So installieren Sie die elektronische Rechnungsstellung in Ihrem Unternehmen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wenn Sie die Finanzen eines Unternehmens leiten, wissen Sie genau, dass die E-Rechnung einzuführen eine gesetzliche Pflicht ist. Mit dem Gesetz Crea y Crece und der Verifactu-Verordnung wird die B2B-E-Rechnung ab 2026 schrittweise obligatorisch. In diesem Leitfaden erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie die E-Rechnung, wie lange es dauert, welche Rolle das digitale Zertifikat spielt und welche die besten Lösungen sind. 

Warum sollten Sie die E-Rechnung jetzt einführen?

Bevor wir uns damit befassen, wie man die E-Rechnung einführt, müssen wir das „Warum“ klären:

• Das Gesetz Crea y Crece (18/2022) schreibt vor, dass B2B-Transaktionen mittels elektronischer Rechnung abgewickelt werden müssen, mit kürzeren Fristen für große Unternehmen. 
• Die Königliche Verordnung 1007/2023 regelt die Anforderungen an Fakturierungssysteme (Verifactu) und legt fest, dass ab 2025–2026 nur noch von der AEAT zugelassene Software verwendet werden darf.
• Die E-Rechnung muss bestimmte formale Anforderungen erfüllen (Facturae-Format oder andere strukturierte XMLs, Signatur, QR, Pflichtfelder usw.).

Dies bedeutet für ein großes Unternehmen:

• Integration der Ausstellung und des Empfangs von E-Rechnungen in das ERP-System.
• Anbindung an externe Plattformen (FACe, TicketBAI, Peppol, private Netzwerke, Kundenportale…).
• Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit und Archivierung von Rechnungen über Jahre hinweg.
• Zulassung der Software zur Fakturierung.

Mit anderen Worten, neben dem Herunterladen einer Software handelt es sich um ein Projekt, das Prozesse, Technologie und Governance erfordert.

Wie führt man die E-Rechnung in einem großen Unternehmen ein? Projektphasen

Im Folgenden finden Sie eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Einführung der E-Rechnung (sowohl für die Ausstellung als auch für den Empfang). 

1. Funktionale und technologische Diagnose

1. Systeme erfassen: ERPs (SAP, Oracle, Navision/Dynamics, Sage, Inhouse…) und Satellitentools (CRM, Einkaufstools, Lieferantenportale…).
2. Rechnungsabläufe erfassen. Rechnungen mit und ohne Bestellung, nationales und internationales B2B, B2G (öffentliche Verwaltungen), Unternehmen, Kostenstellen, Länder und Währungen.
3. Überprüfen Sie die gesetzlichen Anforderungen pro Land.

So erhalten Sie eine Anforderungsmatrix die Ihnen bei der Auswahl des Anbieters hilft.

2. Lösungsdesign und -architektur

• Entscheiden Sie sich zwischen dem Modell SaaS-Mandantenmodell (easyap, B2Brouter oder Edicom…) integriert mit Ihrem ERP oder einereigenen Entwicklung (wenig empfehlenswert aufgrund von Kosten und Wartung).
• Definieren Sie Ein- und Ausgabeformate (Facturae, UBL, EDI, individuelle XML, PDF, etc.) 
• Definieren Sie die Verbindungsstrategie mit FACe, TicketBAI und SII, Peppol und Kunden- und Lieferantenportale.
• Entscheiden Sie sich für das Kostenmodell: feste Lizenz + Wartung oder Pay-per-Use ohne Anfangsinvestition, wie bei easyap (variable Kosten pro verarbeiteter Rechnung). 

In großen Unternehmen dauert diese Phase zwischen 2 und 4 Wochen, wenn der Umfang länderübergreifend ist.

3. Auswahl des Anbieters für elektronische Rechnungen

Drittens vergleichen Sie die Optionen. Diese vereinfachte Tabelle wird Ihnen helfen: 

Anbieter
Ideal für…
Stärken
Einschränkungen 

easyap
Mittelständische und große Unternehmen, multinationale Unternehmen und Organisationen mit mehreren ERP-Systemen.
Erweiterte Integration mit ERP-Systemen, Pay-per-Use ohne Anfangsinvestition, schnelle Implementierung, Skalierbarkeit und spezialisierter Support.
Erfordert eine solide anfängliche Prozessdefinition in sehr komplexen Strukturen.

Holded
KMU, die eine schnelle Implementierung suchen.
Intuitive Benutzeroberfläche, geringe Lernkurve und sofortige Inbetriebnahme.
Nicht für multinationale Unternehmen noch für komplexe Integrationen gedacht.

Declarando
Selbstständige und Kleinstunternehmen.
Einfache Bedienung, steuerlicher Fokus und geringe Kosten.
Wenig geeignet für Unternehmensumgebungen oder Multi-ERP-Systeme.

B2Brouter
Unternehmen und Selbstständige, die B2G-E-Rechnungen oder solche für Großkunden ohne umfangreiche Anpassung senden und empfangen müssen.
Einfache Pläne, gute Kompatibilität mit Facturae und FACe sowie Standardverbindungen.
Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten für Unternehmen mit komplexen Prozessen.

Edicom
Große Unternehmen mit internationalen Geschäftsaktivitäten.
Sehr konsolidierte globale Plattform, stark in der Einhaltung mehrländerspezifischer Steuervorschriften.
Längere Projekte und höhere Anfangsinvestitionen.

4. Installation des digitalen Zertifikats für die elektronische Rechnung

Andererseits ist die Installation des digitalen Zertifikats unerlässlich, da sie die Authentizität und Integrität der E-Rechnung gewährleistet. Dazu: 

1. Beantragen Sie das Zertifikat bei einer qualifizierten Stelle (FNMT, Camerfirma, ACCV, etc.). 
2. Bestätigen Sie Ihre Identität persönlich (Meldeamt) oder online. 
3. Laden Sie das Zertifikat herunter im Browser oder in einem sicheren Speicher.
4. Installieren Sie es in Ihren Abrechnungssystemen. Es gibt Lösungen, bei denen Sie die Datei hochladen und das System für Sie signiert. Bei anderen, wie easyap, können Sie mit dem Zertifikat des Ausstellers signieren oder die Signatur an das Zertifikat des Portals selbst delegieren, was sehr praktisch ist.
5. Unterschriften- und Validierungstest. Senden Sie Testrechnungen an FACe oder an die Genehmigungsumgebungen Ihrer Kunden.

5. Integration mit ERP und Workflows

Hier wirkt sich die Installation der elektronischen Rechnung auf die täglichen Prozesse aus:

• Definieren Sie, welche Ereignisse die Erstellung elektronischer Rechnungen auslösen (zum Beispiel: Verbuchung von Rechnungen in SAP).
• Richten Sie Schnittstellen für den Export von Rechnungsdaten ein vom ERP an den Anbieter (XML-/CSV-/Excel-Dateien, Webservices, spezifische Konnektoren…) und die Status (akzeptiert, abgelehnt, bezahlt, etc.).
• Konfigurieren Sie Geschäftsregeln (nach Land, Kundentyp, Versandkanal…) und internen Genehmigungs-Workflow (insbesondere beim Rechnungseingang).

Mit easyap wird dieses Schema vereinfacht, da easyei als Zwischenschicht zwischen Ihrem ERP und der Außenwelt konzipiert ist. Rechnungen werden im ERP generiertohne den aktuellen Prozess zu ändern. Danach werden sie in das easyei-Portal exportiert, wo:

1. Sie werden in das ideale Format umgewandelt (Facturae, EDI, UBL, kundenspezifische Formate).
2. Sie werden elektronisch signiert.
3. Sie werden über den vereinbarten Kanal gesendet (FACe, Peppol, E-Mail, Kundenportal…).

Für den Empfang von Rechnungen vereinheitlicht easyap Kanäle (Papier, E-Mail, E-Rechnung) in einem einzigen Portal mit Genehmigungs-Workflow und anschließender Integration in das ERP.

6. Pilot, Rollout und Schulung

Zum Abschluss der Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung:

1. Führen Sie einen kurzen Pilot mit 1–2 Gesellschaften und einer reduzierten Gruppe von Kunden oder Lieferanten durch.
2. Führen Sie einen schrittweisen Rollout für die restlichen Gesellschaften und Länder durch.
3. Bieten Sie schließlich eine sehr spezifische Schulung für die Finanz- und Systemteams an, um sicherzustellen, dass der Prozess vom ersten Tag an einsatzbereit ist.

Wie lange dauert die Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung?

Bezüglich der Zeit gibt es keine pauschale Antwort, aber zur Orientierung:

• Bei einfachen Projekten (eine Gesellschaft, ein Land, ohne komplexe Integrationen…) mit schlanken Lösungen können Sie E-Rechnungen innerhalb von Tagen oder Stunden.
• Bei mittleren und großen Projekten (mehrere Gesellschaften, ERP-Integration, Anbindung an mehrere Portale…):
  • Analyse- + Designphase: 3–6 Wochen.
  • Technische Integration und Pilot: 4–8 Wochen.
  • Vollständiger Rollout: 3–6 Monate, je nach Anzahl der Länder und Systeme.

Mit easyap gibt es zwei Hebel, die die Fristen verkürzen:

• Es ist eine SaaS-Plattform in der Cloud, ohne Anfangsinvestitionen in Infrastruktur oder teure Lizenzen.
• Die Registrierung im Ausstellungsportal mit einem gültigen digitalen Zertifikat können Sie in weniger als drei Minuten erledigen, was Ihnen die Möglichkeit gibt, schnell Tests zu starten („short-term implementation“).

Checkliste für CFOs: Sind Sie bereit für die Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung?

Abschließend geben wir Ihnen diese Aufgabenliste, die Sie überprüfen und ausführen sollten. Sie dient als interne Anleitung, bevor Sie einen Anbieter auswählen:

• Wissen Sie, in welchen Ländern und für welche Gesellschaften Sie in den nächsten 12–24 Monaten E-Rechnungen benötigen?
• Kennen Sie die rechtlichen Anforderungen nationalen und internationalen?
• Wissen Sie, von welchen Systemengenerieren Sie die Rechnungen (ERPs, Bestelltools, CRM…)?
• Haben Sie definiert, welche internen Teams das Projekt leiten werden (Finanzen, IT, Steuern, Einkauf…)?
• Haben Sie einen Plan, um digitale Zertifikate zu erhalten und zu installieren für Ihr Unternehmen und die elektronische Signatur zu testen?
• Möchten Sie ein SaaS-Modell ohne Anfangsinvestition oder eine umfassendere Plattform mit einem schlüsselfertigen Projekt?
• Haben Sie den erwarteten ROI berechnet in Bezug auf Zeitersparnis, Fehlerreduzierung und verbesserte Forderungseintreibung?
• Haben Sie einen 3-6-monatigen Fahrplan um von der Pilotphase zur vollständigen Implementierung überzugehen?

In diesem Kontext ist easyap eine sehr wettbewerbsfähige Alternative. Wir kombinieren Erfahrung in verschiedenen Sektoren und Ländern, ein Pay-per-Use SaaS-Modell, eine schnelle Installation, basierend auf Ihrem ERP und funktionalen und technischen Support während der gesamten Implementierung. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie die elektronische Rechnungsstellung in Ihrem Unternehmen einführen und Risiken reduzieren können, kontaktieren Sie uns.