Wie funktionieren elektronische Rechnungen? Ein umfassender Leitfaden für Finanzdirektoren

Die Sicherstellung der operativen Effizienz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sind die beiden obersten Prioritäten von Finanzdirektoren. In diesem Zusammenhang spielt die elektronische Rechnung spielt eine Schlüsselrolle, da sie nicht nur das Papierdokument ersetzt, sondern auch das Finanzmanagement von Unternehmen tiefgreifend verändert. Aus diesem Grund möchten wir Ihnen einen detaillierten Einblick geben, wie elektronische Rechnungen funktionieren, sowie deren rechtlicher Rahmen in Spanien und wie Lösungen wie easyap Ihnen die Implementierung erleichtern.

Zunächst: Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist ein digitales Dokument, das die gleichen gesetzlichen Anforderungen wie eine Papierrechnung erfüllt, jedoch in elektronischer Form ausgestellt und empfangen wird. Ihre Gültigkeit wird durch Gesetze untermauert, die ihre Authentizität und Integrität gewährleisten.

Ebenso weisen diese Art von Dokumenten spezifische Merkmale auf, wie zum Beispiel:

• Elektronisches Format. Sie werden digital erstellt und übermittelt.
• Authentizität. Sie gewährleisten die Identität des Ausstellers durch die elektronische Signatur.
• Integrität. Sie stellen sicher, dass der Inhalt seit Ausstellung der Rechnung nicht verändert wurde.
• Lesbarkeit. Das Dokument muss sowohl für Menschen als auch für Computersysteme verständlich sein.

Tatsächlich sind diese vier Merkmale die Säulen, auf denen die spezifischen Gesetze basieren, auf die wir uns bezogen haben.

Wie funktioniert die elektronische Rechnung Schritt für Schritt?

Nun aber zum relevantesten Teil dieses Artikels: zur Funktionsweise elektronischer Rechnungen. Der Prozess besteht im Einzelnen aus fünf Schritten, die wir anhand eines Beispiels erläutern werden.

1. Rechnungserstellung

Zunächst erstellt der Aussteller die Rechnung mit einer gesetzeskonformen Rechnungssoftware. Dieses Dokument enthält alle obligatorischen Rechnungsdaten: Identifikation von Aussteller und Empfänger, Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, Betrag, anwendbare Steuern usw.

• Beispiel:Das Unternehmen TechSoluciones S.A. verkauft eine Software an Innovatech S.L. für 5.000 €. Es nutzt seinRechnungsprogramm um die elektronische Rechnung im XML-Format mit NIF (Steuernummer), Beschreibung, Betrag, Mehrwertsteuer usw. zu erstellen.

2. Elektronische Signatur

Nachdem das Dokument vollständig ist und um Authentizität und Integrität zu gewährleisten,wird die Rechnung digital signiert. Wie? Mit einem anerkannten Zertifikat. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Rechnung nicht verändert wurde und vom rechtmäßigen Absender stammt.

• Beispiel: TechSoluciones S.A. signiert das Dokument elektronisch mit ihrem anerkannten digitalen Zertifikat, um die Authentizität und Integrität des Dokuments zu gewährleisten.

3. Übermittlung an den Empfänger

Danach wird die Rechnungsicher elektronisch an den Empfänger gesendet. Derzeit ist E-Mail immer noch gültig, aber es gibt elektronische Datenaustauschplattformen (EDI) oder Portale, die einen wesentlich komfortableren und einheitlicheren Service bieten.

• Beispiel: wird die signierte Rechnung sicher und effizient über EDI an Innovatech S.L. gesendet.

4. Empfang und Validierung

Danach überprüft der Empfänger die elektronische Signatur und validiert, dass die Rechnung den gesetzlichen und vertraglichen Anforderungen entspricht. Nach der Validierung wird sie in den Buchhaltungs- und Verwaltungssystemen abgelegt.

• Beispiel: Innovatech S.L. empfängt die Rechnung, und ihr System validiert sie automatisch, indem es die elektronische Signatur überprüft und sicherstellt, dass sie die Anforderungen erfüllt.

5. Speicherung und Aufbewahrung

Zuletzt bleibt noch ein letzter Schritt oder Aspekt zu beachten. Und zwar,müssen beide Parteien die elektronischen Rechnungen für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahren, der von jedem Land oder Gebiet festgelegt wird. Und nicht nur das, sie müssen auch deren Zugänglichkeit und Lesbarkeit für mögliche Inspektionen, Anfragen oder Audits gewährleisten.

• Beispiel: lagern die beiden Unternehmen die Rechnung in ihren jeweiligenDokumentenmanagementsystemen,diese für die gesetzliche Frist aufzubewahren (zwischen 4 und 6 Jahren in Spanien, ab der Steuererklärung jedes Geschäftsjahres).

Ferner ist dieser Prozess oder diese Funktionsweise auf jede Art von Rechnung anwendbar. In diesem Zusammenhang müssen wir darauf hinweisen, dass es zwei Arten von elektronischen Rechnungen gibt:

Rechnungsart
Beschreibung

Strukturiertes Format
Enthält Daten in Formaten wie XML, was eine automatische Verarbeitung durch Systeme ermöglicht.

Unstrukturiertes Format
Üblicherweise als PDF oder Bild, benötigen aber eine manuelle Intervention für die Verarbeitung.

Gesetzliche Bestimmungen in Spanien zur Funktionsweise dieser Rechnungen

Andererseits ist die elektronische Rechnung in Spanien durch verschiedene Vorschriften geregelt. Spezifische Gesetze, die ihre Nutzung und Anforderungen festlegen:

• Königliches Dekret 1619/2012.  Regelt die Rechnungsverpflichtungen, einschließlich derer, die sich auf elektronische Rechnungen beziehen.
• Gesetz 18/2022 (Gesetz „Crea y Crece“).  Legt die Pflicht zur Online-Rechnung in allen B2B-Geschäftsbeziehungen fest. Das heißt, zwischen Unternehmen.
• Gesetz 11/2021 (Gesetz „Antifraude“).  Fördert die Nutzung von Abrechnungssystemen, die mit der Plattform Verifactu kompatibel sind.  Außerdem verbietet es sogenannte Dual-Use-Software. 

Umsetzungsfristen

Gleichzeitig haben diese in den letzten Jahren verabschiedeten Gesetze die Pflicht zur elektronischen Rechnung in unserem Land eingeführt (oder werden es tun). Aber ab wann ist das der Fall?

• Unternehmen mit einem Umsatz von über 8 Millionen €.Voraussichtlich werden sie ab 2026 elektronische Rechnungen ausstellen. Das Gesetz sieht eine Frist von einem Jahr ab Veröffentlichung der Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung.  Daher wird das genaue Datum von der Verabschiedung dieser Verordnung abhängen. Wird sie beispielsweise 2025 veröffentlicht, tritt sie 2026 in Kraft. 
• Übrige Unternehmen und Selbstständige.  Aus demselben Grund deutet alles darauf hin, dass die Pflicht 2026 in Kraft treten wird, obwohl auch hier alles von der Ausarbeitung der Verordnung abhängt.

Warum ist die elektronische Rechnung in Spanien Pflicht?

Die obligatorische Einführung der elektronischen Rechnung hat drei klare Ziele: 

1. Zahlungsverzug reduzieren. Die Online-Rechnungsstellung erleichtert die Überwachung und Kontrolle von Zahlungen, sowohl für Unternehmen selbst als auch für die öffentliche Verwaltung. 
2. Bekämpfung des Steuerbetrugs. Gerade durch die erhöhte Transparenz bei Transaktionen, dank dieser Sichtbarkeit und Überwachung, wird Steuerbetrug bekämpft.
3. Digitalisierung fördern. Durch diese Funktionsweise der elektronischen Rechnungen wird die Modernisierung der gesamten Unternehmenslandschaft vorangetrieben.

Und wie wurde die elektronische Rechnung international angenommen?

Jedenfalls ist Spanien nicht das erste Land, das diese Maßnahmen einführt. Tatsächlich haben bereits mehrere Länder die obligatorische elektronische Rechnung implementiert. Wir sehen mehrere Fälle: 

• Italien, das mit FatturaPA den Steuerbetrug nach seiner Einführung um 17% reduziert hat.
• Frankreich, das sie bereits als obligatorisch für alle B2B-Transaktionen eingeführt hat.
• Deutschland, das dieses Jahr bereits in die vollständige Anwendung involviert ist. 

Sogar in Lateinamerika gibt es Länder wie Mexiko, Chile und Kolumbien, die ähnliche Systeme für ihre elektronische Rechnungsstellung einführen.

Wie easyap die elektronische Rechnungsstellung erleichtert

An diesem Punkt kommen wir ins Spiel: easyap. Unsere maßgeschneiderten Lösungen helfen Ihnen, die Funktionsweise Ihrer elektronischen Rechnungsstellung von Anfang bis Ende zu steuern. Darüber hinaus passen wir uns den Bedürfnissen jedes Unternehmens an, um Folgendes anzubieten:

• Umfassende Gesetzeskonformität. Ständige Aktualisierungen, um uns an die lokalen und internationalen Vorschriften jedes Kunden anzupassen.
• Skalierbarkeit und Personalisierung. Unsere Lösungen passen sich der Größe und dem Sektor jedes Unternehmens an.
• Technischer Support. Wir bieten Ihnen kontinuierliche Unterstützung, um Fragen zu klären und die Softwarenutzung zu optimieren.
• Integration mit bestehenden Systemen. Wir integrieren uns in die wichtigsten ERP-, CRM- und andere Geschäftstools.
• Automatische Verbuchung. Wir automatisieren die buchhalterische Erfassung all Ihrer Rechnungen, was Fehler reduziert und eliminiert und somit die operative Effizienz verbessert.
• Multi-Gerät und flexible Bereitstellung. Sie können über verschiedene Geräte auf die Software zugreifen, da wir in der Cloud arbeiten.

Aus all diesen Gründen ist der Übergang zur elektronischen Rechnung ein notwendiger Schritt für Unternehmen, die Effizienz, Compliance und Nachhaltigkeit anstreben. Daher zu verstehen, wie elektronische Rechnungen funktionieren und auf Lösungen wie die von easyap zu setzen, wird den Unterschied machen im Finanz- und Betriebsmanagement jeder Organisation. Wenn Sie mehr erfahren möchten, müssen Sie nur uns kontaktieren.