Ironiquement, la phrase "Pour économiser de l'argent, il faut en dépenser" est acceptée comme un axiome.
Basé sur le concept de retour sur investissement depuis des années, les entreprises ont investi d'énormes sommes d'argent dans les technologies les plus récentes et les plus efficaces dans l'espoir de maximiser leurs profits, pour être ensuite déçues à la fin d'une longue carrière.
Les politiques fondées sur l'externalisation reposent sur la transformation des stratégies financières de CAPEX en stratégies d'OPEX.
En particulier, lorsque l'on parle d'externalisation des comptes fournisseurs ou de la facturation aux clients, la différence la plus importante par rapport à la gestion internalisée traditionnelle est l'absence de coûts initiaux, et que les coûts de fonctionnement deviennent totalement variables, c'est-à-dire un coût par transaction ou par document géré.
Valeur de l'externalisation de l'AP et de l'AR
Lors de l'analyse de la valeur de l'externalisation des processus d'AP et/ou d'AR, il est courant de ne considérer que les économies qui seront réalisées grâce à l'externalisation du processus, qui sont de toute façon déjà très convaincantes. Mais outre les arguments quantitatifs, il y a aussi d'autres avantages et bénéfices de nature qualitative. Voici quelques exemples :
- - Avoir un processus clé en main où il y a une responsabilité claire d'exiger des résultats.
- - Fournir de nouveaux services utiles et nécessaires à la gestion optimale des fournisseurs et/ou des clients.
- - Bénéficier d'un suivi dynamique des exceptions couvertes par la fonctionnalité d'approbation électronique.
- - Accès à une réduction des délais de résolution des exceptions allant jusqu'à 70%.
- - Profitez d'un coût variable qui offre à l'entreprise une grande souplesse pour se tirer d'affaire en douceur en cas de fluctuations saisonnières, de croissance accélérée ou de périodes difficiles.
- - Possibilité de réaffecter le personnel du département à des fonctions plus importantes et plus stratégiques, ce qui réduit considérablement la rotation.
Par conséquent, outre l'impact des avantages quantitatifs sur le "résultat net", ces arguments qualitatifs permettent d'améliorer considérablement la satisfaction des utilisateurs internes, des clients et des fournisseurs, ce qui renforce l'image du département financier.
Modèles d'externalisation de l'AP et de l'AR
Il y a de nombreux éléments à prendre en compte pour choisir le modèle optimal d'externalisation de l'AP et de l'AR, dont six sont énumérés ci-dessous :
- - La technologie, il est important de comprendre la technologie à mettre en œuvre, la manière dont elle est utilisée et les interfaces avec les propres systèmes de l'entreprise.
- - Le processus actuel sera-t-il maintenu ou un nouveau processus sera-t-il adapté aux besoins de l'entreprise ?
- - Personnel, quel personnel sera impliqué dans le processus d'externalisation ?
- - Valeur, quelle est la valeur que vous recevrez de l'externalisation ?
- - Mise en œuvre, dans quelle mesure la transition vers l'externalisation des processus internes sera-t-elle difficile ?
- - Coût, le prestataire de services d'externalisation peut-il rendre le processus moins cher ?
Il existe différents modèles d'externalisation avec des poids différents pour chacune des variables, à savoir
- - Cosmétiques, dans cet accord avec une entreprise qui fournit le service, elle acquiert les obligations envers les employés de l'entreprise cliente, accueille les employés dans son personnel, et de là, ces personnes continuent à exploiter le service. Ce modèle est le moins attrayant parmi les différents types d'externalisation. Il est généralement choisi lorsque vous souhaitez voir des améliorations immédiates des coûts de personnel dans votre bilan, et que vous ne voulez pas l'utiliser pour réduire les coûts ou améliorer la productivité.
- - Transitoire, un prestataire de services utilise les systèmes existants de l'entreprise cliente pour faire le travail avec ces systèmes mais avec du personnel externe dans les bureaux de l'entreprise cliente. En raison des coûts de formation, le prestataire ne peut pas faire fonctionner le service moins cher que le personnel existant. Il s'agit d'une proposition à faible valeur ajoutée, car elle ne permet pas de réduire les coûts de manière significative ni d'atteindre une quelconque valeur stratégique.
- - Rigide, c'est l'approche la plus compliquée. L'entreprise veut bénéficier des avantages de l'externalisation mais n'envisage pas de modifier son processus. Le paradigme consiste à employer de nouvelles technologies et de nouveaux employés, mais pas à apporter des changements dans le cadre d'un processus inefficace. Cette situation est la pire de toutes et ne facilite pas les relations client-fournisseur.
- - Intégrale, Dans ce scénario, l'entreprise cliente délègue la responsabilité du processus au prestataire de services. L'entreprise garde le contrôle, mais le fonctionnement quotidien et les tâches technologiques sont exécutés par le prestataire de services. Ce modèle est celui qui apporte le plus de valeur au client, produit le plus d'économies et facilite la relation entre le fournisseur et le client.
En bref...
L'externalisation du traitement des factures a pris une importance particulière en ces temps de concurrence aiguë, étant appliquée sans timidité par des entreprises de classe mondiale qui ne tolèrent ni gaspillage ni inefficacité.
L'externalisation de l'AP et de l'AR contient les ingrédients fondamentaux qui sous-tendent la compétitivité des entreprises de premier plan, tels que
- - la réduction des coûts,
- - l'évolution continue des processus et
- - renforcer la concentration de l'entreprise sur des activités véritablement stratégiques.
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