Il est courant que les projets améliorent le processus de comptabilité fournisseurs, un aspect à examiner est la qualité des informations contenues dans la fiche fournisseur.
Différentes situations conduisent généralement à cet examen : nombre élevé d'incidents par fournisseur inexistant, nombre élevé d'appels téléphoniques avec des demandes de paiement tardif, reclassements dus à des erreurs dans les notes...
L'importance du maître vendeur
Et l'une des premières questions que nous nous posons est de savoir qui est responsable de l'enregistrement et de la mise à jour de la fiche fournisseur. La réponse n'est pas toujours la même, même si elle dépend généralement de la taille de l'entreprise. Dans les grandes entreprises, il s'agit généralement d'une tâche partagée entre les achats et les finances/comptes fournisseurs (il n'y a pas longtemps, nous avons déjà commenté l'importance de la coordination entre ces deux départements ). Toutefois, dans les petites et moyennes entreprises, il s'agit d'une tâche généralement effectuée par le PA.
Vendor Master : Qualité de l'information
La qualité des informations contenues a une incidence sur de nombreux aspects de l'affichage des factures :
- Degré d'automatisation du processus de traitement des factures. Plus nous voulons que le pourcentage d'automatisation soit élevé, plus nous devons avoir confiance dans les données existantes. Si nous voulons que les factures circulent sans participation humaine, nous devons avoir une confiance aveugle dans la véracité/qualité des informations traitées. Nous ne pouvons pas penser à comptabiliser automatiquement les factures si les enregistrements effectués présentent, par exemple, un mauvais calcul de la date d'échéance des factures.
- Contrôle interne. Un signe de la déficience du processus d'enregistrement des factures des fournisseurs est que les validations effectuées détectent fréquemment des situations où le fournisseur n'est pas créé lors de la réception de la facture. Dans cette situation, la dépense est connue à la réception de la facture et, dans la grande majorité des cas, il n'y a pas de retour en arrière. Dans cette situation, pouvez-vous garantir le respect des procédures internes de sélection d'un fournisseur ou de provisionnement de la dépense ? Cette situation est particulièrement grave dans les cas où le fournisseur peut être classé comme un fournisseur avec bon de commande, de sorte que toutes ses factures doivent être étayées par un bon de commande émis par l'entreprise. Combien de règles internes ont été violées de sorte qu'un fournisseur avec bon de commande émet une facture et que le fournisseur n'est même pas créé dans la base de données ?
- Qualité de l'information comptable. Dans de nombreux ERP associés aux données de base du fournisseur, on trouve des informations provenant des codes fiscaux ou des comptes comptables par défaut. Si cette information n'est pas correcte, il est normal que l'erreur soit transférée à l'imputation comptable et de là aux déclarations fiscales. Cela pose des problèmes lors de l'analyse des informations comptables et aboutit toujours à des reclassements. Et dans le cas des déclarations fiscales, cela peut impliquer la nécessité de soumettre des déclarations correctives et même une sorte de contingence/sanction. Il existe également des situations où le même vendeur est créé avec des codes différents, ce qui crée des problèmes lors de l'analyse des informations.
L'expérience acquise dans le cadre de projets très divers montre qu'une gestion efficace des factures reçues a pour pilier la création/maintenance correcte du fichier des fournisseurs. Et un premier pas vers la réduction des coûts, même si cela peut sembler moins évident au premier abord, est que la qualité des données de base soit fiable.
