Dieser Artikel ist der dritte in einer Reihe von drei Artikeln, in denen wir unter dem Titel "Das Beste aus der Kreditorenbuchhaltung herausholen" grundlegende Konzepte erörtern, die die Produktivität der Kreditorenbuchhaltung beeinflussen:
- Im ersten Artikel der Serie sprachen wir über die Kosten des Kreditorenbuchhaltungsprozesses,
- In der zweiten befassen wir uns mit Verbesserungen durch Automatisierung und Fehlerraten,
- und in diesem dritten und letzten Abschnitt werden wir uns mit Betrug und Doppelzahlungen, Finanzkontrollen und Lieferantenzufriedenheit befassen.
Kreditorenbuchhaltung : Betrug und doppelte Zahlungen
Betrug ist auf dem Vormarsch. In einer kürzlich durchgeführten Umfrage in den Vereinigten Staaten gaben fast 36 % der Unternehmen an, dass es Beweise für Scheckfälschungen gibt, 48 % mehr als bei der gleichen Frage in einer zwei Jahre zuvor durchgeführten Umfrage. Die Häufigkeit dieser Art von Betrug scheint mit der Größe des Unternehmens zu korrelieren, aber auch kleine Unternehmen sind für dieses Problem anfällig. Ein hohes Betrugsaufkommen ist oft die direkte Folge mangelnder Prozesskontrollen. Die proaktive Verwaltung der Lieferantenstammdatei kann oft ein guter erster Kontrollpunkt sein. Das Führen einer Datei mit einer großen Anzahl von Lieferanten, verglichen mit der Anzahl, die von ähnlichen Unternehmen geführt wird, kann ein Hinweis auf mögliche Betrugsfälle sein. Benchmark-Daten legen nahe, dass Unternehmen mit weniger als 1.000 Mitarbeitern weniger als 20.000 Lieferanten in ihrer Datei haben sollten. Eine Lieferantendatei mit mehr als 50.000 Datensätzen sollte eingehend geprüft werden.
Wenn zum Beispiel die Anzahl der identifizierten doppelten Zahlungen mehr als 0,5% aller Rechnungen ausmacht, kann dies ein Hinweis auf fehlende Kontrollen oder eine nicht verwaltete Lieferantenstammdatei sein. Benchmark-Ergebnisse haben gezeigt, dass Doppelzahlungen für Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern ein erhebliches Problem darstellen.
Kreditorenbuchhaltung: Finanzkontrollen
Dies ist ein Bereich, in dem Studien und Umfragen zunehmend in die Zukunft blicken werden, da sich die geschäftlichen Anforderungen durch die Anwendung immer strengerer Methoden rasch weiterentwickeln. Die Verwendung dokumentierter Richtlinien und Verfahren umfasst Praktiken im Zusammenhang mit Aufgabentrennung, rollenbasierter Sicherheit, Lieferantenrabatten, Scheckverwahrung, Überweisungshäufigkeit, Autorisierungsebenen, Limitbeträgen im Falle mehrerer Unterzeichner, Aufzeichnung auf Transaktionsebene usw.
Kreditorenbuchhaltung: Lieferanten-Zufriedenheit
Die besten Unternehmen kümmern sich auf verschiedene Weise um die Zufriedenheit ihrer Lieferanten und überwachen diese. Eine Reihe von Unternehmen nutzen Selbstbedienungsportale, die es ihren Lieferanten ermöglichen, den Fortschritt des Rechnungsprozesses zu überprüfen, eine realistische Prognose des Inkassotermins zu erhalten, um ihren Cashflow zu speisen, und Antworten auf verschiedene Fragen zu erhalten. Diese Fähigkeit erweist sich als sehr effektiv bei der Reduzierung der Anzahl der Telefonanrufe von Lieferanten an ihre Kunden.
In einer kürzlich durchgeführten Umfrage gaben mehr als 34% der Unternehmen an, dass die Lösung von Unstimmigkeiten bei Lieferantenrechnungen die Aktivität ist, die den größten Einfluss auf die Zufriedenheit der Lieferanten hat.
Kreditorenbuchhaltung für Unternehmen
Unternehmen erzielen erhebliche Vorteile in ihren Prozessen der Kreditorenbuchhaltung, wenn sie ihre Leistung oder Produktivität mit der anderer Unternehmen vergleichen. Zu diesem Zweck sind die Ergebnisse von Umfragen und Studien, die auf die Funktion der Kreditorenbuchhaltung spezialisiert sind, wichtig. Zu den Vorteilen solcher Initiativen gehören z.B. die Senkung der Prozesskosten, die Identifizierung schlechter Prozesse, die Steigerung der Effizienz, die Stärkung der Finanzkontrollen und die Einhaltung von Vorschriften. Darüber hinaus sind Unternehmen, die ihre Kreditorenbuchhaltung einem Benchmarking unterziehen, in einer stärkeren Position, um ihr Working Capital Management zu verbessern, ihre Risiken zu minimieren und die Finanzierungskosten zu senken.
