Reporte de cuentas por pagar : Clave para conocer la situación

Mar 14, 2016 | Workflow de facturas

La tramitación de las facturas de proveedores es una tarea ardua y muy desagradecida. El área de Cuentas por Pagar es el encargado del registro contable de gastos y pagos con toda la gestión de resolución de incidencias que implica. En muchas organizaciones se percibe a Cuentas por Pagar como un mal necesario y se abandona este proceso para prestar atención a otros más “importantes”.

Además hay factores externos que añaden complejidad a una situación cambiante: cambios en prácticas del negocio (factura electrónica, uso del pdf…), cambios normativos (legislación impositiva, suministro inmediato de información…)

Como consecuencia de este “olvido” el proceso de tramitación de facturas de proveedores se convierte en un mero superviviente que no dispone de las herramientas ni de la información necesaria y suficiente para saber siquiera en qué punto se encuentra.

Reporte de cuentas por pagar: Ageind de estado de las facturas

Existen distintos tipos de reporte de cuentas por pagar encaminados a medir volúmenes, eficiencias, productividades, tiempos…pero hay uno que es el más relevante en cuanto a visibilidad y estado de salud del proceso. Es algo tan sencillo y a la vez complejo como el “Ageing de estado de las facturas”.

El ageing de estado muestra la antigüedad de las facturas en proceso. Es decir, indica en qué estado está cada factura en el momento actual, desde hace cuanto tiempo y quién es el responsable de la tarea a realizar con la factura. Se trata de saber por tramos de tiempo cuántas facturas hay pendientes de aprobar ( y cada uno de sus aprobadores), cuántas hay pendientes de imputar contablemente, cuántas hay en excepción (pudiendo desglosarse cada una de las excepciones), cuántas hay pendientes de pago…es información de volúmenes, tiempos y responsables.

Información relevante del reporte de cuentas por pagar

Este reporte contesta a muy variadas preguntas, aportando información muy relevante

  1. ¿la situación actual es preocupante en cuanto a número de facturas en proceso ?…con un poco de histórico la organización puede saber si tener mil facturas en excepción es algo normal y aceptable o es por el contrario el disparador de una situación de alarma.
  2. ¿tener el grueso de las facturas con una antigüedad de más de 10 días es un indicador de algún problema?…con la respuesta a esta pregunta  se detectan cuellos de botella y se pueden aplicar soluciones de mejora.
  3. ​¿por qué hay un departamento que sistemáticamente tiene menos facturas pendientes que otro? ¿por qué de las compañías de la organización hay una que a final de mes es la que menos facturas tiene en excepción ?…con lo que podemos obtener información a cerca de buenas prácticas que sirvan de modelo al resto.

Esta información debe estar disponible con el uso de una herramienta de workflow de facturas que irá registrando y dejando rastro de cada uno de los eventos de la factura permitiendo conocer el estado individualizado de cada una en cualquier momento.

La idea fundamental detrás de este reporte es dar visibilidad a los responsables del área, y esa visibilidad es información muy relevante para poder adoptar medidas tanto de corrección de situaciones puntuales como de mejora del proceso. Esta información permitirá tener un preciso control sobre el estado del proceso detectando de manera inmediata anomalías y situaciones que requieran una actuación especial.

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