Der Countdown für die Verpflichtung von Verifactu hat begonnen. Ab dem 1. Januar 2026 müssen alle spanischen Unternehmen ihre Fakturierungssysteme an die neue Vorschrift der Steuerbehörde anpassen. Für Selbstständige verlängert sich die Frist bis zum 1. Juli 2026. Dieser Übergang zielt darauf ab, Steuerbetrug zu bekämpfen und die Verwaltungseffizienz zu verbessern. Im Folgenden erläutern wir, was das Inkrafttreten von Verifactu bedeutet und wie Sie mit einer E-Invoicing-Lösung die Vorschriften einhalten können.
Was ist Verifactu und warum ist es für Ihr Unternehmen unerlässlich?
Verifactu ist ein von der Steuerbehörde eingeführtes System, damit Unternehmen ihre Buchungsaufzeichnungen übermitteln. Ziel ist es, dass Organisationen die Antibetrugsgesetzgebung einhalten, entweder über dieses System der Verwaltung oder mit einem eigenen, das die gesetzlichen Anforderungen der Vorschriften erfüllt.
Bei easyap haben wir bereits erklärt, was Verifactu ist und welche Neuheiten und Änderungen es im Jahr 2025 gibt. Hier konzentrieren wir uns jedoch auf das Inkrafttreten, das sehr bald ansteht.
Wie gesagt, das Antibetrugsgesetz und Verifactu werden in Spanien in Kürze verbindlich. Gemäß dem Königlichen Dekret 1007/2023. Ihre Mission ist es, die Rückverfolgbarkeit, Integrität und Zugänglichkeit der von Unternehmen und Selbstständigen ausgestellten Rechnungen zu gewährleisten. Dafür fördert und fordert es Folgendes:
- Automatischer und Echtzeit-Versand an die AEAT jeder ausgestellten Rechnung.
- Standardisiertes Format zur Erleichterung der Dokumentenverarbeitung.
- Sicherheitselemente wie QR-Codes, elektronische Signatur und digitaler Fingerabdruck zur Vermeidung von Manipulationen.
- Eindeutige Registrierung jeder Rechnung, die ihre Authentizität gewährleistet.
- Korrekturrechnungen. Mit Verifactu können bereits ausgestellte Rechnungen nicht geändert werden. Es müssen Korrekturrechnungen mit den Berichtigungen erstellt werden.
Zeitplan für das Inkrafttreten von Verifactu
Was uns hier jedoch beschäftigt, ist das Inkrafttreten von Verifactu, das nicht alle gleichermaßen betrifft. Die Einführung erfolgt schrittweise und Unternehmen haben je nach ihrer Rechtsform und ihrem Geschäft unterschiedliche Fristen zur Anpassung.
Konkret gibt es drei Phasen oder Fristen; eine für Softwareentwickler, (für die sie bereits gilt); eine weitere für Unternehmen; und eine andere für die Selbstständigen. Schauen wir es uns an:
Schritte zur Anpassung an das Anti-Betrugs-Gesetz und dessen Inkrafttreten
Wie Sie sehen, ist das Anti-Betrugs-Gesetz in Kraft, die Zeit drängt also. Tatsächlich haben Unternehmen und Geschäfte aus jedem Sektor drei Monate Zeit, sich anzupassen. Wenn Sie es noch nicht getan haben, folgen Sie dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung und erfüllen Sie die Verifactu-Anforderungen.
- Bewerten Sie Ihre Software. Überprüfen Sie, ob Ihr aktuelles Rechnungssystem die Verifactu-Anforderungen erfüllt.
- Wählen Sie eine kompatible Lösung. Sie können eine von der AEAT zugelassene Lösung implementieren oder Verifactu nutzen, die offizielle Anwendung des Finanzamtes.
- Planen Sie die Migration zur neuen Software. Definieren Sie Termine, Verantwortliche und Tests für die Rechnungsstellung, um keine Informationen oder Daten zu verlieren.
- Schulen Sie Ihr Team. Die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen System sorgt für einen reibungslosen Übergang. Insbesondere für die Bereiche Buchhaltung und Verwaltung.
- Führen Sie Tests durch. Führen Sie vor der verbindlichen Einführung Tests durch, um sicherzustellen, dass das System ordnungsgemäß funktioniert.
- Bleiben Sie informiert. Die Vorschriften können in den kommenden Monaten Änderungen erfahren. Achten Sie daher auf jegliche Aktualisierungen oder Gesetzesänderungen.
Beispiele, wie sich die Gültigkeit von Verifactu auswirken wird
Um die Auswirkungen der Anwendung von Verifactu und des Antifraud-Gesetzes besser zu verstehen, sehen wir uns einige praktische Beispiele an:
- Einzelhandelsunternehmen mit mehreren Filialen.
- Vorher: jede Filiale sandte ihre Rechnungen monatlich an die Buchhaltung.
- Mit Verifactu: alle Rechnungen werden in Echtzeit an die AEAT gesendet, in einem standardisierten Format und mit Sicherheitscodes.
- Vorteil: weniger Buchhaltungsfehler und eine sofortige Abstimmung.
- Freiberuflicher Dienstleister
- Vorher: stellte seine Rechnungen als PDF und per E-Mail aus.
- Mit Verifactu: erstellt digitale Rechnungen in einem kompatiblen Format und sendet sie an die AEAT, bevor er sie dem Kunden übergibt.
- Vorteil: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und unkomplizierter Zugang zu Steuerabzügen.
- Technologieberatungsunternehmen
- Vorher: verwendete ein lokales ERP ohne steuerliche Integration.
- Mit Verifactu: integriert ein mit diesem ERO kompatibles Rechnungsmodul oder verwendet eine Software, die den Versand und die Kontrolle automatisiert.
- Vorteil: Zeitersparnis und geringeres Sanktionsrisiko.
Verifactu und TicketBAI: Fristen, Kontext und Unterschiede
Zudem entsteht Verifactu nicht isoliert: Es ist Teil einer globalen Strategie zur Bekämpfung von Steuerbetrug und zur Digitalisierung der Steuerverwaltung. In Spanien wurden in den letzten Jahren ähnliche Initiativen in bestimmten Regionen entwickelt.
Ein Beispiel ist TicketBAI, wegweisend bei der sofortigen Meldung von Rechnungen an das Finanzamt. Dadurch konnten steuerliche Unregelmäßigkeiten schneller aufgedeckt werden. Daher dient es als nützliche Referenz, um das Inkrafttreten von Verifactu zu antizipieren. In dieser Tabelle sehen wir, in welcher Phase sich jede Vorschrift befindet.
Die 10 Vorteile der Implementierung von easyap für Verifactu
An diesem Punkt erweist sich easyap als starker Partner. Es ist eine digitale Rechnungsstellungslösung, die Ihnen die Anpassung an das Inkrafttreten von Verifactu erleichtert. Die Hauptvorteile sind:
- Automatische Einhaltung der AEAT-Bestimmungen.Ihre Rechnungen entsprechen dem Verifactu-Format (Format, Pflichtfelder, Sicherheitselemente usw.).
- Generierung und Versand in Echtzeit.Rechnungen werden automatisch an die AEAT gesendet, sobald sie ausgestellt werden, wodurch die Anforderung der sofortigen Rückverfolgbarkeit erfüllt wird.
- Zentralisierte Kontrolle und Audit.Alle Rechnungsdatensätze werden sicher und zugänglich gespeichert. Dies erleichtert interne und externe Audits, ohne die Dokumentation manuell sammeln zu müssen.
- Integration mit ERP und Buchhaltung.Die easyap-Software verbindet sich mit Ihren Buchhaltungssystemen. So vermeiden Sie doppelte Arbeit und stellen sicher, dass die Steuerdaten stets synchronisiert sind.
- Intelligente Warnungen und Benachrichtigungen.Das System erkennt Fehler, bevor Rechnungen an die AEAT gesendet werden, wie z.B. unvollständige Daten oder Inkonsistenzen.
- Personalisierte Finanzberichte.Erstellt Berichte, die an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens, unabhängig vom Sektor, und an die Anforderungen der AEAT angepasst sind.
- Skalierbarkeit und Flexibilität.Die easyap-Lösung ist sowohl für wachsende mittelständische Unternehmen als auch für große Organisationen mit mehreren Standorten und Tochtergesellschaften ideal.
- Sicherheit und Cloud-Backup.Alle Rechnungen und Steuerdokumente sind durch fortschrittliche Verschlüsselung geschützt.
- Automatische Aktualisierungen bei Gesetzesänderungen.Unsere Software wird kontinuierlich an die regulatorischen Änderungen angepasst, die vor und nach dem Inkrafttreten von Verifactu eintreten.
- Einfache Einführung für nicht-technische Teams.Die Benutzeroberfläche ist sehr intuitiv, sodass Mitarbeiter ohne fortgeschrittene Buchhaltungskenntnisse problemlos Rechnungen ausstellen können.
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass das Inkrafttreten von Verifactu eine bemerkenswerte Veränderung für die Rechnungsstellung jedes Unternehmens und Geschäfts darstellt. Zudem ist die Zeit gekommen, sich anzupassen, da nur noch drei Monate bleiben, bis die Sanktionen beginnen.
Lösungen wie easyap bieten Ihnen einen einfachen und rechtssicheren Übergang. Der beste Zeitpunkt für die Einhaltung war gestern, aber der zweitbeste ist heute. Handeln Sie vorausschauend, kontaktieren Sie uns noch heute und beginnen Sie, Ihr Unternehmen auf die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung vorzubereiten.
