Wenn Sie Finanzdirektor sind, haben Sie wahrscheinlich bereits effizientere Lösungen für Ihre elektronische Rechnungsstellung. Obwohl Excel jahrelang eine bequeme Ressource war, ist es durch neue rechtliche und technologische Anforderungen zunehmend begrenzt und veraltet. Wir erklären Ihnen, warum Sie die Excel-Rechnungen aufgeben sollten, wie sich aktuelle Vorschriften auswirken, wann eine weitere Rechnungsstellung damit unmöglich wird und welche sichersten, effektivsten und zugelassenen Alternativen es gibt, um alles zu verwalten.
Wie werden Rechnungen in Excel erstellt?
Wenn Sie im Finanzbereich arbeiten oder ein Unternehmen besitzen, wissen Sie sicherlich, wovon wir sprechen. Rechnungen mit Excel zu erstellen bedeutet:
- Vorlagen erstellen und anpassen mit festen Daten: Logo, USt-IdNr., Kundendaten usw.
- Manuell eingeben der Positionen: Serie, Datum, Beschreibung, Einheit, Preis und Zwischensumme.
- Formeln anwenden für Mehrwertsteuer, Abzüge, Gesamtsummen usw.
- In PDF konvertieren und per E-Mail versenden oder Dokumente ausdrucken.
- Rechnungen speichern und ein manuelles Register aktualisieren.
Und obwohl Excel aufgrund seiner Vielseitigkeit und geringen Kosten sehr beliebt war, weist es heute mehrere Einschränkungen auf:
- Mehr menschliche Fehler bei der manuellen Dateneingabe: Zahlen, falsche Formeln oder Duplikate.
- Gewährleistet weder Rückverfolgbarkeit noch Integrität der Aufzeichnungen.
- Versand, Nachverfolgung, Inkasso und Steuerarchivierung sind wenig agil.
Ist es möglich, mit der neuen elektronischen Rechnung so abzurechnen?
Tatsache ist, dass in Spanien die Rechnungsstellung mit Excel an öffentliche Einrichtungen bereits rechtlich unhaltbar ist. Im privaten Bereich können Unternehmen diese Rechnungen zwar noch akzeptieren, sie sind jedoch auch für Kunden ungültig, die Facturae verlangen. Und das wird noch zunehmen.
Man sagt, es sei möglich, eine Excel-Rechnung in PDF zu konvertieren und zu versenden, aber das erfüllt nicht die Anforderungen der verpflichtenden elektronischen Rechnung, da:
- Verfügt nicht über das Facturae-Format noch über eine anerkannte elektronische Signatur.
- Integriert sich nicht in zugelassene Lösungen die Rückverfolgbarkeit, Authentizität und Integrität gewährleisten.
Das heißt, dass im Zuge der digitalen Transformation, an der sich Regierungen weltweit und die gesamte Geschäftswelt beteiligen, Excel-Rechnungen aufgrund solcher Einschränkungen an Bedeutung verlieren:
Die Bedeutung der Verwendung von zugelassener Software
Deshalb sagen wir im vorherigen Abschnitt, dass zugelassene Software für die elektronische Rechnungsstellung jetzt und in Zukunft so wichtig ist. Konkret bieten sie:
- Gesetzeskonformität. Facturae, elektronische Signatur, PTO und geltende Vorschriften.
- Rückverfolgbarkeit und Sicherheit. Automatische Registrierung, Sendungsverfolgung, sichere Archivierung und nachweisbare Integrität.
- Effizienz und Skalierbarkeit. Automatisierte Arbeitsabläufe mit Ausstellung, Versand und Archivierung der Dokumente.
- Bessere Finanzkontrolle. Sie bieten Dashboards mit Echtzeitinformationen, Zahlungs-, Inkasso- und vorkonfigurierten Feldern.
Wenn Sie also weiterhin Excel für die Rechnungsstellung nutzen und keine zugelassene Software verwenden:
- Sie laufen Gefahr, Sanktionen für ungültige E-Rechnungen zu erhalten.
- Sie verlieren an Agilität und finanzieller Transparenz.
- Sie werden aufgrund der manuellen Rechnungsverwaltung mehr Fehler und Duplikate haben.
3 Gründe, warum Sie keine Excel-Rechnungen erstellen sollten
Darüber hinaus sind hier die drei Hauptgründe, warum Sie aufhören sollten, Ihre Rechnungen in Excel zu erstellen:
- Rechtliches und regulatorisches Risiko. Dies sind Rechnungen, die weder den Facturae-Anforderungen noch der zugelassenen elektronischen Signatur entsprechen. Darüber hinaus sind sie anfällig für Inspektionen und gemäß dem Antibetrugsgesetz sanktionierbar.
- Unprofessionelles Unternehmensimage. Manuelle oder Excel-Rechnungen enthalten oft veraltete oder inkonsistente Logos. Außerdem erfolgt der Versand oft per E-Mail, was zu Unordnung führen und dem Unternehmen ein schlechteres Bild verleihen kann.
- Betriebliche Ineffizienz.Bei Excel-Rechnungen sind die Bearbeitung, der Versand, die Abrechnungen und die Archivierung der Dokumente manuell, was die Effizienz mindert. Zudem ist das Risiko von Datenfehlern, Duplikaten oder fehlgeschlagenen Zahlungen deutlich höher.
Wie wirkt sich das Anti-Betrugsgesetz auf die Rechnungsstellung mit Excel aus?
Betrachtet man den rechtlichen Aspekt, so besagt das jüngste Gesetz 11/2021 über Maßnahmen zur Prävention und Bekämpfung von Steuerbetrug (Art. 7) legt fest:
- Rechnungsprotokolle müssen ein sicheres, computergestütztes Register, mit einem Verifizierungssystem, das Änderungen nach der Ausstellung verhindert.
- Es ist verpflichtend, Aufzeichnungen in lesbarer und authentifizierter Form aufzubewahren.
- Die Nutzung von Systemen, die Änderungen ermöglichen, wird bestraft in der Rechnungsstellung, wie es bei unkontrollierten .xlsx-Dateien der Fall sein kann.
Doch neben diesem Anti-Betrugsgesetz, gibt es weitere Vorschriften, die den Übergang zur elektronischen Rechnung verlangen:
- Gesetz 56/2007 – Dienste der Informationsgesellschaft: erfordert Datenschutz und elektronische Signatur für digitale Dienste.
- Königlicher Erlass 1619/2012 – Registrierungspflichten: legale Rechnungen und systematische Registrierung.
- Gesetz 25/2013 – Nutzung der elektronischen Rechnung mit der öffentlichen Verwaltung.
- Gesetz 11/2021 (Anti-Betrugsgesetz) – Computergestütztes und unantastbares Buchhaltungsregister.
- Umsatzsteuergesetz 58/2003 – Kontrolle der Lieferungen und Belege zur Begründung des Vorgangs.
Heutzutage erfüllt die Rechnungsstellung in Excel nicht diese Kriterien für Sicherheit, Integrität und Unveränderlichkeit der Aufzeichnungen. Die Nichteinhaltung eines dieser Gesetze kann zu Sanktionen, Bußgeldern und sogar zu steuerlichen Blockaden führen.
Tipps zum Ersetzen von Excel durch professionelle Rechnungsstellung
In diesem Zusammenhang raten Beratungsfirmen, kurzfristig (6–12 Monate) zu migrieren. Nun, wie kann man Excel-Rechnungen hinter sich lassen und mit der elektronischen Rechnungsstellung beginnen?:
- Implementieren Sie eine zertifizierte Cloud-Rechnungssoftware.
- Nutzen Sie ein ERP mit Rechnungsstellungsmodul.
- Arbeiten Sie mit zertifizierten Marktplätzen oder vertikalen Plattformen.
- Setzen Sie auf eine digitale Rechnungs-API.
- Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen verwendete Technologie Blockchain oder fortschrittliche Signaturen nutzt.
- Führen Sie eine schrittweise Migration durch.
- Schulen Sie das Team im Umgang mit dem von Ihnen implementierten Tool.
- Führen Sie Tests durch, um die korrekte Funktion Ihres Systems zu überprüfen.
Warum easyap für die Rechnungsstellung besser ist als Excel
Genau hier kommt easyap ins Spiel. Eine Lösung, die Ihnen hilft, diese Ratschläge umzusetzen und die zahlreichen Vorteile elektronischer Rechnungen zu nutzen. Dies können Sie mit dieser Vergleichstabelle mit Excel-Rechnungen überprüfen:
Daher gewährleisten Sie mit easyap:
- Vollständige rechtliche Konformität
- Mehr Produktivität, da es automatisiert, Rechnungen ausstellt und ohne manuelles Eingreifen aufzeichnet.
- Erweiterte Finanzkontrolle mit Dashboards, Kundenanalysen, Zahlungserinnerungen und optimalen Steuermodulen, neben weiteren Vorteilen.
Zusammenfassend war die Rechnungsstellung mit Excel nützlich und sogar unerlässlich. Dennoch, im digitalen Zeitalter, wird es rechtlich und operativ obsolet. Die aktuellen Gesetze verlangen zertifizierte Systeme mit Signatur, Nachvollziehbarkeit und strukturiertem Versand.
Wenn Sie operative Effizienz, rechtliche Sicherheit und finanzielle Optimierung wünschen, müssen Sie zu einer zertifizierten Software migrieren. In diesem Szenario, ist easyap ideal für Finanzdirektoren, die Vorschriften einhalten und wachsen möchten. Kontaktieren Sie unsund erleben Sie echte Einsparungen, weniger Risiko und vor allem einen Sprung zu digitaler Effizienz und Professionalität.
