des documents étant la première étape du processus de numérisation, la numérisation des factures joue un rôle décisif dans la comptabilité et la finance. Quelle que soit la taille de l'entreprise, de la plus petite à la plus grande, le volume des factures entrantes et sortantes est important et il est très facile de commettre des erreurs si la gestion est effectuée de manière traditionnelle. C'est pourquoi la numérisation des factures est décisive dans le processus de transformation des entreprises. En termes généraux, la numérisation des factures est un processus par lequel les données de vos factures papier sont transférées dans un environnement électronique.
Ce processus de numérisation des factures est plus complexe qu'il n'y paraît :
- Des outils spécialisés sont nécessaires, tels qu'un scanner OCR (reconnaissance optique de caractères). Il permet de transformer l'image papier numérisée, les fichiers PDF ou une photo en texte modifiable. Cela nous permet de créer un document texte que nous pouvons éditer ou incorporer dans un autre document sur lequel nous travaillons.
- L'Agence Agence fiscale établit certaines exigences techniques auxquelles toutes les factures électroniques doivent répondre, telles que : l'utilisation d'un logiciel et d'un format approuvés par l'AEAT, la signature numérique du document et une résolution minimale de 200 pixels.
easyap a été agréé par l'Agence fiscale pour la numérisation certifiée des factures. Par conséquent, l'obligation d'archivage physique est supprimée. Cela nous permet de rapprocher nos clients d'une numérisation totale et d'un bureau sans papier.
Avantages de la numérisation des factures
Les avantages de la facturation électronique ou de la numérisation des factures sont nombreux.
- Augmentation de la productivité des employés
- Réduire les coûts en convertissant les coûts fixes en coûts variables.
- Améliorer l'accessibilité et réduire les pertes de factures
- Agilité et automatisation des processus
Cela aidera les entreprises à optimiser leurs performances et à acquérir l'avantage compétitif tant recherché par rapport à leurs concurrents.
L'entreprise désireuse d'abandonner les procédures traditionnelles et déterminée à optimiser ses processus pour s'engager sur la voie de l'entreprise numérique l'entreprise numérique doit commencer par la numérisation des documents, et plus particulièrement des factures. Dans les années à venir, les factures papier ne seront plus une option pour les départements comptables et financiers, et la seule réalité sera la facture électronique.
En conclusion, nous pouvons constater que la mise en place d'un système de gestion documentaire optimal réduit les coûtsaugmente la trésorerie et améliore le service à la clientèle. Tous les processus de l'entreprise peuvent bénéficier de l'intégration d'un flux de factures, qui permet de les exécuter plus rapidement et plus efficacement. Si vous souhaitez obtenir des informations sur nos solutions et services, veuillez remplir le formulaire ci-dessous et nous vous contacterons pour vous aider.
