10 raisons d'envisager l'externalisation des tâches de l'AP (Partie I)

11 juillet 2016 | Externalisation

95 % des entreprises cotées au NASDAQ ont externalisé tout ou partie de leurs processus liés à la fonction de comptabilité fournisseurs (AP), alors qu'en Espagne, seules 17 % des entreprises de l'IBEX adoptent actuellement cette stratégie d'externalisation. De nombreux services de comptabilité fournisseurs utilisent l'externalisation pour améliorer le fonctionnement de leurs processus, mais l'externalisation ne doit pas nécessairement être complète, ce qui permet d'obtenir des avantages différents en fonction de ce qui est externalisé et de l'ampleur de l'externalisation.

Externalisation des tâches d'éducation et de formation tout au long de la vie

Les entreprises sont soumises à une pression constante pour réduire les coûts, et les opérations de back-office non génératrices de revenus sont les premières à faire l'objet d'une réduction. Dans le même temps, des réglementations telles que la loi Sarbanes-Oxley - bien qu'elle ne concerne que les sociétés cotées en bourse aux États-Unis, elle est devenue une référence mondiale - exigent de la direction qu'elle consacre davantage de temps à l'amélioration des contrôles internes.

Ces deux raisons ont été un facteur majeur dans la centralisation des fonctions de back-office, y compris la plupart des opérations financières et comptables, et c'est à ce stade que l'externalisation est de plus en plus considérée comme une option qui peut offrir des avantages significatifs tout en réduisant les coûts et en augmentant l'efficacité.

En règle générale, l'AP fait partie d'une stratégie d'externalisation plus large au sein d'une organisation. L'AP est généralement l'une des premières fonctions à être externalisée car il s'agit d'une "activité interne", c'est-à-dire une activité qui n'est pas vue par les clients de l'entreprise, ce qui explique pourquoi l'externalisation de l'AP est perçue comme présentant un risque très limité, voire inexistant, pour la marque et l'image de l'entreprise.

Les 10 moteurs de l'externalisation de l'AP

Voici les principales raisons pour lesquelles les directeurs financiers devraient envisager d'externaliser tout ou partie de leurs activités d'audit interne.

  1. Optimisation des coûts
    La réduction des coûts est la première raison de l'externalisation de l'AP. Les actionnaires font pression sur les grandes organisations pour qu'elles augmentent leurs marges, les stratégies d'externalisation permettent aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier, et les avantages obtenus par l'externalisation en termes de réduction des coûts offrent une marge de manœuvre intéressante pour être compétitif sur le marché. Cependant, il faut toujours garder à l'esprit que la réduction des coûts dérivée de l'externalisation de l'AP dépendra du niveau d'efficacité déjà atteint par une organisation. Par exemple, si un département PA a déjà mis en place une stratégie efficace d'automatisation des factures fournisseurs, la réduction des coûts sera moindre que pour une entreprise qui n'en a pas.
  2. Automatisation des processus
    Alors que de nombreuses organisations adoptent des processus sans papier, le département AP est encore largement inondé de papier. La gestion des documents est donc un défi majeur pour les organisations, et l'externalisation leur permet de libérer beaucoup de temps et de ressources, tout en transférant la charge du papier sur le prestataire de services externalisés. La simplification et la normalisation des processus de PA et des règles commerciales sous-jacentes grâce à l'utilisation des nouvelles technologies permettent de réduire la paperasserie et donc les coûts liés aux processus manuels.
    Un prestataire de services d'externalisation de la gestion des comptes fournisseurs intègre généralement une certaine forme d'automatisation dans le processus de gestion des comptes fournisseurs qui lui est confié. L'automatisation améliore considérablement la précision de la saisie des données et permet d'éviter les erreurs telles que les trop-perçus, les paiements en double, les paiements incorrects aux fournisseurs, la perte de remises, les frais de retard de paiement, etc. Par exemple, l'externalisation permet - dans de nombreux cas - d'obtenir des autorisations en ligne, ce qui réduit considérablement le temps de cycle entre la facture et le paiement, augmentant ainsi la possibilité d'accéder à des remises pour paiement anticipé, le cas échéant. Le développement des communications électroniques a rendu possible la conduite à distance des activités de l'Autorité palestinienne. En outre, l'adoption croissante de solutions de flux de travail, de gestion des documents et de technologies d'imagerie permet des transactions électroniques et élimine le besoin de papier.
  3. Dernières technologies et applications de workflow.
    Outre la gestion et l'automatisation des documents, un autre défi majeur pour la plupart des départements AP est le workflow - le processus d'acheminement et d'approbation qui peut impliquer une interaction et un suivi avec différents employés de l'organisation.
    Un faible niveau d'automatisation des flux de travail a un impact négatif sur l'efficacité, qui s'en trouve considérablement affectée. Les prestataires de services d'externalisation de la gestion des comptes fournisseurs investissent dans les technologies les plus récentes, tant pour la gestion des documents que pour le flux de travail, et sont en mesure de tirer parti de ces avantages pour les transférer à leurs clients.
  4. Flexibilité des coûts.
    L'externalisation offre aux organisations la possibilité de travailler avec différents modèles. Par exemple, le coût fixe de la fonction PA peut être converti en coût variable lorsqu'un modèle de tarification basé sur les transactions est adopté. Sur cette base, le nombre d'employés à temps plein (ETP) requis peut être augmenté ou diminué en fonction de la charge de travail. En outre, les organisations ont la possibilité de travailler avec un groupe de professionnels employés par le prestataire de services d'externalisation sans avoir à faire face aux frais généraux de recrutement, d'attrition, de formation, etc.
  5. Standardisation - Normalisation.
    Dans les grandes organisations, les départements d'audit interne sont le plus souvent décentralisés, répartis sur plusieurs sites, et ne bénéficient donc pas des avantages de la normalisation. Cela est particulièrement vrai dans le cas des opérations mondiales, car les processus d'AP sont souvent définis différemment d'un pays à l'autre. Il n'existe donc pas de méthode "standard".
    L'externalisation oblige les organisations à centraliser le processus de PA et à appliquer des méthodologies et des processus standard adaptés à chaque région. Par exemple, une organisation opérant à l'échelle mondiale devra négocier avec les banques des taux et des services standard applicables à tous ses sites. Avant cela, l'organisation doit normaliser ses processus (tels que la fréquence des paiements, la gestion des flux de trésorerie, les conditions de crédit standard, etc.

La semaine prochaine, nous poursuivrons avec 5 autres raisons aussi intéressantes, voire plus, que celles présentées ici. Toutefois, si vous ne pouvez pas attendre, n'hésitez pas à nous contacter et nous en discuterons en personne.

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