Responsabilidad de Cuentas por Pagar en la resolución de excepciones

Feb 23, 2016 | Workflow de facturas

Cuentas por Pagar (AP) es el área encargada de la tramitación administrativo-contable de las facturas de proveedores/acreedores. Esa tramitación incluye la realización de las siguientes tareas: gestión documental, conformación, codificación y resolución de incidencias. Y es generalmente aceptado que las tareas de aprobación y pago, aún siendo parte del circuito de tramitación, no son desarrolladas por AP.
El hecho de que las tareas de aprobación y pago sean desarrolladas por otros actores se basa en la “separación de poderes” dentro de la organización. Estas actividades suelen corresponderse con normas, en la gran mayoría de los casos formalizadas, que buscan desligar la responsabilidad del apunte contable de su aceptación y liquidación.
En el caso de la resolución de incidencias asistimos con frecuencia a la formulación de la siguiente pregunta: ¿Por qué es  responsabilidad de AP resolver las incidencias ?.  Hay una primera respuesta y es que es habitualmente el área que recibe la factura, así que como ya la tiene…Pero la respuesta correcta se fundamenta en la naturaleza de la incidencia:
  • • Excepciones formales, relacionadas con validaciones de forma del documento: cálculos aritméticos; direcciones/datos fiscales; duplicidades…es correcto que sean responsabilidad de AP, por cuanto no deben hacerse apuntes contables sobre la base de documentos formalmente erróneos.
  • • Excepciones de fondo, referidas al contenido realmente sustantivo de la factura, “lo facturado” por el proveedor. Cuando se trata de discrepancias en los servicios prestados, mercancías entregadas, precios acordados…¿Qué capacidad de resolución, más allá de la identificación de la incidencia, puede tener AP ?.
Si hay un problema con las mercancías y  es un almacén el que las ha recibido, ¿no le corresponderá a dicho almacén, pues dispone de la información y conocimiento de las mercancías,  solventar el problema que pudiera haber con la mercancía?
Si hay un problema con los precios, ¿no le corresponderá a quién los haya negociado resolver las diferencias ?
En estas situaciones AP normalmente actúa como un mero intermediario,  en muchos casos con una elevada carga de trabajo manual: remitiendo documentación (con sus correspondientes copias), controlando qué y a quién se entrega (con sus correspondientes ficheros accesorios, excel habitualmente) y atendiendo a unos y otros por distintos medios (proveedores que llaman por teléfono, emails internos con recordatorios…).  Esta situación no tenía hasta la actualidad una adecuada solución tecnológica.
En la medida en que estos pasos intermedios, en los que AP realiza exclusivamente funciones administrativas de bajo valor, puedan ser automatizados haciendo llegar la factura (mejor si es factura electrónica)  lo más rápido posible a quien de verdad posee capacidad de resolución, el proceso será mucho más eficiente con el correspondiente ahorro en tiempo y dinero. Existe ya tecnología accesible para conseguir la procedimentación y automatización de la asignación de la excepción a su verdadero responsable a través de herramientas de workflow de facturas (tramitación, aprobación y resolución de excepciones).
La evolución de AP debe ser a la de un proveedor de servicios dentro de la organización, que aporta valor a los clientes internos permitiendo que el negocio de la compañía se desarrolle de la forma más ágil posible.

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