Wir nennen es Globalisierung, und eine ihrer besten Folgen ist, dass internationale Geschäftsabläufe immer häufiger werden. Gleichzeitig ist das Umfeld heute vollständig online. Daher ist die elektronische Rechnung eine Realität und eine übergreifende Notwendigkeit für alle Länder und Unternehmen. In diesem Beitrag werden wir den Fall eines bestimmten Landes betrachten, das uns besonders nahe ist: die elektronische Rechnung in Portugal.Wie in Spanien ist sie bereits ein unverzichtbares Instrument für die gesamte Geschäftswelt. Diese Anleitung richtet sich also an diejenigen, die die elektronische Rechnungsstellung in ihren Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen des Nachbarlandes richtig verstehen und anwenden wollen.
Geschichte und Entwicklung der elektronischen Rechnung in Portugal
Wie in anderen entwickelten Ländern, ist die elektronische Rechnung in Portugal das digitale Dokument, das die Papierrechnung mit der gleichen rechtlichen Gültigkeit ersetzt.Ihr Ziel ist es, die Effizienz zu verbessern, Kosten zu senken und die Transparenz bei Geschäftstransaktionen zu gewährleisten.
Tatsache ist, dass die Einführung der elektronischen Rechnung in Portugal in letzter Zeit beschleunigt wurde. Wie? Durch die Implementierung des SAFT Portugal-Systems (Standard Audit File for Tax purposes), das wir später ausführlich erläutern.
Ihre Integration im Nachbarland war, wie auch hier, schrittweise, aber mit zwei Höhepunkten:
- Seit Januar 2019 ist die elektronische Rechnungsstellung obligatorisch für alle portugiesischen Unternehmen, die mit dem öffentlichen Sektor interagieren.
- Ab Januar 2021, wurde diese Verpflichtung auf Transaktionen zwischen privaten Unternehmen (B2B).
Diese Entwicklung spiegelt auch die kontinuierlichen Bemühungen der portugiesischen Regierung wider, ihre Steuerprozesse zu digitalisieren und zu modernisieren.
Vorschriften und gesetzliche Anforderungen
Derzeit erleichtert die elektronische Rechnung die steuerliche Compliance und verbessert gleichzeitig die operative Effizienz von Unternehmen. Durch die Automatisierung der Rechnungsstellung, Unternehmen reduzieren Fehler, minimieren Kosten und beschleunigen Zahlungszyklen. Darüber hinaus trägt die elektronische Rechnungsstellung zur Nachhaltigkeit bei, indem sie den Papierverbrauch reduziert.
Um diese Compliance zu erreichen, gibt es jedoch zwei grundlegende Begriffe bezüglich der elektronischen Rechnungsstellung in Portugal, die wir aufschlüsseln müssen
1. SAFT Portugal: Standardisierung und Steuerkontrolle
Das SAFT Portugal ist ein standardisiertes Format, das die elektronische Steuerprüfung von Unternehmen erleichtert. Dieses System ermöglicht es der Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) effizient und transparent auf Steuerinformationen zuzugreifen. Aus diesem Grund müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre elektronischen Rechnungssysteme mit SAFT kompatibel sind.
2. ATCUD Portugal: Neue Kodierungsanforderung
Ein weiteres Schlüsselkonzept ist der ATCUD Portugal. Es ist ein eindeutiger alphanumerischer Code, der für jedes Dokument generiert und von der Finanzbehörde validiert werden muss, bevor er in die Rechnung aufgenommen wird. So wird sichergestellt, dass jedes Dokument einzigartig ist und nicht dupliziert oder geändert werden kann.
Die Rolle der elektronischen Signatur in Portugal
Die elektronische Signatur in Portugal ist ebenfalls ein unverzichtbares Element. Unternehmen müssen anerkannte digitale Zertifikate verwenden, um ihre Rechnungen elektronisch zu signieren. Es gibt jedoch verschiedene Arten von elektronischen Signaturen:
- Einfache elektronische Signatur für Dokumente, die kein hohes Sicherheitsniveau erfordern.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur für Dateien oder Dokumente, die eine höhere Gewissheit der Authentizität erfordern.
- Qualifizierte elektronische Signatur, die am sichersten ist und den Anforderungen der europäischen eIDAS-Verordnung entspricht. Sie ist für die meisten Transaktionen obligatorisch, da sie von der EU selbst stammt.
Vorteile der digitalen Rechnung in Portugal
Was bereits deutlich geworden ist, ist, dass die Einführung der elektronischen Rechnung in Portugal, wie in anderen Ländern auch, vielfältige Vorteile bietet. Zu den Vorteilen, die easyap hervorhebt, gehören:
- Kostensenkung wie Papier, physische Lagerung und Versand.
- Mehr operative Effizienz durch die Automatisierung und Hyperautomatisierung von Prozessen.
- Einhaltung der Steuervorschriften, wodurch Sanktionen jeglicher Art vermieden werden.
- Mehr Transparenz zur Erleichterung von Audits und internen Kontrollen.
- Reduzierung des Papierverbrauchs und Beitrag zur Nachhaltigkeit.
In vielen Organisationen verbessert die Einführung der elektronischen Rechnung sogar oft die Geschäftsbeziehungen, da sie schnellere und effizientere Zahlungen ermöglicht.
Wie man die elektronische Rechnung in Portugal implementiert
Oft entsteht das größte Problem jedoch, wenn es darum geht, die elektronische Rechnung zu implementieren, sowohl in Portugal als auch in jedem anderen Land. In dieser Hinsicht ist es entscheidend, eine Software wie die von easyap zu wählen, die die Kompatibilität mit SAFT Portugal gewährleistet und alle Anforderungen erfüllt, einschließlich der Integration der elektronischen Signatur und des ATCUD Portugal.
Daher muss die Software für die elektronische Rechnungsstellung die folgenden Funktionen enthalten, um die portugiesischen Vorschriften zu erfüllen:
- Kompatibel mit SAFT-PT, damit die Steuerdaten im richtigen Format vorliegen.
- Fähigkeit, den ATCUD-Code zu generieren und zu validieren.
- Ermöglichung der digitalen Signatur von Rechnungen mit anerkannten Zertifikaten.
- Erleichterung der Erstellung, des Versands und der Nachverfolgung von Rechnungen.
- Gewährleistung des Datenschutzes und der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sowie der Informationssicherheitspolitik.
Darüber hinaus erfordert die Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung eine sorgfältige Integration in die bestehenden Systeme des Unternehmens. Dazu bieten wir Ihnen diese detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung:
- Bedürfnisse bewerten Ihres Unternehmens.
- Software mit bestehenden Systemen konfigurieren und Rechnungsoptionen.
- Mitarbeiter angemessen schulen in der Nutzung des neuen Systems.
- Tests durchführen um sicherzustellen, dass das System korrekt funktioniert und den Vorschriften entspricht.
Nun ist es soweit, der Rollout. Für diesen letzten und entscheidenden Schritt implementieren Sie das System unternehmensweit und können danach mit der Ausstellung elektronischer Rechnungen beginnen.
Umgang mit regulatorischen Änderungen
Sie müssen auch beachten, dass sich die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung weiterentwickeln. Daher ist es wichtig, über alle regulatorischen Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben. Das deutlichste und jüngste Beispiel ist die Einführung der ATCUD im Jahr 2021, die Anpassungen in den Rechnungssystemen erforderte, um den neuen Code aufzunehmen.
Vergleich mit anderen europäischen Ländern
Für Unternehmen, die in Portugal oder anderen europäischen Ländern tätig sind, ist es zudem unerlässlich, die Unterschiede in den Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung zu verstehen. Daher präsentieren wir hier einen kurzen Vergleich zur aktuellen Situation der digitalen Rechnungsstellung in verschiedenen Ländern.
- In Deutschland wird die elektronische Rechnungsstellung durch die ZUGFeRD-Verordnung und das Factura-X-Format geregelt. In Kürze wird sie landesweit eingeführt, unabhängig davon, ob es sich um eine B2B- oder B2C-Transaktion handelt.
- In Frankreich ist die elektronische Rechnungsstellung obligatorisch für Transaktionen mit dem öffentlichen Sektor und muss dem Factur-X-Format entsprechen. Darüber hinaus werden Anstrengungen unternommen, diese Pflicht auf Transaktionen zwischen privaten Unternehmen auszudehnen.
- Italien hat ein obligatorisches System für die elektronische Rechnungsstellung für alle B2B- und B2C-Transaktionen eingeführt. Das verwendete Format ist FatturaPA, und die Rechnungen müssen über das Sistema di Interscambio (SDI) versendet werden.
- In Spanien ist die elektronische Rechnung obligatorisch für Transaktionen mit dem öffentlichen Sektor und es wird das Format Facturae. Darüber hinaus werden Schritte unternommen, um diese Pflicht auf Transaktionen zwischen privaten Unternehmen auszudehnen.
- Schweden hat die Verordnung PEPPOL für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor, die die Interoperabilität und den Austausch von Rechnungen auf europäischer Ebene erleichtert.
Wie Sie sehen, hat jedes Land seine eigenen Anforderungen und Formate für die elektronische Rechnungsstellung, was grenzüberschreitende Vorgänge erschweren kann. Jedoch sind Lösungen wie die von easyap darauf ausgelegt, diese Komplexitäten zu bewältigen,indem sie mehrsprachigen Support bieten und die Einhaltung der Vorschriften jedes Landes gewährleisten.
Die Beziehung von easyap zur portugiesischen E-Rechnung
An dieser Stelle möchten wir uns auf uns selbst konzentrieren; easyap ist ein führender Anbieter von E-Invoicing-Lösungen und unsere Software ist perfekt angepasstum den portugiesischen Vorschriften zu entsprechen. Warum? Aufgrund der spezifischen Merkmale und Vorteile unserer Software.
1. Volle Kompatibilität mit SAFT-PT
Die Software von easyap ist entwickelt, um SAFT-PT-Dateien gemäß den Spezifikationen der Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) zu generieren und zu verwalten. Daher werden alle steuerlichen Transaktionen mit höchster Präzision erfasst und stehen für Prüfungen zur Verfügung.
2. Automatische ATCUD-Generierung
Unsere Lösung ist in der Lage, den ATCUD-Code für jede Rechnung automatisch zu generieren und zu validieren. So werden manuelle Prozesse eliminiert und das Fehlerrisiko reduziert, wodurch sichergestellt wird, dass alle Rechnungen die Anforderungen an Authentizität und Integrität erfüllen.
3. Integrierte elektronische Signatur
Auch die Software von easyap enthält erweiterte Funktionen für elektronische Signaturen mit anerkannten digitalen Zertifikaten. Auf diese Weise sind alle ausgestellten elektronischen Rechnungen rechtlich gültig und sicher und entsprechen den Vorschriften Portugals und der EU.
4. Kontinuierlicher Support und Updates
Bei easyap bieten wir kontinuierlichen Support und regelmäßige Updates für unsere Kunden.Dies beinhaltet Anpassungen an alle auftretenden regulatorischen Änderungen, um sicherzustellen, dass Unternehmen stets mit den aktuellen Vorschriften auf dem Laufenden sind.
5. Maßgeschneiderte Lösungen
Schließlich verstehen wir bei easyap, dass jedes Unternehmen einzigartig ist. Aus diesem Grundbieten wir maßgeschneiderte Lösungen an, die sich perfekt in bestehende Systeme integrieren lassen,was eine effiziente und unkomplizierte E-Rechnungsstellung ermöglicht.
Kurz gesagt, die elektronische Rechnung in Portugal erfüllt nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern optimiert auch Prozesse, senkt Kosten und sorgt für Transparenz. In dieser Hinsichtist easyap ein strategischer Partner mit maßgeschneiderten digitalen Rechnungslösungen,sowohl in Portugal als auch im Rest der Welt. Mit uns können Sie sich auf Ihr Wachstum konzentrieren, während Ihre Rechnungsstellung in den besten Händen ist.Kontaktieren Sie unsund überzeugen Sie sich selbst.
