Die Globalisierung verbindet uns alle: Menschen, Unternehmen, Märkte… Wer sich nicht anpasst, existiert direkt nicht. Deshalb ist die Rechnungsübersetzung eine gemeinsame Notwendigkeit für Unternehmen, die mit internationalen Lieferanten oder Kunden zusammenarbeiten. Viele Organisationen kennen jedoch die Vorschriften für die Rechnungsübersetzung nicht, welche Sprachen in Spanien akzeptiert werden und welche Anforderungen für die Ausstellung und den Empfang von Rechnungen in einer anderen Sprache gelten. Hier beantworten wir die wichtigsten Fragen zur Übersetzung von elektronischen Rechnungen und analogen Rechnungen und zeigen Ihnen, wie easyap Ihnen hilft, diesen Prozess zu automatisieren und zu vereinfachen unter Einhaltung der Vorschriften.
Wann ist eine Rechnungsübersetzung notwendig?
Zunächst ist die erste Frage einfach zu beantworten: Wann ist es notwendig, eine Rechnung zu übersetzen? Die Notwendigkeit ergibt sich hauptsächlich in diesen Szenarien:
- Wenn der Empfänger das Originaldokument nicht versteht.
- Bei Steuerprüfungen, bei denen die spanische Steuerbehörde (oder die des Landes, an das Sie die Rechnung ausstellen) verlangt, dass die Dokumentation verständlich ist.
- Bei innergemeinschaftlichen oder internationalen Geschäften.
- Für die interne Buchhaltungsablage von multinationalen Unternehmen mit Sitz in Spanien.
Beispiel: Erhält beispielsweise ein Unternehmen in Madrid eine Rechnung auf Deutsch, muss diese wahrscheinlich ins Spanische übersetzt werden, um den Vorgang korrekt zu erfassen und die Steuervorschriften einzuhalten.
In welcher Sprache können Rechnungen in Spanien ausgestellt und empfangen werden?
Wie Sie sehen, ist einer der Gründe, warum eine Rechnungsübersetzung notwendig ist, eine gesetzliche Anforderung. Darüber hinaus regelt der Artikel 12 des Königlichen Dekrets 1619/2012 die Pflichten zur Rechnungsstellung. Darin wird klar festgelegt, dass Rechnungen für die spanische Steuerverwaltung verständlich sein müssen.
Das bedeutet, dass, obwohl keine ausdrückliche Verpflichtung besteht, Rechnungen auf Kastilisch auszustellen, sie dennoch auf Anfrage der Steuerbehörde in dieser Sprache verfügbar sein müssen.
Akzeptierte Sprachen beim Ausstellen und Empfangen von Rechnungen:
Gleichzeitig gibt es keine klare Regelung darüber, welche konkreten Sprachen akzeptiert werden. Vielmehr hängt es davon ab, was das Finanzamt im Falle des Rechnungsempfangs durch das spanische Unternehmen verlangt und was jedes Land festlegt, in das die Rechnung von Spanien aus ausgestellt wird.
In diesem Zusammenhang klärt diese Tabelle diese Frage:
Wie lautet die Regelung für die Übersetzung von Rechnungen?
Andererseits gibt es in unserem Land keine spezifische “Vorschrift zur Rechnungsübersetzung”. Dennoch wird klar darauf hingewiesen, dass Rechnungen lesbar, authentisch und vollständig sein müssen. Rechnungen müssen also, egal in welcher Sprache, vier Prinzipien erfüllen:
- Lesbarkeit: die Rechnung muss für die Verwaltung klar und verständlich sein.
- Authentizität: die Übersetzung darf die Richtigkeit des Originalinhalts nicht verändern.
- Aufbewahrung: wenn eine Rechnung übersetzt wird, müssen sowohl die Originalversion als auch die übersetzte Version aufbewahrt werden.
- Rechtliche Verantwortung: im Falle eines Übersetzungsfehlers kann das empfangende Unternehmen bestraft werden, wenn eine Ausgabe fälschlicherweise abgezogen wird oder es Probleme, zum Beispiel bei Rechnungen mit Mehrwertsteuer.
Empfehlungen der AEAT:
Auch die Finanzbehörde selbst ist die erste, die in dem komplexen Thema der Rechnungsübersetzung helfen möchte. Dazu gibt sie drei Empfehlungen:
- Rechnungen ins Spanische übersetzen, wenn sie dem Finanzamt vorgelegt werden sollen. Bedenke, dass die Übersetzung der Rechnung den Prozess beschleunigen und erleichtern wird, auch wenn sie in einer anderen Sprache eingereicht werden können.
- Beide Versionen (Original und übersetzt) aufbewahren.
- Die Übersetzung durch qualifiziertes Personal durchführen lassen oder mit Tools, die steuerliche Präzision gewährleisten.
Welche Angaben muss eine übersetzte Rechnung enthalten?
Klar ist, dass die Rechnung, ob auf Spanisch oder übersetzt, alle von der spanischen Gesetzgebung geforderten Pflichtfelder vollständig enthalten und die Daten des Originaldokuments getreu wiedergeben muss. Das heißt, sie muss alle Rechnungsdaten, die das bereits erwähnte Königliche Dekret 1619/2012 vorschreibt:
- Rechnungsnummer und Serie.
- Ausstellungsdatum.
- Steuerdaten des Ausstellers und Empfängers.
- Detaillierte Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen.
- Angewandter Steuersatz und Aufschlüsselung der Mehrwertsteuer.
- Gesamtbetrag.
- Währung (falls zutreffend, muss der Wechselkurs angegeben werden).
- Datum der Leistung, wenn es vom Ausstellungsdatum abweicht.
Wichtig: bei der Übersetzung einer Rechnung ins Englische reicht es nicht aus, die grundlegenden Konzepte „von Hand“ zu übersetzen. Die Übersetzung muss alle steuerlichen und buchhalterischen Elemente enthalten, die das spanische Gesetz vorschreibt.
Wie übersetzt man eine Rechnung korrekt ins Englische (oder in andere Sprachen)?
Praktisch gesehen, wenn Ihr Unternehmen Rechnungen ins Englische zu übersetzen oder in eine andere Sprache übersetzen muss, haben Sie mehrere Möglichkeiten:
- Manuelle Übersetzung durch einen professionellen Übersetzer. Dies ist die genaueste, aber auch die teuerste Methode. Empfehlenswert bei Audits und Inspektionen.
- KI-gestützte automatische Übersetzung. Dies ist die schnellste und kostengünstigste Option, aber Sie müssen sie überwachen.
- Spezialisierte Software mit buchhalterischer und sprachlicher Integration. Unserer Meinung nach die beste Lösung in Bezug auf Effizienz und Rentabilität. Denn eine Lösung wie die von easyap automatisiert die Übersetzung und gewährleistet Konsistenz.
Des Weiteren muss jede Übersetzung folgende Aspekte berücksichtigen:
- Terminologische Genauigkeit. Interpretationsfehler führen zu steuerlichen Problemen.
- Übereinstimmung mit den Buchhaltungssystemen. Die Übersetzung muss für denjenigen, der die Rechnung erfasst, verständlich sein.
- Kompatibles Format. Inhalt und Format müssen an das Buchhaltungssystem des Unternehmens angepasst werden.
Bewährte Praktiken bei der Übersetzung von Rechnungen und Dokumenten
Aus unserer Erfahrung in der Zusammenarbeit mit zahlreichen internationalen Unternehmen empfehlen wir Ihnen, die folgenden Praktiken bei der Übersetzung Ihrer Rechnungen anzuwenden:
- Vereinbaren Sie mit Ihren Kunden und Lieferanten die Sprache, in der die Rechnungen ausgestellt werden.
- Geben Sie die Originalsprache und die übersetzte Version klar an.
- Verwenden Sie genehmigte steuerliche Glossare, um die terminologische Konsistenz zu gewährleisten.
- Implementieren Sie ein Dokumentenmanagementsystem mit Nachverfolgbarkeit zwischen der Originalrechnung und ihrer Übersetzung.
Wir raten Ihnen dazu, da eine fehlerhafte Übersetzung einer Rechnung folgende Konsequenzen haben kann:
- Finanzielle Sanktionen wegen eines unzulässigen Vorsteuerabzugs.
- Ablehnung weiterer Steuerabzüge bei Prüfungen.
- Rechtliche Ungültigkeit des Dokuments bei einer Prüfung.
Daher ist es unerlässlich, über ein zuverlässiges System zur Rechnungsübersetzung zu verfügen, insbesondere für Unternehmen, die mit Dokumenten in verschiedenen Sprachen arbeiten.
Wie unterstützt easyap Sie bei der Rechnungsübersetzung?
Bei easyap wissen wir, dass das mehrsprachige Rechnungsmanagement eine Herausforderung darstellt. Insbesondere für Unternehmen mit internationalen Aktivitäten oder ausländischen Lieferanten.
Wenn Sie sich in dieser Situation befinden, sollten Sie wissen, dass unsere digitale Rechnungsplattform spezifische Lösungen für diese Herausforderung bietet:
- Automatischer Empfang von Rechnungen in mehreren Sprachen. Unsere Lösung ist unter anderem mit Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch oder Portugiesisch kompatibel.
- Automatisches Übersetzungssystem mit kontextbezogener Überprüfung. Wir gewährleisten die steuerliche Richtigkeit der übersetzten Begriffe.
- Dualer Speicher (Original und übersetzt). Die Software erfüllt die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des jeweiligen Landes.
- Direkte Integration mit Ihrem ERP oder Ihrer Buchhaltungssoftware. Mit easyap vermeiden Sie Datenredundanz und Interpretationsfehler.
- Automatische steuerliche Validierung. Das System erkennt Inkonsistenzen zwischen den Versionen.
Mit diesen Funktionen, easyap übersetzt und garantiert, dass diese Übersetzung rechtlich gültig, steuerlich korrekt und kompatibel ist.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Rechnungsübersetzung ein kritischer Prozess mit rechtlichen und praktischen Hürden ist, die Sie beachten müssen, um Strafen und Fehler zu vermeiden. Stellen Sie also sicher, dass Ihre Übersetzungen vollständig und verständlich für die Finanzbehörde sind.
Mit easyap automatisieren Sie die Rechnungsübersetzung in mehreren Sprachen und verwalten sie mit einer kompletten Lösung für elektronische Rechnungsstellung, steuerliche Validierung und digitale Archivierung. So kann sich jeder Finanzdirektor auf die Strategie konzentrieren. Kontaktieren Sie uns und transformieren Sie die Verwaltung mehrsprachiger Rechnungen in Ihrem Unternehmen.
