Comptabilité Automatisée et Approbation des Factures
Workflow de Factures
Un modèle de service intégré qui couvre toutes les étapes du processus de traitement des factures (workflow d’approbation des factures) y compris les applications et les services administratifs comptables.
easyap met à la disposition de ses clients les outils d’automatisation easyapIP pour toutes les étapes du processus de facturation, de la réception des factures à leur enregistrement comptable automatique dans le système de gestion d’entreprise, optimisant le processus de résolution des exceptions et la vérification des factures grâce à la synchronisation opportune de tous les acteurs du processus (fournisseur, acheteur, entrepôt, finances et approbateur).
Avantages du Workflow de factures
- Transformation des coûts fixes en coûts variables
- La catégorisation des exceptions identifie des points clairs d’amélioration dans les processus associés
- Augmentation de la productivité des acteurs du processus, entraînant des économies de coûts
- Enregistrement électronique de toutes les actions du processus, favorisant le contrôle interne
- Réduction des délais de résolution des exceptions et du processus d’approbation
- Facilite la planification de la trésorerie
- Visibilité de l’état de toutes les factures. Attribution automatique des tâches aux responsables selon des règles métier.
Qu’est-ce que easyap Factures ?
Une plateforme en ligne pour l’automatisation du processus de facturation, complétée par des services de comptabilité experte.
Cycles de facturation avec et sans commande, automatisant les tâches de rapprochement/validation, de résolution des exceptions, de codification, d’approbation et d’enregistrement comptable des factures.
À qui s’adresse-t-il ?
Aux entreprises de toute taille qui souhaitent augmenter la productivité de leurs départements de comptes fournisseurs et améliorer et optimiser les processus de comptabilité fournisseurs.
Pourquoi l’utiliser ?
- Économie de coûts jusqu’à 45%
- Sans investissement initial.
- Coût variable selon le nombre de factures traitées.
- Ne nécessite pas de développements internes.
Fonctionnalités Clés du Workflow d’Approbation des Factures
Réception sous différents formats.
Possibilité de disposer d’un canal d’entrée unique pour les factures, quel que soit leur format. On peut recevoir des factures électroniques, par e-mail, papier… toutes auront un même canal d’entrée. Numérisation certifiée qui permet la destruction des factures papier.
Différents formats de sortie, en fonction de la destination des factures.
Les factures peuvent être envoyées à un système comptable avec un fichier spécifique ou à un système d’exploitation avec un fichier différent. Flexibilité dans l’adaptation au format de sortie.
Workflow d’approbation des factures.
Extensible et avec des états très divers qui permettront un traitement allant du plus simple au plus complexe avec des fonctionnalités pour : le codage comptable, les circuits de vérification des factures, le rapprochement/lettrage automatique et la résolution des exceptions. Aboutissant à un fichier comptable pour l’ERP, si tel est le souhait.
Accès web.
Sans exigences système ni besoin d’acquérir aucun type de matériel (HW) ni logiciel (SW). Suffit d’un navigateur et d’une connexion internet.
Puissant moteur de rapprochement automatique.
Qui, grâce à l’utilisation de divers critères, permet d’obtenir des pourcentages de rapprochement automatique supérieurs à 90%.
Visibilité complète pour le service financier.
Permettant de connaître en ligne et à tout moment l’état et le responsable de toutes et chacune des factures.
Enregistrement de tous les événements avec l’utilisateur.
Date et heure, commentaire et type d’action. Informations très utiles à des fins d’audit et de contrôle des actions.
Archivage en ligne pendant la durée convenue.
Accès aux images/données de toutes les factures archivées.
Comment fonctionne le processus d’automatisation des factures fournisseurs ?
Le portail de facturation électronique easyapIP dispose de workflows spécifiquement conçus pour l’automatisation des factures fournisseurs et pour couvrir les cas d’usage particuliers du traitement de la réception des factures de tiers. Nous représentons ci-dessous les circuits habituels de factures avec ou sans commande.
1. Réception des factures :
Réception des factures : tout format
2. Validation des factures :
Validations : de différentes natures, formelles, de duplicité, de données…
3. Identification des factures :
Identification automatisée du type de facture : avec ou sans commande / autres circuits propres logique implémentée basée sur les informations de la facture, les attributs du fournisseur
4. Factures avec commande :
Factures avec commande : rapprochement automatique
4. Factures sans commande :
Factures sans commande : codification et approbation
Comparaison avec la commande (comparaison du numéro de commande et des montants).
Comparaison avec la commande et le bon de livraison : numéro de commande, numéro de bon de livraison, unités, prix unitaire et tout autre élément.
Codification :
imputation comptable, compte et éléments de comptabilité analytique (jusqu’à 5 niveaux) :
Automatique basée sur les informations de la facture, fournisseur
Manuelle, avec chargement depuis xls.
Approbation : attribution automatique à un ou plusieurs utilisateurs (séquence) pour signature électronique, basée sur des règles métier facilement paramétrables par fournisseur, montant, centre de coût, compte comptable…
5. Résolution des Incidents
Catégorisation détaillée du type de problème et attribution automatique au responsable approprié de sa résolution. Options d’action en fonction du type de problème
6. Comptabilisation
Création automatique d’une écriture comptable adaptée aux caractéristiques de l’ERP
Workflow Avancé de Factures
Codification des Factures Sans Commande
L’absence de Commande/Ordre d’Achat exige une approbation des dépenses a posteriori. Obtenir cette approbation implique beaucoup d’efforts et de temps. Ce phénomène est très présent dans les « urgences », violant les fondements du contrôle interne. Sans Commande, l’ignorance de l’occurrence des dépenses est encouragée, provoquant l’apparition de surprises.
Voici, à un niveau très élevé, les étapes que suit l’information dans le processus de traitement des factures sans commande, depuis la saisie et la vérification des factures jusqu’à l’information de paiement ultérieure.
Matching des Factures avec Commande
En moyenne, 15 % des factures traitées présentent des exceptions. Le coût de traitement d’une facture avec exception est 20 fois supérieur à celui du traitement d’une facture sans incident. Dans la majorité des cas, c’est le service comptes fournisseurs qui est chargé de traiter l’exception lorsqu’il ne dispose pas de l’autorité pour la résoudre.
Voici, dans les grandes lignes, les étapes que suit l’information dans le processus de traitement des factures avec commande, depuis la saisie et la vérification des factures jusqu’à l’information de paiement ultérieure.
Numérisation Certifiée et Capture de Factures
Réalité Actuelle
Habituellement, la manière de traiter les factures est lente, inefficace et coûteuse.
Motivée par la grande variété des formats de facture et la prédiction déficiente de la structure dans les lignes de détail, la technologie de capture automatisée de factures OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) ne parvient toujours pas à résoudre adéquatement cette activité.
Notre proposition de numérisation certifiée
easyap propose une solution basée sur un équilibre adéquat entre technologie et dévouement de personnel spécialisé. Nous facilitons l’image numérique et les données de la facture.
easyap est homologuée par l’Agence Fiscale pour la numérisation certifiée des factures. Grâce à ce nouveau processus, l’obligation d’archivage physique des factures est éliminée, car les documents numériques générés répondent à toutes les exigences fiscales/légales requises.
Avantages
- Transformation des coûts fixes en coûts variables
- Économies de coûts
- Réduction du cycle de comptabilisation des factures
- Amélioration de l’accessibilité aux factures
- Minimise la perte de factures
