Peppol: Was ist das?Eine Frage, die nur wenige beantworten können. Viele Marken haben diesen Begriff vollständig verinnerlicht. Vor allem große Unternehmen, die Handelsgeschäfte mit der öffentlichen Verwaltung abwickeln. Es gibt jedoch immer noch zahlreiche Unternehmen, die sich nicht an die digitale Transformation ihres Geschäfts wagen, und andere, die sich zwar digitalisiert haben, aber ihre Funktion nicht vollständig verstehen. Aus diesem Grund und obwohl wir bereits bereits über PEPPOL und seine Bedeutung im elektronischen Rechnungsverkehr gesprochen haben, gibt es immer noch viele Fragen dazu. Mit dieser Reihe von Fragen wollen wir das Konzept klären.
Was genau ist Peppol?
Konkret ist PEPPOL die englische Abkürzung für Pan-European Public Procurement OnLine. Oder, das heißt, was wörtlich ins Deutsche übersetzt ‘Paneuropäische öffentliche Beschaffung Online’ wäre. Diese Übersetzung ist jedoch nicht vollständig repräsentativ, da sie zu wörtlich ist.
Was ist PEPPOL also konzeptionell? Man könnte sagen, es ist ein umfassendes Set von Protokollen, Standards und Tools, das entwickelt und in einem System zusammengefasst wurde, das die Automatisierung öffentlicher Beschaffungsprozesse fördert durch die Digitalisierung dieser Prozesse.
Gemäß den Vorgaben von PEPPOL kann jedes Unternehmen oder jede öffentliche Verwaltung verschiedene elektronische Dokumente sicher und effizient austauschen. Durch die Digitalisierung der Unternehmenslandschaft werden die Effizienz und Transparenz aller Kauf- und Verkaufsvorgänge verbessert. Systeme wie dieses leisten dabei einen enormen Beitrag.
Welche Ziele werden verfolgt?
Und wenn wir über was PEPPOL ist, müssen wir nach der Definition die Gründe für seine Entstehung nennen. Das heißt, die ursprünglich gesetzten Ziele. In diesem Sinne war das Hauptziel, wie bereits erwähnt, die Automatisierung öffentlicher Beschaffungsprozesse in Europa, obwohl es sich später ausgeweitet hat. Derzeit werden jedoch weitere Ziele verfolgt, wie zum Beispiel:
– Den Austausch von Dokumenten erleichtern sicher elektronisch gestalten.
– Alle öffentlichen Beschaffungsprozesse transparenter gestalten, die in Softwarelösungen erfasst werden.
– Ressourcen von Unternehmen optimieren aus dem privaten und öffentlichen Sektor im Hinblick auf wirtschaftliche Kosten und den Zeitaufwand für Prozesse.
– Innovation fördern im gesamten Unternehmensgefüge.
– Eine bessere Kommunikation zwischen Kunden und Lieferanten fördern durch die Beseitigung technischer Barrieren und kommunikativer Hürden in den Prozessen.
– Insbesondere auf steuerlicher Ebene zur Einhaltung der Normen und Vorschriften der Europäischen Union und anderer Regierungen beitragen auf nationaler und regionaler Ebene im Bereich der öffentlichen Auftragsvergabe.
Kurz gesagt, PEPPOL zielt darauf ab, die Einführung der elektronischen Rechnung zu fördern im Geschäftsverkehr und damit den Austausch von E-Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen zu erleichtern.
Und welche Vorteile bietet PEPPOL den Marken?
Auf diese Weise bietet PEPPOL eine Reihe von Vorteilen von großem Interesse. Viele davon sind für Regierungen von großer Bedeutung (hauptsächlich die Rückverfolgbarkeit). Es bietet jedoch auch sehr attraktive Vorteile für Unternehmen. Die wichtigsten sind:
Reduziert die wirtschaftlichen Kosten
Durch die Automatisierung der Prozesse ermöglicht PEPPOL sowohl Unternehmen als auch öffentlichen Verwaltungen, wirtschaftliche Kosten zu senken. Dies sind hauptsächlich jene, die mit der Prozessverwaltung verbunden sind.
Zeitoptimierung
Ähnlich wie bei den wirtschaftlichen Kosten, optimieren Sie die Zeit, wenn Sie sich an die PEPPOL-Standards halten mittels einer Software. Das bedeutet, Sie müssen weniger personelle und technische Ressourcen für Buchhaltungs- und Fakturierungsprozesse aufwenden und können diese in andere Funktionen investieren, was Zeit spart.
Verbesserung der Geschäftseffizienz
Durch die Nutzung von PEPPOL tauschen Unternehmen und öffentliche Verwaltungen eine Vielzahl elektronischer Dokumente sicher und effizient aus. Aus all diesen Gründen wird die für diese Aufgaben aufgewendete Zeit reduziert und die damit verbundenen Kostensind geringer und die Effizienz Ihres Unternehmens ist deutlich höher.
Mehr Transparenz zwischen Unternehmen und gegenüber der zuständigen Verwaltung
PEPPOL verbessert die Prozesstransparenz. Einer der Hauptvorteile, die es bietet, ist daher, dass die Nachverfolgbarkeit viel einfacher istund gegenüber den zuständigen Behörden diese eine wesentlich agilere und bequemere Prüfung durchführen können.
Der Wettbewerb wächst
Da so viele technische Barrieren für die Interaktion zwischen Käufern und Lieferanten beseitigt werden, bietet PEPPOL KMU, Kleinstunternehmen oder neu gegründeten Unternehmen die Möglichkeit, in Märkten zu konkurrieren,die zuvor unerreichbar waren. Dadurch ist der Wettbewerb auf dem Markt deutlich höher.
Hilft bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Wie bereits erwähnt, entspricht PEPPOL den Gesetzen und Vorschriften der Europäischen Union und anderer Regierungen im Bereich der öffentlichen Beschaffung. Aus all diesen Gründen ist es für Unternehmen und Verwaltungen viel einfacher, die bestehenden Vorschriften zu erfüllenim Steuer- und Finanzbereich einzuhalten.
Fördert die Akzeptanz der elektronischen Rechnung
PEPPOL fördert die Nutzung der elektronischen Rechnung. Die darauf abgestimmte Software erleichtert den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen. In diesem Zusammenhang wird auch eine höhere Effizienz bei Zahlungsprozessen erzielt.
Wer verwaltet PEPPOL?
Hinsichtlich seiner Entstehung und Gründung wurde PEPPOL im Jahr 2008 gestartet,und wurde vom OpenPEPPOL-Projekt entwickelt.Derzeit ist es eine internationale gemeinnützige Organisationund ist weiterhin für die Entwicklung und Wartung der PEPPOL-Spezifikationen zuständig.
Was heute als PEPPOL-Vereinigung, die es verwaltet, setzt sich aus Mitgliedern des öffentlichen und privaten Sektors zusammen. Es verfolgt die Idee, die Sicherheit bei der Interoperabilität von öffentlichen Beschaffungsvorgängen und im B2B-Bereich zu fördern und zu gewährleisten.
Es sei auch daran erinnert, dass in jenem Jahr 2008, die Europäische Kommission die Einführung von PEPPOL vorantrieb. Ihr vorrangiges Ziel war es, die Effizienz sowie die Transparenz der öffentlichen Beschaffungsprozesse in Europa zu verbessern. Wie? Durch die Verpflichtung zur Nutzung der elektronischen Rechnung.
Wie dem auch sei, am Projekt OpenPEPPOL waren verschiedene Akteure beteiligt. Das heißt, private Unternehmen, nationale Regierungen sowie sektorale Organisationen und Verbände aus verschiedenen europäischen Ländern nahmen an dem gesamten Prozess teil.
Wie funktioniert PEPPOL technisch?
Wie wir bei der Definition von PEPPOL erklärt haben, handelt es sich um eine Reihe von Standards, Protokollen und Tools. Nun, wie funktioniert es technisch? Für den Betrieb stützt es sich auf vier Säulen: Standards, Identifizierung, Infrastruktur und Sicherheit.
– Standards. Es verwendet eine Reihe von offenen Standards für den Austausch elektronischer Dokumente. Diese verwenden das als OASIS UBL bekannte Dokumentenformat, das AS4-Transportprotokoll und das PEPPOL BIS Service Access Protocol.
– Identifikation. Es verwendet eindeutige Identifikatoren für jedes Unternehmen und jede öffentliche Verwaltung. Auf diese Weise ist der Datenschutz der bei jeder Operation ausgetauschten Daten gewährleistet.
– Infrastruktur. Es nutzt eine Cloud-basierte Netzwerkinfrastruktur um Verwaltungen und Unternehmen zu verbinden. Diese Infrastruktur verfügt über Zugangspunkte (gemeinhin Access Points genannt, auch im Spanischen), die für die Zustellung elektronischer Dokumente zuständig sind.
– Sicherheit. Es verwendet digitale Zertifikate und Standard-Sicherheitsprotokolle, auch um die Sicherheit bei den Operationen zu gewährleisten.
Wird es nur in Europa genutzt? In welchen Ländern wird es derzeit eingesetzt?
Eine weitere Frage, die sich stellt, wenn wir uns fragen, was PEPPOL ist, ist, ob es nur in Europa eingesetzt wird. Das Akronym bezieht sich genau darauf, da es den Begriff Pan-Europäisch enthält. Zudem wurde es, wie bereits erwähnt, von der Europäischen Kommission gefördert. Daher könnte man meinen, dass seine Anwendung lediglich zwischen Regierungen und Unternehmen der EU stattfindet.
Doch hat PEPPOL heutzutage einen durchaus internationalen Charakter. Es wird mittlerweile auch in anderen Ländern außerhalb Europas angewendet. Konkret ist es vollständig etabliert in der großen Mehrheit der Länder der Europäischen Union. Um nur einige zu nennen, neben Spanien, sprechen wir von Staaten wie Norwegen, Dänemark, dem Vereinigten Königreich, den Niederlanden, Portugal, Italien oder Griechenland. Es wird aber auch in anderen Ländern wie Australien, Neuseeland und Singapur eingeführt..
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