Esperar a pagar una factura lo más tarde posible puede ser una estrategia a muy corto plazo, pero puede resultar significativamente penalizante.
Un tópico de la teoría del CashFlow es pagar lo más tarde posible las facturas de los proveedores mientras se cobra de los clientes a la máxima velocidad. Incluso, se ha llegado a justificar la retención de los pagos porque merece más la pena mantener tu dinero en el banco.
Como proveedores de servicios de tramitación de las facturas de proveedores en régimen de outsourcing, en easyap presentamos habitualmente algunos de los argumentos que justifican la aceleración del proceso de gestión de las facturas en los Departamentos de Cuentas a Pagar. Estos argumentos son, entre otros:
- consumir el menor tiempo posible en el proceso de las facturas, con el consecuente ahorro de tiempo y dinero,
- favorecerse del nivel de control que aportan las tecnologías basadas en WorkFlow, o
- procesar lo más rápido posible las facturas, lo cual implica máxima visibilidad en las actividades de previsión, forecasting y presupuestos.
Pero, considerando el valor real que supone reducir el plazo del proceso necesario para disponer de una factura de proveedor aprobada y disponible para el pago, ¿estamos ante un objetivo crítico para la empresa teniendo en cuenta esta teoría del CashFlow?
Vamos a profundizar en algunas ventajas de recortar el número de días necesarios para procesar una factura de proveedor. Tras esto, usted todavía puede seguir apostando por la teoría de pagar cuanto más tarde mejor, o bien aprovecharse de algunos de los beneficios que relacionamos a continuación.
1.- Descuentos por pronto pago
Cuando se produjo la contracción global del crédito, muchas organizaciones tomaron medidas extraordinarias para asegurar un saldo positivo en sus cuentas de efectivo, incluyendo, por ejemplo, retrasos en los pagos, devoluciones forzadas, reducción de inventarios e incluso vender facturas (factoring). En este último caso, el del factoring, ¿sabía usted que el mercado mundial de factoring es ahora un mercado de alrededor de 2 billones de euros? ¡Éste es dinero de su bolsillo!
Así que, veamos las oportunidades de descuento que a menudo se encuentran ocultas en un lento proceso manual de gestión de las facturas de proveedores.
Un descuento común comienza en el rango del 2 al 3 por ciento de los términos de pago negociados. Este descuento es a menudo binario, quiere decir que, por ejemplo, un pago en los 10 primeros días supone un 2 por ciento, pero a partir del día 11 el descuento es cero.
Otra forma de aprovechar este descuento es a través de descuentos dinámicos negociados. En este tipo de descuento se ofrece una escala móvil, con un descuento completo si el pago se efectúa el primer día y no hay descuento si el pago se realiza en la fecha de vencimiento, con una escala deslizante entre esos dos puntos. Ofrecemos a continuación el siguiente gráfico que demuestra que se puede llegar a alcanzar un ahorro de hasta el 25% sobre una base anual.
2.- Conseguir las mejores condiciones del proveedor
No es ningún secreto que todos los proveedores quieren ser pagados tan pronto como sea posible para reducir su PMC (Periodo Medio de Cobro). Este hecho, es interesante considerarlo a lo largo de las negociaciones. Dependiendo de la fortaleza del proveedor, hay básicamente dos situaciones en las que puede usted favorecer a su proveedor por el hecho de pagarle pronto:
- la primera tiene una componente comercial. La situación común en este caso es que el proveedor tenga la posibilidad de vender a cualquier empresa, incluso a empresas que compiten con usted. Recibir un cobro anticipado es un caramelo suficiente como para que el proveedor le devuelva algo, como por ejemplo: un precio reducido, términos de contrato más beneficiosos o algunos otros beneficios en logística o transporte.
- la otra situación es cuando el proveedor está en la posición fuerte de poder elegir a sus clientes. Un ejemplo claro en este caso es la actividad del outsourcing de personal. A menudo, el proveedor recibirá el mismo precio de todas las empresas que tratan de contratarle, y muy particularmente, en este sector que convive con una extrema presión sobre los precios. Por tanto, ser capaz de ofrecer rápidas condiciones de pago se convierte en un elemento crítico para atraer a los mejores proveedores y, en consecuencia, obtener los clientes que usted está tratando de atraer.
3.- Evitar sorpresas
Algo que afecta las coronarias de un contable o un CFO es pensar que se tiene bajo control la posición de efectivo, y de repente aparece un débito de gran volumen en la posición, debido a una “factura inesperada”. Se podría justificar por una estructuración, o por una irregularidad no controlada en la aprobación de esa compra, pero la realidad es que muy pocas organizaciones tienen algún tipo de control sobre sus gastos indirectos. El hecho de tener una factura de proveedor aprobada, controlada y procesada a tiempo, puede limitar el factor sorpresa que estas facturas tienen sobre las posiciones de efectivo.
4.- Sacar partido a su liquidez
Los bancos son realmente buenos maximizando su liquidez. Es un error pensar que son necesarios 2 ó 3 días para transferir dinero de un banco a otro. En muchos países se puede transferir dinero en segundos cuando se utiliza un servicio de terceros, en cambio, cuando se utiliza el propio banco se necesitan días. Es obvio que el banco está aprovechando ese tiempo para maximizar su liquidez. La cuestión, en este caso, es que si usted no sabe la cantidad y el momento en que necesita disponer del dinero del banco, no se atreverá a arriesgar su liquidez. Obviamente, esto no es tanto problema para las pequeñas empresas como para las grandes corporaciones.
5.- Evitar cargos por morosidad
Las penalizaciones por pagos atrasados pueden ser una opción, utilizada conscientemente, para mantener su efectivo en positivo, pero muchas veces no lo es. Cuando se debe a una debilidad en el proceso es que estamos, llanamente, tirando el dinero. La solución, en este caso, es utilizar una solución eficiente para automatizar el proceso de facturas en Cuentas por Pagar, que permita además: medir, monitorizar y optimizar los plazos de aprobación de las facturas. Es de esta manera como el equipo de Cuentas a Pagar no tendrá que correr por los pasillos persiguiendo aprobaciones justo antes de las fechas de vencimiento.
Conclusiones
¿Sigue usted aún convencido de que el enfoque de “pagar tan tarde como sea posible” es el más adecuado?
Si alguna de las ventajas de acelerar el tiempo de proceso de las facturas de proveedores por parte de Cuentas a Pagar ha llamado su atención, quizás vale la pena explorar el ahorro de costes y tiempo que significaría para su organización.
Si tiene preguntas o comentarios, no dude en ponerse en contacto con nosotros para debatirlo.
