Unternehmer, CFOs und Finanzmanager wissen es genau: Die Verwaltung von rechtlichen und finanziellen Dokumenten erfordert Garantien für Gültigkeit und Sicherheit. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, Begriffe wie gescannte Unterschrift, digitale Signatur und elektronische Signatur zu kennen und zu beherrschen. Aber wissen wir wirklich, wo die Unterschiede liegen und welche rechtliche Gültigkeit sie haben? Dieser Artikel wird die häufigsten Fragen zur gescannten Unterschrift klären. Und, falls das nicht genug ist, erklären wir Ihnen, wie easyap Ihnen hilft, Ihre E-Rechnungen zu digitalisieren und alle Rechnungs- oder Buchhaltungsprozesse in Ihrem Unternehmen zu automatisieren.
Kann man eine Unterschrift scannen?
Die erste große Frage ist diese: Kann man eine Unterschrift scannen? Die Antwort lautet auch: Ja, es ist möglich, eine handschriftliche Unterschrift zu scannen und in eine digitale Datei umzuwandeln.
Dieser Prozess ist sehr einfach und besteht darin, ein Dokument auf Papier zu unterschreiben, es mit einem Scanner oder einer mobilen Anwendung zu digitalisieren und als Bild oder PDF zu speichern.
Obwohl die Methode einfach und schnell ist, ist es wichtig, dass Sie noch etwas mehr verstehen. Eine gescannte Unterschrift ist lediglich eine visuelle Darstellung einer handschriftlichen Unterschrift. Das heißt, sie enthält an sich keine Elemente, die ihre Authentizität oder Integrität garantieren, im Gegensatz zur anerkannten elektronischen Signatur.
Vorteile einer gescannten Unterschrift
Wozu dient also eine gescannte Unterschrift? Basierend auf unserer Erfahrung bietet eine gescannte Unterschrift Ihnen mehrere Vorteile:
- Bietet Schnelligkeit bei der Digitalisierung von Dokumenten.
- Verleiht inoffiziellen Dokumenten ein professionelles Aussehen.
- Die Verwendung ist sehr einfach und praktisch für Fälle mit geringem Risiko.
- Ermöglicht eine einfache digitale Speicherung.
- Spart Papier und physische Ressourcen.
- Bietet sofortigen Zugriff von jedem Gerät aus.
Dennoch hat die gescannte Unterschrift nur Nutzen in sehr spezifischen Kontexten. Ebenso ist sie ideal für interne Aufgaben, wie die Genehmigung von Unternehmensbudgets oder für bestimmte unverbindliche Formalitäten oder Verfahren. Sie weist jedoch erhebliche rechtliche und sicherheitstechnische Einschränkungen auf, die wir im Folgenden betrachten werden.
Hat eine gescannte Unterschrift die gleiche Gültigkeit wie eine digitale Unterschrift?
Im Einklang mit dem Vorhergehenden muss zunächst klar sein, dass eine gescannte Unterschrift nicht die gleiche Gültigkeit hat wie eine digitale Unterschrift oder elektronische. Mehr noch, direkt hat die digitale Unterschrift keine rechtliche Gültigkeit.
Tatsächlich gilt in Spanien, wo wir uns nach der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (bekannt als eIDAS-Verordnung), die Gesetzgebung klar zwischen diesen Formen der Dokumentenunterzeichnung unterscheidet:
- Gescannte Unterschrift: hat keine rechtliche Grundlage. Da es sich um ein Bild handelt, enthält sie keine Mechanismen, die die Authentizität des Unterzeichners gewährleisten oder die Integrität des Dokuments sichern.
- Elektronische Unterschrift: geregelt durch die bereits erwähnte eIDAS-Verordnung (Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste) der Europäischen Union, hat Rechtsgültigkeit und kann die Authentizität und Integrität eines Dokuments oder einer Rechnung gewährleisten.
- Digitale Unterschrift: ist eine fortgeschrittene Art der elektronischen Unterschrift, die digitale Zertifikate verwendet, die von vertrauenswürdigen Stellen ausgestellt werden. Sie ist die sicherste und hat die höchste Rechtsgültigkeit.
Vergleich: Gescannte Unterschrift vs. digitale Unterschrift
Um die Informationen visueller darzustellen, zeigen wir die Unterschiede zwischen diesen beiden Arten von Unterschriften in der folgenden Vergleichstabelle:
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die gescannte Unterschrift nur eine begrenzte Nützlichkeit hat und daher nicht das geeignetste Werkzeug für juristische Dokumente, Verträge oder Rechnungen ist.
Aber warum ist eine gescannte Unterschrift keine gültige Unterschrift?
Es gibt mehrere Gründe, warum eine gescannte Unterschrift in Spanien und Europa keinerlei rechtliche Gültigkeit besitzt:
- Mangelnde Authentizität. Es gibt keine Möglichkeit zu überprüfen, ob die Unterschrift der angegebenen Person gehört, da es sich lediglich um ein Bild handelt.
- Leichte Fälschbarkeit. Eine gescannte Unterschrift kann ohne Zustimmung des Unterzeichners kopiert und in andere Dokumente eingefügt werden.
- Mangelnde Integrität. Sie garantiert nicht, dass das Dokument nach dem Anbringen der Unterschrift nicht verändert wurde.
- Regulierung. Sie erfüllt nicht die Anforderungen der E-Rechnungs-Verordnung und deren Standards für die Gültigkeit elektronischer Signaturen.
Daher ist es für wichtige Dokumente Ihres Unternehmens die beste Vorgehensweise, eine elektronische oder digitale Signatur zu verwenden. So erfüllen Sie alle rechtlichen und technologischen Garantien.
Praxisbeispiel
Stellen Sie sich vor, ein Lieferant unterzeichnet einen Vertrag, indem er seine handschriftliche Unterschrift einscannt und ihn per E-Mail versendet. Wenn später der Inhalt oder die Integrität des Dokuments in Frage gestellt wird, gibt es keine Möglichkeit, die Gültigkeit dieser Unterschrift nachzuweisen oder zu überprüfen, ob die Bedingungen nicht geändert wurden. Dieses Problem wird durch elektronische Signaturen vermieden, die die Authentizität und Nachvollziehbarkeit des Dokuments gewährleisten.
Wie erstellt man eine gescannte Unterschrift?
Sollten Sie trotz der Einschränkungen eine gescannte Unterschrift für inoffizielle oder risikoarme Zwecke erstellen wollen, können Sie folgende Schritte befolgen:
- Auf Papier unterschreiben. Zuerst schreiben Sie Ihre Unterschrift auf ein weißes Blatt Papier, achten Sie darauf, dass sie klar und deutlich sichtbar ist.
- Unterschrift digitalisieren. Anschließend verwenden Sie einen Scanner oder die Kamera Ihres Smartphones, um die Unterschrift zu erfassen. Heutzutage gibt es Apps wie Adobe Scan oder CamScanner, die diesen Schritt des Unterschriftenscans erleichtern.
- Bild bearbeiten. Anschließend, verwenden Sie ein Bearbeitungsprogramm (wie Photoshop oder Canva), um den Hintergrund zu bereinigen und die Größe anzupassen.
- Datei speichern. Speichern Sie die gescannte Unterschrift als Bild. Wir empfehlen, dies im PNG- oder JPEG-Format und mit transparentem Hintergrund zu tun, um das Einfügen in Dokumente zu erleichtern.
- In Dokumente einfügen. Nutzen Sie schließlich Tools wie Microsoft Word, Google Docs oder PDF-Bearbeitungsprogramme, um die Unterschrift in Ihre Dokumente einzufügen.
Dennoch betonen wir: Beachten Sie, dass diese Art von Unterschrift, obwohl sie in bestimmten Fällen funktional ist, nicht die geeignetste für Rechts- oder Vertragsdokumente ist.
Die Lösung? Elektronische Unterschrift und Rechnungsstellung mit easyap
Wenn Sie also eine sichere und rechtlich gültige Lösung benötigen, ist die elektronische Unterschrift die ideale Option. In diesem Sinne, bietet easyap Ihnen die fortschrittlichsten Lösungen und Tools zur Verwaltung der elektronischen Rechnungsstellung und der digitalisierten Unterschriftsprozesse in Unternehmen.
Darüber hinaus verfügen wir über eine langjährige Erfahrung in verschiedenen Branchen und Ländern, wobei wir stets die höchsten Sicherheitsstandards und rechtlichen Vorgaben erfüllen.
Vorteile von easyap und seinen Lösungen mit digitaler Unterschrift
Um präziser zu sein, finden Sie im Folgenden eine Liste vieler Vorteile, die sich aus der Verwendung digitalisierter Unterschriften und der easyap Software für elektronische Rechnungsstellung ergeben:
- Prozessautomatisierung. Vereinfacht die Dokumentenverwaltung und Rechnungsstellung mit an Unternehmen, Land und Markt angepassten Lösungen.
- Rechtliche Konformität. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Unterschriften und Rechnungen der eIDAS-Verordnung sowie den entsprechenden spanischen und lokalen Vorschriften entsprechen.
- Sicherheit. Schützen Sie die sensiblen Informationen und Daten Ihres Unternehmens mit Verschlüsselungstechnologie und fortschrittlicher Zertifizierung.
- Effizienz. Sparen Sie Zeit und Ressourcen durch die Digitalisierung von Prozessen.
- Personalisierter Support. Erhalten Sie technischen Support und Schulungen, die auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation und Ihres Teams zugeschnitten sind.
- Skalierbarkeit.Implementieren Sie Lösungen, die mit Ihrem Unternehmen wachsen. Anders ausgedrückt, die easyap-Lösung passt sich jedem Geschäftsvolumen an.
- Einfache Integration.Verbinden Sie die easyap-Software mit Ihren ERP-Systemen oder anderen bereits vorhandenen Tools, die Sie in Ihrer Organisation verwenden.
- Positiver Umwelteinfluss.Sie reduzieren den Papierverbrauch und andere physische Ressourcen durch die Digitalisierung administrativer Prozesse.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie mit easyap nicht nur Ihr Finanzmanagement optimieren. Sie stellen auch sicher, dass Ihre Dokumente die erforderliche rechtliche Gültigkeit besitzen, wodurch Risiken im Zusammenhang mit der Verwendung von gescannten Unterschriften vermieden werden.Schreiben Sie uns und wir erzählen Ihnen viel mehr.
