Dépenses des employés
La gestion des voyages et des dépenses prend du temps, rend difficile l’affectation par projet et offre peu de visibilité.
easyapIP centralise l’ensemble du processus sur un portail unique, automatisant la déclaration, l’approbation selon les politiques et la comptabilisation dans l’ERP de manière agile et avec une maintenance minimale.
Contrôle des dépenses de voyage et de représentation
Réalité Actuelle
Les employés perdent beaucoup de temps productif dans l’élaboration, l’approbation et la comptabilisation des notes de frais. L’affectation de ces dépenses d’employés, par projet ou centre de coût, est toujours un défi. Malgré leur montant agrégé élevé, leur analyse et leur rapport sont déficients.
Notre proposition
easyap met à la disposition de ses clients un portail easyapIP pour gérer de manière intégrale le processus de gestion des voyages et des dépenses des employés.
La solution easyap est une solution à implémentation rapide et à maintenance minimale, qui couvre la déclaration des dépenses, l’approbation basée sur les politiques de l’entreprise et leur comptabilisation automatique ultérieure dans le système de gestion d’entreprise.
Avantages | Dépenses des employés
- Augmentation significative de la productivité, avec les économies de coûts qui en découlent
- Amélioration de la capacité d’analyse, permettant la détection de domaines d’amélioration
- Soutien à l’application des politiques internes
- Provisionnement réel des dépenses
- Minimise le risque de non-déductibilité des dépenses
Gestion des notes de frais
Voici les étapes que suit l’information dans le processus de gestion des notes de frais, de la saisie des notes de frais par les utilisateurs via le web jusqu’à la notification ultérieure à l’employé.
Qu’est-ce qu’easyap Employés ?
Une plateforme en ligne pour le traitement des dépenses des employés, avec un circuit adaptable à chaque besoin, couvrant le cycle de la demande de voyage à sa comptabilisation et son paiement, y compris les cycles d’audit et d’approbation.
À qui est-ce destiné ?
Aux entreprises de toute taille qui souhaitent éviter la perte de temps de leurs employés dans la justification des dépenses internes, en améliorant et en optimisant les processus de comptabilisation, et en garantissant le respect des politiques internes de contrôle des dépenses et des règles d’approbation.
Pourquoi l’utiliser ?
- Économie de coûts supérieure à 50 %.
- Coût variable selon le nombre de feuilles traitées.
Fonctionnalités Clés de la Gestion des Dépenses des Employés
Création de fichier de sortie/comptable.
Éviter les doublons est possible, en tirant parti des données renseignées par l’utilisateur lors de la création de la note de frais pour générer un fichier au format importable depuis le système comptable. Diversité de formats et de fichiers disponibles et adaptables.
Contrôle des dépenses.
Il est enfin possible de mettre en œuvre un contrôle adéquat des montants dépensés conformément aux règles internes définies concernant la nature des dépenses, les montants, la catégorie professionnelle… et sans dépendre du critère subjectif du réviseur/approbateur.
Accès et création depuis n’importe quel appareil
Avec une connexion internet, via l’utilisation de n’importe quel navigateur. Les images prises depuis des appareils mobiles (photos de tickets) envoyées par e-mail servent à créer des notes, l’image pouvant être utilisée comme support à n’importe quelle étape du processus.
Workflow d’approbation
Les notes de frais seront automatiquement attribuées pour examen (approuvées/rejetées) sur la base de règles facilement paramétrables, permettant d’avoir plusieurs niveaux d’approbation avec des conditions “et” / “ou”.
Workflow avec différents statuts.
Permet la participation des services d’approbation et de comptabilisation. Participation aux étapes antérieures du service de traitement des demandes/réservations de voyages. Visibilité complète pour le service financier.
Téléchargement des mouvements de carte de crédit.
Création de feuilles pour leur révision et traitement. Rapprochement complet des dépenses effectuées avec les débits de compte par carte de crédit.
Enregistrement de tous les événements à des fins d’audit.
Enregistrement sur chaque feuille de tous les événements réalisés, indiquant le type d’événement, qui l’a réalisé, quand et un commentaire. Contrôle des tâches en attente et suivi par vieillissement.
Rapports.
Information en ligne à l’utilisateur sur l’état des feuilles réalisées. Rapports de suivi et de mesure des variables critiques du processus. Information au service comptable, à la trésorerie et au service financier/contrôle des dépenses.
Quel est le processus de gestion des dépenses des employés avec easyei ?
easyapIP est un outil web doté d’un module spécifique pour traiter efficacement les dépenses des employés dans les entreprises. Le graphique suivant décrit les étapes les plus significatives du circuit de traitement.
A. Demande de voyage :
1. L’employé demande une pré-approbation pour un voyage
2. Approbation/rejet par le responsable
1. L'employé engage une dépense
B. L'agence propose un devis pour le voyage :
1. Devis de vols/hôtels
2. Validation du devis
3. Acceptation du devis
Une fois le voyage réservé, il est exporté directement vers le système comptable ou renvoyé à l’employé afin qu’il complète le reste des dépenses de voyage.
2. Création de la feuille de dépenses :
- Depuis un appareil mobile
- Depuis un ordinateur
- Importation des mouvements de carte de crédit
3. Politique de dépenses :
Contrôle et application des politiques de dépenses de l’entreprise en fonction de la catégorie de l’employé, de la nature de la dépense, du montant.
4. Approbation/Rejet de la Note de frais :
Notes de frais attribuées automatiquement aux approbateurs en fonction de règles métier facilement paramétrables
Un ou plusieurs approbateurs et selon une séquence définie
5. Comptabilisation dans l'ERP :
Création automatique d’écritures comptables dans les ERP clients
Mappage des concepts de dépenses aux comptes comptables
Autant de niveaux de comptabilité analytique que nécessaire
Rapprochement des cartes de crédit
6. Audit des Notes de frais :
Procédure basée sur des critères paramétrables
Détection de fraude
Récupération de TVA
Nos points forts…
- Validations formelles : les transactions sont validées avant leur envoi à l’Agence Fiscale correspondante
- Workflow de gestion des erreurs : traitement des rejets de premier et deuxième niveau
- Mappage et logique : adaptation de la codification selon les exigences de l’Agence Fiscale correspondante
- Retour d’information du système comptable basé sur les réponses reçues (contrôle transactionnel)
- Consultation en ligne des données transmises à l’Agence Fiscale correspondante et consultation vérifiée.
- Possibilité de gestion des modifications et radiations
