En la actualidad, especialmente después de la pandemia del COVID-19, más del 85% de las empresas mundiales están en proceso de digitalización. La tecnología está cambiando la forma de digitalizar los documentos. De hecho, más del 65% teme que no digitalizar sus procesos de negocio les lleve a perder su ventaja competitiva, lo que afectará a los beneficios de su empresa. Por este motivo, muchas organizaciones están trabajando para acelerar sus planes de digitalización.
A lo largo de este artículo, expondremos las limitaciones que tiene la digitalización de documentos como única medida para la transformación digital de la empresa.
¿Cuál es la visión tradicional de la digitalización de documentos?
La digitalización de documentos es el proceso de convertir un gran número de documentos que están en formato papel en archivos digitales, registros que puede tener almacenados en un sistema de gestión documental.
Las ventajas más notables de la digitalización de documentos son las siguientes
- Una de las ventajas más importantes y evidentes de la digitalización es el ahorro de espacio de almacenamiento en las organizaciones. Además, la concienciación sobre el medio ambiente es cada vez mayor y, por ello, muchas empresas quieren dejar de imprimir tantos papeles innecesarios y, a su vez, ahorrar en costes de impresión (tinta, papel, fotocopias, etc.).
- Asimismo, la digitalización de documentos proporciona una mayor seguridad en el mantenimiento de la información, ya que, si se custodian adecuadamente, se evita la pérdida de documentos. Lo que antes estaba bajo llave, ahora se puede proteger con diferentes contraseñas y restricciones según el usuario. Esto reduce el riesgo de pérdida o robo de información.
- Además, con la llegada del “teletrabajo” a un mayor número de empresas, los empleados pueden consultar información sin estar presentes en la oficina y necesitan acceder a la información desde dispositivos móviles o portátiles sin tener acceso a la documentación física.
La información almacenada en formatos de papel es información degradable y se deteriora aún más con cada uso manual. La digitalización del documento garantiza que las bases de datos más importantes de una empresa se guarden y conserven para el futuro.
¿Es suficiente la digitalización de documentos?
Aunque la digitalización de documentos es sin duda el primer paso hacia la digitalización y transformación digital de la empresa , no será suficiente si nos quedamos en ese paso.
Una vez digitalizados todos los “papeles”, será el momento de automatizar el resto de los procesos. Es decir, la digitalización de los documentos no es suficiente si no va acompañada de soluciones que permitan automatizar el tratamiento y manipulación de dichos documentos. Por tanto, primero se digitalizarán los documentos y después se gestionarán dichos documentos digitalizados de forma específica automatizando los procesos de gestión y manipulación de los documentos . Ambos procesos dan como resultado una empresa más eficiente y competitiva, con empleados dedicados a aquellas tareas que benefician directamente al negocio.
Digitalización de documentos en el ámbito de la facturación electrónica
Dado que la digitalización de documentos es el primer paso en el proceso de digitalización, la digitalización de facturas juega un papel decisivo en el ámbito contable y financiero. Independientemente del tamaño de la empresa, desde la más pequeña hasta la más grande, el volumen de facturas recibidas y emitidas es elevado y es muy fácil cometer errores si la gestión se realiza de forma tradicional. Por ello, la digitalización de las facturas es decisiva en el proceso de transformación de la empresa. En términos generales, la digitalización de facturas es un proceso por el cual los datos de sus facturas en papel se transfieren a un entorno electrónico.
Este proceso de digitalización de facturas es más complejo de lo que parece:
- Se necesitan herramientas especializadas, como un escáner OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Con él se puede transformar la imagen de papel escaneada, los archivos PDF o una foto en texto editable. Esto nos permitirá crear un documento de texto que podremos editar o incorporar a otro con el que estemos trabajando.
- La Agencia Tributaria establece unos requisitos técnicos que deben cumplir todas las facturas electrónicas, como son: el uso de un software y formato homologado por la AEAT, la firma digital del documento y una resolución mínima de 200 píxeles.
Desde easyap, contamos con la homologación por parte de la Agencia Tributaria para la digitalización certificada de facturas . Como consecuencia, se elimina la obligación de archivo físico. Gracias a esto, nos permite acercar a nuestros clientes a la digitalización total y a una oficina libre de archivos en papel.
Ventajas de la digitalización de facturas
Las ventajas de la facturación electrónica o la digitalización de las facturas son numerosas, entre ellas
- Aumento de la productividad de los empleados
- Reducción de costes, convirtiendo el coste fijo en variable
- Mejora de la accesibilidad y reducción de las facturas perdidas
- Agilidad y automatización de los procesos
Todo ello ayudará a las empresas a optimizar sus resultados y a obtener la tan preciada ventaja competitiva frente a otros competidores.
La empresa con intención de dejar atrás los procedimientos tradicionales y decidida a optimizar sus procesos como camino hacia la empresa digital , necesita empezar por la digitalización de documentos, concretamente, la digitalización de facturas. En los próximos años, la factura en papel no será una opción para los departamentos contables y financieros y la única realidad será la factura electrónica.
En conclusión, podemos ver que tener una gestión documental óptima reduce los costes, aumenta la tesorería y mejora el servicio al cliente. Todos los procesos de una empresa pueden beneficiarse de la incorporación de un workflow de facturas, que permite su desarrollo con mayor rapidez y eficacia. Si necesita información sobre nuestras soluciones y servicios, rellene el siguiente formulario y nos pondremos en contacto con usted para ayudarle.
