Man muss kein Finanzexperte sein oder in einer Buchhaltungsabteilung arbeiten, um von den beiden Konzepten dieses Artikels gehört zu haben. Rechnung und Lieferschein. Begriffe, die Sie sicherlich schon einmal gehört haben; sei es als Empfänger oder als Aussteller derselben. Es ist jedoch üblich, dass Leute diese verwechseln. Deshalb stellen wir die folgende Frage: Kennen Sie denUnterschied zwischen Rechnung und Lieferschein? Und wissen Sie auch, wie sie heute verwaltet werden, wo die digitale Transformation alles verändert hat? All das und noch viel mehr erfahren Sie in den nächsten Zeilen.
Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einem Lieferschein?
Beginnen wir mit den Grundlagen. Das heißt, wir stellen klar fest, dassRechnung und Lieferschein nicht dasselbe sind. Weder heute, wo sie online ausgestellt werden, noch früher, als beide mit Stift und Papier erstellt wurden. Bevor wir sie vergleichen und unterscheiden, definieren wir daher zuerst,was eine Rechnung ist und was ein Lieferschein ist.
Was ist eine Rechnung?
Einerseits ist eine Rechnung eine Abrechnung, in der der Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung zu einem bestimmten Preis detailliert aufgeführt ist. Darin werden auch das Datum des Vorgangs sowie die steuerlichen Daten der beteiligten Parteien festgelegt. Der Verkäufer muss diese Rechnung ausstellen und dem Käufer aushändigen, damit dieser sie wie vereinbart begleicht.
Was ist ein Lieferschein?
Ein Lieferschein wiederum ist ein Dokument, das dem Käufer ausgehändigt wird oder, falls zutreffend, der Person, die eine Ware oder Dienstleistung entgegennimmt. Dieser Empfänger wiederum muss den Lieferschein unterschreiben, um den Empfang zu bestätigen. Aus diesem Grund wird er auch häufig als Lieferschein bezeichnet. Tatsächlich hat er buchhalterische, aber keine steuerlichen Funktionen.
An diesem Punkt, nachdem definiert wurde, was eine Rechnung und was ein Lieferschein ist, lässt sich bereits das Hauptmerkmal erahnen, das diese Dokumente unterscheidet. Das Hauptmerkmal Der Unterschied zwischen einer Rechnung und einem Lieferschein besteht darin, dass bei einer Rechnung die Zahlung der Transaktion begründet werden muss, während dies bei einem Lieferschein nicht der Fall ist.Der Lieferschein belegt lediglich den Empfang des Produkts oder der Dienstleistung, nicht deren Bezahlung.
Die Bestandteile eines Lieferscheins
Aufgrund seiner Eigenschaften wird der Lieferschein, sobald er vom Verkäufer bezahlt wurde, zu einer Rechnung.Darüber hinaus kann das Unternehmen, das den Lieferschein ausstellt, mehrere davon erstellen und alle in einer einzigen Rechnung zusammenfassen. Dies ist eine häufig genutzte Möglichkeit bei Geschäftsvorgängen, bei denen das Produkt oder die Dienstleistung aus mehreren Teillieferungen besteht.
Und, welche Informationen muss er genau enthalten? Konkret sind die Bestandteile, die ein Lieferschein zwingend enthalten muss sind:
- Die Seriennummer und das Datum der Ausstellung.
- Die steuerlichen Daten des Käufers (Name oder Firmenname, Adresse und Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer).
- Die Daten des Verkäufers, die identisch mit denen des Käufers sind.
- Die Produkte, die versendet werden.
Wie wir bei der Definition bereits erwähnt haben, wird in einem Lieferschein der Empfang einer Ware festgehalten. Daher ist es auch obligatorisch, dass dieser Schein vom Empfänger unterschrieben wird.
Ein Lieferschein kann seinerseits weitere Informationen enthalten, z.B. den Lieferort der Ware, Kontaktmöglichkeiten oder den vereinbarten Preis. Dies sind jedoch keine Pflichtangaben, obwohl sie für die Buchhaltungsaufzeichnungen sowohl des Absenders als auch des Empfängers nützlich sind.
Gibt es unterschiedliche Bestandteile in einer Rechnung im Vergleich zu einem Lieferschein?
Der Preis und die steuerliche Gültigkeit sind der Hauptunterschied zwischen einer Rechnung und einem Lieferschein. Aus diesem Grund gibt es eine Rechnungsverordnung, die festlegt, welche Bestandteile zwingend in den Rechnungszusammenfassungen enthalten sein müssen, und diese sind:
- Die Nummer und das Datum der fortlaufenden Rechnung.
- Die steuerlichen Daten des Ausstellersdavon, nämlich Name, Adresse und NIF oder CIF.
- Die Steuerdaten des Empfängers, ebenso wie die des Ausstellers.
- Eine Beschreibung des Geschäftsvorgangs.
- Die Bemessungsgrundlage der Steuern und Abzüge, die anfallen.
- Der Mehrwertsteuersatz und der Betrag.
- Der Gesamtpreis der Transaktion.
Wie bei Lieferscheinen gibt es weitere Komponenten, die Sie Ihren Rechnungen hinzufügen können. Sie sind nützlich, um genauere Informationen für Ihre Buchhaltung zu erhalten, obwohl sie gesetzlich nicht vorgeschrieben sind. Wir sprechen hier zum Beispiel über die Zahlungsart und -fristen sowie eventuelle Rabatte oder andere Anmerkungen.
Tatsächlich spiegelt sich der Unterschied zwischen Lieferscheinen und Rechnungen auch in den Komponenten wider, die in jedem dieser Dokumente enthalten sein müssen. Auf Rechnungen müssen die Aspekte bezüglich des Preises und der Besteuerung des vermarkteten Produkts oder der Dienstleistung unbedingt enthalten sein.
Müssen Lieferscheine aufbewahrt werden?
Schließlich, bezüglich der Unterschiede zwischen Lieferscheinen und Rechnungen, fragen sich viele, ob es auch gesetzlich vorgeschrieben ist, diese Liefernachweise aufzubewahren. Die Antwort lautet, technisch gesehen, nein. So wie Rechnungen für einen Zeitraum von 4 Jahren aufbewahrt werden müssen, gemäß dem Allgemeinen Abgabengesetz, existiert keine übliche Vorschrift, die die Aufbewahrung von Lieferscheinen vorschreibt.
Es ist jedoch möglich, dass die Rechnung zur Bestätigung eines konkreten Kaufs oder Verkaufs und der spezifischen Eigenschaften des Produkts oder der Dienstleistung diese Informationen nicht enthält, der Lieferschein jedoch schon. In diesem Fall kann der Lieferschein die beste Möglichkeit sein, eine Transaktion zu belegen und zu validieren.
Auf jeden Fall muss in diesem Fall der Lieferschein oder die Lieferscheine, falls es mehrere sind, der betreffenden Rechnung beigefügt werden. Aus all diesen Gründen empfehlen wir Ihnen, die Zusammenfassungen Ihrer Lieferscheine aufzubewahren und die darin enthaltenen Informationen.
Die Rolle von easyap und der Technologie zur Aufbewahrung von Lieferscheinen und Rechnungen
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