Cierre contable: qué es, su importancia y cómo hacerlo paso a paso

Dic 20, 2023 | Servicios contables y fiscales

En el entramado financiero de cualquier empresa, el cierre contable se erige como un proceso fundamental. En concreto, marca el punto de inflexión que delimita el final de un periodo y el inicio de otro. Así mismo, la facturación electrónica juega un papel clave en él, ya que hoy en día cualquier procedimiento de este tipo se lleva a cabo (o se debería llevar a cabo) electrónicamente. ¿Pero qué significa el término como tal? Más que un protocolo administrativo, es un proceso que te ofrece una radiografía precisa de la salud financiera de tu negocio. En estas líneas desentrañaremos su esencia, su importancia en la contabilidad, el rol de los asientos de cierre y cómo la tecnología facilita y optimiza este proceso.

¿Qué es un cierre contable?

Empecemos este artículo definiendo qué es cierre contable como concepto. Imagínalo como el “fin de año” o “fin de trimestre” financiero de una empresa, o sea, un momento crucial donde se cierran los capítulos financieros concluidos para abrir nuevos horizontes. 

Así mismo, es un proceso metódico que implica revisar, ajustar y consolidar los registros contables de un periodo determinado. Este hito no sólo marca el término de una etapa contable, sino que sirve como base fundamental para el análisis financiero, la toma de decisiones y el cumplimiento normativo.

Por lo tanto, este término es mucho más que un conjunto de números. El cierre contable ofrece una instantánea detallada de la situación económica de la empresa, revelando su rendimiento, sus ganancias, sus pérdidas y la posición real de sus activos y pasivos. Es el engranaje clave que asegura la precisión y transparencia en la información financiera, ya que proporciona la base sólida para planificar estrategias y cumplir con las obligaciones legales.

Cierre contable vs cierre fiscal: ¿son lo mismo? 

No obstante, es importante hacer una diferencia entre dos conceptos: cierre contable y fiscal. Es común que estos términos se entrelacen en el mundo empresarial, pero tienen roles distintos. 

  • El cierre contable se enfoca en la precisión de los registros financieros, asegurando que los estados financieros reflejen con exactitud la situación de tu empresa. 
  • El cierre fiscal se concentra en cumplir con las obligaciones tributarias, aplicando las normativas y regulaciones establecidas por la ley.

Aunque comparten períodos similares y pueden utilizar información contable, el cierre contable busca la precisión financiera interna, mientras que el cierre fiscal está ligado directamente a las obligaciones impositivas que te exijan los organismos gubernamentales. Ambos son cruciales, pero sus enfoques y objetivos son distintos.

Entonces, ¿cuál es la importancia del cierre contable en una empresa?

Piensa que el cierre contable es el motor que impulsa la claridad financiera en tu empresa. No es solo un formalismo, sino que es la brújula que debe guiar las decisiones financieras clave. Así que su importancia radica en que ofrece una radiografía detallada y precisa de la salud financiera de tu negocio al final de un periodo contable. Periodo que tú mismo determinarás y que puede ser el mismo (o no) que el que marque el calendario fiscal. 

A su vez, el cierre contable no solo garantiza la exactitud de tus registros, sino que también te proporciona una visión panorámica del rendimiento económico. De esta forma, tiene un gran impacto en todo lo financiero que concierne a tu organización:  

  1. Te ayuda a identificar áreas de mejora.
  2. Sirve para detectar posibles fugas financieras.
  3. Te ofrece información para evaluar estrategias para el crecimiento. 

Además, al margen su peso en el aspecto financiero de tu negocio, es un proceso fundamental para:

  1. Cumplir con las normativas contables
  2. Presentar informes a inversores.
  3. Estar al día con las obligaciones fiscales. 

En resumen, el cierre contable no solo es importante, sino que es imprescindible para tomar decisiones informadas y mantener la salud financiera de tu empresa en óptimas condiciones.

Cómo se hace un cierre contable paso a paso

A su vez, el cierre contable es un proceso que tanto hoy en día como desde el principio de la existencia de las empresas se ha llevado a cabo. Así mismo, existe un paso a paso general para realizarlo. Este es el siguiente: 

1. Preparación y organización de documentos

Reúne todos los documentos financieros relevantes del periodo contable que quieras analizar y cerrar. Es decir, facturas, recibos, extractos bancarios, etcétera.

2. Registro de transacciones

Los contables o los departamentos financieros deben registrar todas las transacciones del periodo en los libros contables. Esto incluye anotar los ingresos, los gastos, las amortizaciones, las depreciaciones…

3. Ajustes y correcciones

El tercer paso es realizar los ajustes contables necesarios para reflejar correctamente los ingresos devengados, los gastos incurridos y otras transacciones que no se registraron inicialmente.

4. Elaboración de estados financieros preliminares

 

Prepara los estados financieros preliminares, como son el balance de situación, el estado de resultados y el estado de flujos de efectivo.

5. Revisión y verificación

Tú o los responsables financieros de la compañía debéis revisar minuciosamente los registros y los estados financieros para garantizar su precisión y cumplimiento con las normativas contables.

6. Asientos de cierre

En este momento es cuando debes realizar los asientos de cierre contable. Estos incluyen el traspaso de saldos a las cuentas correspondientes para iniciar el nuevo periodo contable con balances correctos.

7. Generación de informes finales

Prepara los informes finales con los estados financieros definitivos y otros documentos que son necesarios para el análisis interno, enviar los reportes a los inversores y para el cumplimiento normativo.

8. Revisión y aprobación 

Por último, la gerencia, los directores financieros o los contables deben revisar y aprobar los informes finales antes de presentarlos a quien corresponda.

¿Es mejor hacerlo de forma manual o automatizada?

Como decíamos, el cierre contable lleva siglos existiendo. En concreto, tanto tiempo como el que llevan existiendo los negocios y la fiscalidad. No obstante, hay un hecho que ha cambiado la forma de llevar a cabo este proceso: la digitalización. El caso es que aún hay empresarios que, por miedo o por desconocimiento, se plantean si es mejor hacer sus cierres contables de forma manual o automatizarlos

Imagina la eficiencia y precisión de un equipo de expertos trabajando a toda máquina. Ahora, piensa en multiplicar esa efectividad mediante la automatización. Esa es la diferencia entre realizar un cierre contable manualmente o aprovechar las ventajas de la automatización. Para ser más concretos: 

  • El método manual implica horas de trabajo meticuloso, además de que es más susceptible a errores humanos y retrasos potenciales.
  • La automatización te ofrece una vía veloz y precisa, ya que ejecuta más rápidamente tareas repetitivas, reduce errores y agiliza todo el proceso. Además, permite una mayor integración entre sistemas, facilitando el seguimiento de los cambios normativos y optimizando la generación de informes precisos y oportunos.

Si bien la experiencia humana tiene un valor incalculable y es algo a lo que aún no pueden aspirar las máquinas, combinarla con la automatización brinda un cierre contable más preciso, ágil y eficiente. Por lo tanto, aunar las ventajas de lo manual y lo automático te permitirá liberar tiempo para el análisis estratégico y tomar decisiones clave para el crecimiento de tu empresa.

Cómo te ayuda el software de easyap en tus cierres contables

En este punto es donde aparecemos nosotros: easyap. Nuestra solución es el aliado ideal para agilizar tus procesos, minimizar los errores y liberar tiempo y recursos que podrás destinar a otras áreas estratégicas. 

Para ser más precisos, el software de easyap no solo simplifica, sino que optimiza cada etapa del cierre contable. De hecho, estas son las principales ventajas que disfrutarás:

  • Automatización inteligente. Con easyap automatizas tareas repetitivas, desde la recolección de datos hasta la generación de informes. Por lo tanto, reduces drásticamente el tiempo empleado en el proceso.
  • Precisión sin igual. Nuestra solución de vanguardia te garantiza una precisión milimétrica en tus registros contables. Por ello, minimizas los errores humanos y te aseguras la conformidad normativa.
  • Integración perfecta. El software se integra sin complicaciones con otros sistemas y bases de datos que tengas. Así mismo, te facilita el acceso a información clave y una visión plena de tus finanzas.
  • Análisis estratégico. Liberando a tu equipo de tareas rutinarias, easyap te permite poner el foco en análisis más detallados con los que identificar oportunidades de crecimiento y de mejora.
  • Seguridad y cumplimiento. La seguridad de tus datos financieros está garantizada mediante cifrado avanzado y protocolos de seguridad robustos. Además, el software mantiene tus registros alineados con los estándares que exijan las autoridades.
  • Gestión eficiente de los documentos. El sistema te facilita la gestión documental al centralizar y organizar todos los archivos. Es decir, tienes un acceso rápido y ordenado a la información contable.
  • Personalización y escalabilidad. Nos adaptamos a las necesidades específicas de tu empresa. De esa manera, podemos escalar las funcionalidades del software conforme a tu crecimiento empresarial.
  • Soporte y actualizaciones continuas. En easyap te ofrecemos un sólido soporte técnico y nos mantenemos al día con los cambios normativos y las actualizaciones tecnológicas.

En resumen, no solo simplificamos el proceso de los cierres contables, sino que lo transformamos en una tarea eficiente y estratégica que impulsa el crecimiento y la estabilidad financiera de tu empresa. Contáctanos y descubre cómo easyap revolucionará contabilidad y sacará todo el potencial de tu negocio. Tu éxito está a solo un clic de distancia.

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