Digitalización de documentos en el área financiera

Feb 17, 2021 | Workflow de facturas

En la actualidad, sobre todo tras la pandemia del COVID-19, más del 85% de los negocios mundiales están en proceso de digitalización. La tecnología está cambiando la manera en que se lleva a cabo la digitalización de documentos. De hecho, más del 65% teme que no digitalizar sus procesos comerciales los lleve a perder su ventaja competitiva, lo que afectará las ganancias de su empresa. Por esta razón, muchas organizaciones, están trabajando para acelerar sus planes de digitalización.

A lo largo de este articulo expondremos las limitaciones que tiene tomar como única medida la digitalización de documentos para la transformación digital de la empresa. 

¿Cuál es la visión tradicional de la digitalización de documentos?

Digitalizar los documentos es el proceso de convertir una gran cantidad de documentos que están en formato papel a archivos digitales, registros que puedes tener almacenados en un sistema de gestión documental.

Las ventajas mas destacables de la digitalización de documentos son las siguientes:

  1. Una de las ventajas más importantes y evidentes de la digitalización la representa el ahorro en espacio de almacenaje dentro de las organizaciones. Además, es cada vez mayor la concienciación por el medio ambiente y por ello son muchas las compañías que quieren dejar de imprimir tantos papeles innecesarios y a su vez ahorrar en gastos de impresión (tinta, papel, fotocopias, etc.).
  2. Asimismo, digitalizar documentos proporciona mayor seguridad en el mantenimiento de la información, ya que, si están custodiados de forma adecuada, se evita la pérdida de documentos. Lo que anteriormente se encontraba bajo llave, ahora puede estar protegido por diferentes claves de acceso y restricciones según usuario. Esto reduce el riesgo de pérdida o sustracción de la información.
  3. Además, con la llegada del “teletrabajo” en un mayor número de empresas, los empleados tienen que consultar información sin estar presentes en la oficina y necesitan acceder a la información desde dispositivos móviles o portátiles sin acceso a documentación física.

La información almacenada en formatos en papel es información degradable y se deteriora aún más con cada uso manual. Digitalizar el documento asegura que las bases de datos más importantes de una empresa se guarden y conserven para el futuro.

¿Es la digitalización de documentos suficiente?

Aunque la digitalización de documentos es, sin duda, el primer paso hacia la digitalización y transformación digital de la empresa, no será suficiente si nos quedamos en ese paso.

Una vez digitalizados todos tus “papeles”, llegará el momento de la automatización del resto de los procesos. Es decir, la digitalización de documentos no es suficiente si no va acompañado de soluciones que permitan automatizar el tratamiento y manipulación de dichos documentos. Por tanto, primero se realizará la digitalización de los documentos y después se gestionarán de una manera concreta dichos documentos digitalizados automatizando los procesos de gestión y manipulación documental. Ambos procesos resultan en una empresa más eficiente, más competitiva y con unos empleados dedicados a aquellas tareas que benefician directamente al negocio.

Digitalización de documentos en el área de la factura electrónica

Siendo la digitalización de documentos el primer paso en el proceso de la digitalización, la digitalización de facturas juega un papel determinante en el ámbito contable y financiero. Independientemente del tamaño de la empresa, desde las mas pequeñas hasta las mas grandes, el volumen de facturas recibidas y emitidas es elevado y resulta muy sencillo cometer errores si la gestión se lleva a cabo de manera tradicional. Es por ello que la digitalización de las facturas es determinante en el proceso de transformación de la empresa. En términos generales, la digitalización de facturas es un proceso por el que se trasladan los datos de su factura en papel a un entorno electrónico.

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Digitalización de facturas

Este proceso de digitalización de facturas es mas complejo de lo que suena ya que :

  1. Se necesita disponer de herramientas especializadas como un escáner OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Con el, se podrá transformar la imagen de papel escaneados, archivos de PDF o una fotografía en texto editable. Esto permitirá crear un documento de texto que podremos editar o incorporar a otro con el que se esté trabajando.
  2. La agencia tributaria establece ciertos requisitos técnicos que toda factura electrónica debe cumplir como: la utilización de un software y formato homologado por la AEAT, firma digital en el documento, y una resolución mínima de 200 píxeles.

Desde easyap, contamos con la homologación por la Agencia Tributaria para la digitalización certificada de facturas. Como consecuencia, se elimina la obligación de archivo físico. Gracias a ello, nos permite acercar a nuestros clientes a la digitalización total y a una oficina libre de archivos papel.

Ventajas de la digitalización de facturas

Las ventajas de la factura electrónica o digitalización de facturas son numerosas, entre ellas:

  • Incremento de la productividad de los empleados
  • Reducción de costes, convirtiendo el coste fijo en variable
  • Mejora la accesibilidad y reduce el extravió de las facturas
  • Agilidad y automatización de los procesos

Todo esto ayudará a las empresas a optimizar sus resultados y obtener la tan preciada ventaja competitiva frente al resto de los competidores.

La empresa con intención de dejar atrás los procedimientos tradicionales y decidida a optimizar sus procesos como camino hacia la empresa digital, necesita empezar por la digitalización de documentos, en concreto, por la digitalización de facturas. En los próximos años, la factura en papel no será una opción para los departamentos contables y financieros y la única realidad será la factura electrónica.

En conclusión, podemos observar que disponer de una óptima gestión documental reduce los costes, aumenta el flujo de caja y mejora el servicio al cliente. Todos los procesos en una empresa pueden beneficiarse de la incorporación de un workflow de facturas, lo cual permite su desarrollo con mayor rapidez y eficiencia. Si necesita información sobre nuestras soluciones y servicios, rellena el siguiente formulario y nos pondremos en contacto con usted para ayudarle.

Aumente la productividad de su empresa y optimice los procesos de facturación

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