Mucho antes de la llegada de las API, el XML o JSON, ya había estándares que automatizaban comunicaciones empresariales de forma segura y estructurada. Uno de los más importantes es el formato EDIFACT, un estándar internacional que siguen utilizando miles de empresas de múltiples sectores. Gracias a él se intercambian pedidos, avisos de expedición, facturas electrónicas y otros documentos comerciales. Veamos qué es EDIFACT, cómo funciona, la diferencia entre EDI y EDIFACT y por qué sigue siendo un estándar en vigor tan útil.
¿Qué es el formato EDIFACT?
El formato EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport) es un estándar internacional desarrollado bajo el paraguas de Naciones Unidas para el intercambio electrónico de datos (EDI) entre empresas.
Su objetivo es que dos organizaciones intercambien documentos comerciales con una estructura común, independientemente del ERP, software o plataforma que empleen. EDIFACT transmite la información con un mensaje estructurado que interpretan automáticamente los sistemas de ambas empresas.
EDIFACT: ¿qué es exactamente dentro del EDI?
EDI y EDIFACT no son lo mismo:
- EDI es el concepto que hace referencia al intercambio electrónico de documentos entre empresas.
- EDIFACT es uno de los estándares utilizados en ese intercambio.
La relación entre ambos es similar a la existente entre Internet y HTTP:
- EDI es el sistema de intercambio electrónico de documentos.
- EDIFACT es uno de los lenguajes para intercambiar esos documentos.
Hay otros estándares EDI, como ANSI X12 (muy utilizado en Estados Unidos), TRADACOMS (común en Reino Unido), ODETTE o VDA. EDIFACT, sin embargo, es el más extendido en operaciones entre empresas de diferentes países.
Diferencias entre EDI y EDIFACT
Aunque los dos conceptos suelen utilizarse indistintamente, tienen diferencias importantes.
| EDI | EDIFACT |
| Es la metodología de intercambio electrónico de datos. | Es un estándar utilizado dentro del EDI. |
| Define el proceso de comunicación entre empresas. | Define el formato que deben tener los mensajes. |
| Puede utilizar distintos estándares. | Es uno de esos estándares. |
| Engloba múltiples tecnologías. | Se centra en la estructura de los documentos electrónicos. |
¿Cómo funciona el formato EDIFACT?
El funcionamiento es relativamente sencillo para el usuario, aunque técnicamente intervienen varios componentes:
- Una empresa genera un documento desde su ERP.
- Ese documento se convierte automáticamente al formato EDIFACT.
- El mensaje se envía por una plataforma EDI o un proveedor de integración.
- La empresa receptora recibe el mensaje.
- Su sistema traduce el contenido al formato de su ERP.El documento se registra automáticamente sin intervención humana.
Este proceso puede completarse en segundos y automatiza pedidos, confirmaciones, avisos, facturas electrónicas, albaranes o inventarios.
La estructura de un mensaje EDIFACT
Uno de los aspectos que hace tan robusto este estándar es que todos los mensajes siguen una estructura perfectamente definida y compuesta por:
- Segmentos, que representan bloques de información.
- Elementos de datos, que contienen cada dato concreto.
- Códigos normalizados, que garantizan que los sistemas interpretan exactamente lo mismo.
Así, una empresa española puede intercambiar información con otra de Japón, Alemania o Estados Unidos sin adaptar cada documento manualmente.
¿Qué son los segmentos en EDIFACT?
Los segmentos son las distintas líneas que forman un mensaje. Comienzan con un identificador de tres letras que indica qué información contiene. Los más habituales son:
| Segmento | Función |
| UNH | Inicio del mensaje. |
| BGM | Tipo de documento. |
| DTM | Fechas. |
| NAD | Datos de comprador o proveedor. |
| LIN | Información de productos. |
| QTY | Cantidades. |
| PRI | Precios. |
| UNS | Separación de secciones. |
| UNT | Final del mensaje. |
Cada ERP interpreta automáticamente estos segmentos gracias a los códigos.
Ejemplo de un mensaje EDIFACT
UNH+000001+INVOIC:D:96A:UN’
BGM+380+FAC-2026-001′
DTM+137:20260721:102′
NAD+BY+CLIENTE001′
NAD+SU+PROVEEDOR123′
LIN+1++ABC123:EN’
QTY+47:10′
PRI+AAA:150′
UNT+8+000001′
Aunque para una persona es poco intuitivo, un sistema EDI interpreta automáticamente cada segmento.
Principales tipos de mensajes EDIFACT
El estándar EDIFACT define un amplio catálogo de mensajes especializados para cada proceso. Cada uno responde a una necesidad dentro de la cadena de suministro, las compras, la logística o la facturación. Aquí algunos muy típicos:
| Tipo de mensaje | Función | Ejemplo práctico |
| ORDERS | Pedido de compra | Un distribuidor envía un pedido de 500 unidades a un fabricante. |
| ORDRSP | Respuesta al pedido | El proveedor confirma el pedido e informa de la fecha de entrega. |
| DESADV | Aviso de expedición | El proveedor comunica qué mercancía ha sido enviada y cuándo llegará. |
| RECADV | Aviso de recepción | El comprador confirma que ha recibido correctamente la mercancía. |
| INVOIC | Factura electrónica | El proveedor remite la factura al cliente. |
| REMADV | Aviso de pago | El comprador comunica qué facturas han sido abonadas. |
| INVRPT | Informe de inventario | Se comparte información actualizada sobre el stock disponible. |
| PRICAT | Catálogo de productos | El proveedor actualiza precios y referencias comerciales. |
Por ejemplo, el proceso podría desarrollarse de la siguiente forma:
- El cliente envía un ORDERS.
- El proveedor responde con un ORDRSP.
- Antes del envío genera un DESADV.
- Posteriormente emite un INVOIC.
- El comprador confirma el pago mediante un REMADV.
Todo ello ocurre de forma automática entre los sistemas de ambas empresas.
¿Y qué sectores siguen utilizando EDIFACT?
Aunque hoy existen alternativas como XML, JSON o APIs REST, EDIFACT continúa siendo el estándar más operativo en sectores como distribución y retail, automoción, logística, transporte, sanidad o manufactura. En multinacionales con varias plantas de producción, aún es esencial para sincronizar distintos ERP.
¿EDIFACT, XML y JSON compiten o conviven?
Actualmente EDIFACT, XML y JSON conviven porque responden a necesidades diferentes:
- EDIFACT. Está muy estandarizado y todos los mensajes siguen la misma estructura. Es el formato predominante en EDI tradicional y muy común entre grandes empresas y empresas internacionales.
- XML. Comenzó a extenderse para facilitar la integración entre aplicaciones y sigue siendo muy utilizado en la facturación electrónica y en numerosos intercambios B2B. Es el más legible y flexible.
- JSON. Es el formato referente en APIs y aplicaciones web modernas. Es ligero, fácil de procesar e idóneo para arquitecturas cloud y microservicios.
| Característica | EDIFACT | XML | JSON |
| Antigüedad | Muy alta | Media | Baja |
| Legibilidad humana | Baja | Alta | Muy alta |
| Integración con APIs | Limitada | Buena | Excelente |
| Estandarización | Muy elevada | Elevada | Flexible |
| Uso en EDI clásico | Muy alto | Medio | Bajo |
| Uso en plataformas cloud | Medio | Alto | Muy alto |
En la práctica, muchas empresas usan los tres simultáneamente. Por ejemplo, reciben pedidos por EDIFACT, transforman automáticamente el mensaje a XML, lo procesan en su ERP y exponen la información con APIs en JSON.
El ERP en la gestión de mensajes EDIFACT
Por sí solo, un archivo EDIFACT no aporta valor si no existe un sistema capaz de interpretarlo. Aquí entra en juego el ERP, que actúa como núcleo de los procesos.
Cuando un mensaje EDIFACT llega, la plataforma EDI lo traduce para que el ERP convierta esa información en un pedido, una factura, un albarán, un aviso logístico, una recepción de mercancía… Y cuando el ERP genera el documento, el software lo transforma a EDIFACT antes de enviarlo al destinatario.
Esta automatización evita tareas repetitivas y elimina errores por la introducción manual de los datos.
¿Cómo convive EDIFACT con plataformas modernas?
Lejos de desaparecer, EDIFACT se ha adaptado a los nuevos entornos tecnológicos. Actualmente hay plataformas que funcionan como un «traductor universal» entre distintos formatos y que son capaces de:
- Recibir mensajes EDIFACT.
- Convertirlos a XML o JSON.
- Integrarlos con el ERP.
- Conectarlos con aplicaciones SaaS.
- Sincronizar la información por APIs.
- Automatizar procesos de facturación electrónica y compras.
| Para el usuario, toda esta complejidad es transparente. El departamento financiero o de compras simplemente trabaja desde su software mientras la plataforma gestiona las conversiones y comunicaciones en segundo plano. |
Ventajas del formato EDIFACT
Su permanencia durante décadas no es casualidad. Entre sus beneficios destacan:
✅Minimiza errores derivados de la introducción manual de datos.
✅Acelera el intercambio de documentos comerciales.
✅Mejora la trazabilidad de los procesos.
✅Facilita la integración entre empresas que utilizan ERP diferentes.
✅Abarata costes administrativos.
✅Favorece el cumplimiento de los estándares internacionales.
✅Permite automatizar procesos de compras, logística y facturación.
✅Es robusto y ampliamente aceptado a nivel internacional.
¿Tiene alguna limitación?
Como cualquier estándar tecnológico, también presenta desafíos:
❌Estructura poco intuitiva para personas.
❌Necesita herramientas específicas.
❌Su puesta en marcha puede ser compleja.
❌Menos flexible para ciertos desarrollos modernos.
No obstante, estas limitaciones se compensan por la fiabilidad que ofrece en operaciones empresariales de gran volumen.
El formato EDIFACT aún es importante en el intercambio electrónico de datos entre empresas. Aunque convive con XML, JSON y APIs, ha evolucionado para integrarse con ellas. Con plataformas y software avanzados como easyap, las empresas siguen aprovechando este estándar mientras avanzan en sus procesos de digitalización.
Para departamentos financieros, compras y operaciones, tener una solución capaz de gestionar mensajes EDIFACT e integrarlos de forma automática con el ERP supone reducir errores, agilizar procesos y mejorar la eficiencia en toda la cadena de suministro. Contáctanos y te mostramos cómo hacerlo sin compromiso.
Preguntas frecuentes sobre el formato EDIFACT
¿EDIFACT sigue utilizándose actualmente?
Sí. Aunque han surgido nuevos formatos, EDIFACT continúa siendo una referencia en sectores como distribución, logística, automoción o comercio internacional.
¿EDIFACT sustituye a la factura electrónica?
No. EDIFACT es un estándar para intercambiar documentos comerciales, entre ellos las facturas electrónicas. Según el país o el cliente, la factura también puede utilizar otros formatos como Facturae, XML o UBL.
¿Puede convivir EDIFACT con APIs modernas?
Sí. De hecho, es el escenario más habitual. Muchas plataformas convierten mensajes EDIFACT a XML o JSON para conectarlos con aplicaciones cloud, ERP y soluciones de facturación electrónica.
