La factura electrónica en Países Bajos es una realidad (y muy positiva), pero todavía no es un elemento esencial en la digitalización de los procesos financieros de todas las empresas. Aún no hay una obligación general para todas las transacciones B2B, pero el país lleva años impulsando el intercambio de facturas electrónicas en la contratación pública y promoviendo estándares abiertos como PEPPOL, que facilitan la interoperabilidad entre organizaciones nacionales e internacionales.
Veamos cómo funciona la facturación electrónica en Países Bajos, cuándo es obligatoria, el papel de PEPPOL, los requisitos y qué diferencias hay entre facturas electrónicas estructuradas y los PDF.
¿Es obligatoria la factura electrónica en Países Bajos?
Actualmente, la factura electrónica “solo” es obligatoria en la contratación pública neerlandesa. En B2B no existe esta obligación. Aun así, muchas compañías ya las utilizan voluntariamente por sus ventajas y por la creciente adopción de PEPPOL.
A nivel práctico, cualquier proveedor que facture a organismos públicos neerlandeses tiene que ser capaz de enviar una factura electrónica. Ésta debe ser compatible con los formatos aceptados por la administración.
| La Directiva 2014/55/UE obliga a las administraciones públicas europeas a poder recibir y procesar facturas electrónicas conforme al estándar europeo EN 16931. |
Situación actual según el tipo de operación
| Tipo de operación | ¿Factura electrónica obligatoria? |
| Empresa → Administración pública | Sí |
| Administración pública → Empresa | Habitual mediante formatos electrónicos |
| Empresa → Empresa (B2B) | No, salvo acuerdo entre las partes |
| Empresa → Consumidor (B2C) | No |
Para las empresas multinacionales, esto significa que tener un software preparado para trabajar con distintos formatos electrónicos es cada vez más importante. Sobre todo, si operan con organismos públicos o con grandes empresas de otros países europeos donde sí se exige la factura electrónica.
La entrada en vigor de la facturación electrónica en Países Bajos
Al no estar aún vigente al 100%, una de las primeras cuestiones que se plantean muchas empresas es cuándo concluirá definitivamente con la entrada en vigor de la facturación electrónica en Países Bajos. El calendario ha sido y es este:
- 2014: se aprueba la ya citada Directiva europea 2014/55/UE.
- 2017-2018: etapa de adaptación progresiva de las administraciones neerlandesas.
- 18 de abril de 2019: las administraciones públicas pasan a estar obligadas a aceptar facturas electrónicas conformes al estándar europeo.
- Desde entonces: la factura electrónica es el procedimiento para la contratación pública (B2G), aunque aún no es obligatoria entre empresas privadas (B2B).
Precisamente, el gobierno neerlandés fomenta iniciativas de interoperabilidad alineándose con los futuros desarrollos europeos. En especial, con el paquete legislativo ViDA, que busca armonizar la facturación electrónica y el intercambio digital de datos fiscales en la Unión Europea durante los próximos años.
| Para los departamentos financieros de empresas que operan en Países Bajos, esto supone una oportunidad para anticiparse a futuras obligaciones y evitar proyectos de adaptación urgentes cuando entren en vigor nuevos requisitos. |
PEPPOL: el estándar de intercambio de facturas en Países Bajos
Otro aspecto importante de la factura electrónica en Países Bajos y que ya hemos mencionado es el rol de PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online).
Esta red internacional de intercambio seguro de documentos electrónicos permite que empresas y administraciones envíen facturas con un lenguaje común. Así, una compañía española puede facturarle un servicio a la administración pública neerlandesa sin integraciones concretas. ¿Cómo?:
- La empresa genera una factura electrónica estructurada.
- El software la adapta al estándar.
- La factura se envía mediante un Access Point certificado.
- El receptor recibe automáticamente el documento.
- Todo el proceso queda registrado y es completamente trazable.
Así, PEPPOL elimina muchos de los problemas derivados del envío por correo electrónico, como pérdidas de documentos, errores manuales o duplicidades. Incluso, al facilitar la interoperabilidad entre empresas de distintos países europeos, reduce significativamente los costes administrativos.
¿Qué formato utiliza la factura electrónica en Países Bajos?
A diferencia de otros países donde hay un formato nacional propio, Países Bajos apuesta por estándares europeos comunes como:
- UBL (Universal Business Language).
- SI-UBL, adaptación neerlandesa basada también en UBL.
- EN 16931, que define el contenido semántico de la factura digital.
- PEPPOL.
El objetivo es que cualquier ERP o plataforma financiera pueda interpretar automáticamente la información sin introducir datos a mano.
Ejemplo
Una empresa española suministra material sanitario a un hospital público de Ámsterdam. En vez de enviar un PDF por correo, se ejecuta el siguiente flujo:
- Genera una factura UBL compatible.
- La envía mediante PEPPOL.
- El ERP del hospital importa automáticamente todos los datos.
- La factura inicia el flujo de validación y pago sin intervención manual.
El resultado es un proceso mucho más rápido, seguro y con menos errores.
Diferencias entre factura electrónica estructurada y PDF
A su vez, tanto en España como en Países Bajos, hay quien cree que un PDF constituye una factura electrónica. Pero, desde el punto de vista legal y tecnológico, no es así, y lo reflejamos con las diferencias de esta tabla:
| Factura electrónica estructurada | Factura en PDF |
| Contiene datos legibles por sistemas informáticos | Pensada para lectura humana |
| Automatiza el procesamiento | Requiere intervención manual |
| Compatible con PEPPOL | No |
| Facilita conciliaciones automáticas | No |
| Minimiza errores de captura | Más riesgo de fallos |
Aunque un PDF pueda tener validez fiscal, no permite la automatización completa de los procesos financieros, que es precisamente uno de los grandes objetivos de la digitalización contable.
- Para un CFO que gestiona miles de facturas al mes, esta diferencia se traduce en cientos de horas de trabajo administrativo ahorradas cada año.
¿Qué requisitos de conservación digital existen en Países Bajos?
La Belastingdienst (Administración Tributaria de Países Bajos) exige conservar documentos fiscales y contables durante 7 años. Esto incluye facturas, libros contables, registros de compras y ventas y documentación justificativa de las operaciones.
A su vez, la conservación debe garantizar:
- Autenticidad del origen.
- Integridad del contenido.
- Legibilidad durante todo el periodo de conservación.
- Disponibilidad ante una posible inspección tributaria.
Un software especializado y soluciones como las de easyap facilitan tanto la conservación como la localización inmediata de cualquier documento. Por lo tanto, evita las búsquedas manuales y reduce riesgos de incumplimiento.
¿Qué ventajas aporta la factura electrónica a las empresas?
En ese sentido de aprovechar ventajas, aunque aún no sea obligatoria en todas las operaciones B2B, cada vez más organizaciones neerlandesas están acelerando su implantación. En concreto, porque aporta beneficios generales como:
- Menos tiempo de procesamiento.
- Eliminación de tareas manuales.
- Menos errores al introducir datos.
- Más trazabilidad.
- Automatización de aprobaciones.
- Conciliación contable más rápida.
- Mejor control financiero.
- Menos costes administrativos.
- Cumplimiento normativo.
Para empresas internacionales, estas ventajas son todavía más importantes al poder gestionar documentos procedentes de distintos países desde un único sistema.
Cómo prepararse para la evolución de la factura electrónica en Países Bajos
Aunque actualmente la obligación general B2B no existe en Países Bajos, todo apunta a una mayor adopción de la facturación electrónica estructurada en los próximos años. Y es que la digitalización de la fiscalidad europea sigue su avance.
Por ello, muchas empresas ya han adaptado sus procesos para trabajar con plataformas compatibles con PEPPOL y con estándares europeos. Esa es la tendencia en Países Bajos y en el resto de Europa.
Eso sí, al implantar un software de automatización financiera, es recomendable comprobar que la solución permite:
- Emitir facturas en distintos formatos internacionales.
- Integrarse con PEPPOL.
- Automatizar la recepción de facturas.
- Conservar electrónicamente toda la documentación.
- Integrarse con el ERP corporativo.
- Adaptarse fácilmente a futuros cambios regulatorios.
De este modo, la empresa cumple con la normativa en vigor y, al mismo tiempo, abarata los costes operativos y mejora la eficiencia del departamento financiero.
Tras todo esto, entenderás la importancia de tener una solución de facturación que trabaje con redes internacionales, que automatice la gestión documental o que cumpla los requisitos de conservación de otros países. Y, por supuesto, que se adapte a cada legislación y a los posibles cambios futuros. Contáctanos y descubre cómo te ayudamos a digitalizar tu ciclo de cuentas a pagar y toda tu facturación electrónica.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica en Países Bajos
¿Puede una empresa extranjera enviar facturas electrónicas a organismos públicos neerlandeses?
Sí. Siempre que utilice un formato compatible con los estándares aceptados y pueda intercambiar la documentación mediante PEPPOL o los canales que acepte la administración correspondiente.
¿Es obligatorio utilizar PEPPOL en todas las operaciones entre empresas?
No. En B2B no existe una obligación general de utilizarlo, aunque cada vez es más habitual que grandes empresas lo exijan a sus proveedores por razones de eficiencia.
¿Puede archivarse la factura electrónica en servidores ubicados fuera de Países Bajos?
Sí, siempre que se garantice el acceso a la documentación, su integridad, su autenticidad y su disponibilidad durante el periodo legal de conservación.
¿Qué ocurre si una empresa solo envía facturas en PDF?
En B2B puede servir si ambas partes lo aceptan. Pero, para la contratación pública un PDF no sustituye a una factura electrónica estructurada cuando la normativa exige este formato. Y a futuro es muy probable que tampoco se acepte en B2B.
