Das Jahr 2026 rückt näher, und ein wichtiges europäisches Land macht einen entscheidenden Sprung in Richtung Digitalisierung. Die elektronische Rechnung in Belgien für B2B wird zur standardmäßigen Pflichtfakturierung. Für einen CFO eines großen Unternehmens, das in mehreren Ländern tätig ist, bedeutet dies weit mehr als eine Gesetzesänderung, da es sich auf Prozesse, ERP, Umsatzsteuer-Compliance, interne Kontrollen und die Interoperabilität mit anderen EU-Ländern auswirkt. In diesem Artikel erfahren Sie, was genau die Norm verlangt, welche die Hauptrisiken und technischen Herausforderungen sind, Beispiele und reale Anwendungsfälle sowie verschiedene Lösungen und Antworten, damit Ihr Finanzteam vorbereitet ist.
Was ändert sich genau bei der elektronischen Rechnung in Belgien im Jahr 2026?
Zunächst einmal sind dies die Änderungen, die die elektronische Rechnung in Belgien mit sich bringt:
- Inkrafttreten? 1. Januar 2026.
- Geltungsbereich? Alle in Belgien ansässigen und für die Umsatzsteuer registrierten Unternehmen müssen elektronische Rechnungen im B2B-Geschäft ausstellen und empfangen. B2C-Transaktionen sind vorerst ausgenommen.
- Format und technischer Standard? Das empfohlene und obligatorische Format wird Peppol (Peppol BIS 3.0) sein und die Rechnungen müssen der europäischen Spezifikation EN 16931 entsprechen. In der Praxis hat sich Belgien für dieses Modell entschieden, um die Interoperabilität zu gewährleisten.
- Was ist nicht gültig? Ab sofort ist es nicht mehr gültig, eine PDF-Datei per E-Mail oder eine „Bild“-Rechnung zu senden. Es wird eine strukturierte Rechnung verlangt, die eine automatische Verarbeitung ermöglicht (XML/UBL/Peppol).
Praktische Auswirkungen für spanische Unternehmen (CFOs und Finanzleitungen)
Tatsächlich bringt die neue belgische E-Rechnung Änderungen für nationale und internationale Unternehmen mit sich. Dazu gehören natürlich auch spanische Unternehmen, die bereits in den BENELUX-Ländern tätig sind oder dies in Kürze planen.
Einerseits sind die unmittelbaren Risiken für Unternehmen und Betriebe, die sich nicht anpassen, folgende:
- Ablehnung von Rechnungen, die an/von Tochtergesellschaften in Belgien ausgestellt wurden.
- Steuerliche Sanktionen.
- Probleme bei der Mehrwertsteuerrückerstattung aufgrund von Formatfehlern oder unvollständigen Daten.
- Erhöhung der Betriebskosten wenn Rechnungen nicht automatisiert verwaltet werden.
Nichtsdestotrotz, ist es auch ein idealer Zeitpunkt, Prozesse zu automatisieren, manuelle Bearbeitungskosten zu senken und Verbesserungen bei der Mehrwertsteuerkontrolle und -Rückverfolgbarkeit zu nutzen.
Wichtige technische Anforderungen, die jetzt erfüllt werden müssen
Demzufolge erfordert die neue belgische Gesetzgebung die Einhaltung mehrerer technischer Anforderungen, wie zum Beispiel:
- Unterstützung für Peppol BIS 3.0 / EN 16931. Mit einem System arbeiten, das Peppol BIS 3.0 generieren und verarbeiten kann (oder Ihr ERP auf diesen Standard umstellen, wenn es ein anderes Schema verwendet).
- Interoperabler Übertragungskanal. Zugang zu einem Peppol Access Point haben oder das ERP mit einem Anbieter integrieren, der diesen anbietet.
- Validierungen vor dem Versand. Die obligatorischen Felder überprüfen (USt-ID/VAT, Mehrwertsteuercodes, Gesamtbetrag pro Mehrwertsteuertyp, Rundung nach Gesamtbetrag, etc.). Darüber hinaus führt Belgien spezifische Rundungsregeln ein (Gesamtbetrag pro Mehrwertsteuertyp).
- Automatischer Empfang und Abgleich. E-Rechnungen in Ihr ERP-System integrieren und diese automatisch mit Bestellungen, Lieferscheinen und Verträgen abgleichen zu können.
- Rechtskonforme Prüfung und Archivierung. Das elektronische Archiv des Systems muss rückverfolgbar sein und die Informationen gemäß den Mehrwertsteuer- und Buchhaltungsvorschriften aufbewahren.
Hauptprobleme bei der Interoperabilität mit anderen europäischen Systemen
Obwohl die ViDA-Initiative und der Standard EN 16931 die Interoperabilität zwischen europäischen Ländern harmonisieren wollen, gibt es in der Praxis mehrere Konfliktpunkte:
- Viele Netzwerke und Gateways. Peppol ist nicht der einzige Kanal in Europa; einige Länder nutzen nationale Gateways, die interoperieren müssen. Die Übersetzung zwischen Netzwerken führt zu Datenverlusten oder unerwünschten Transformationen.
- Nationale Varianten bei der Nutzung des Standards. Obwohl EN 16931 die Struktur definiert, fügen die Mitgliedstaaten lokale Anforderungen hinzu (Pflichtfelder, Rundungsregeln, Codierungen..). Dies erfordert länderspezifische Mapping- und Validierungsregeln.
- Steuercodierung und Mehrwertsteuerbehandlung.Unterschiede in der Codierung von Mehrwertsteuersätzen oder -befreiungen erfordern eine Standardisierung der Codes zwischen Systemen.
- Synchronisierung von Katalogen, Identifikatoren und Steuer-/Umsatzsteuer-IDs.Dieselbe Entität kann mit verschiedenen Identifikatoren (Niederlassungen, innergemeinschaftliche USt-IdNr. …) operieren, was das automatische Routing und die Validierung erschwert.
- Latenz und Governance privater Netzwerke.Wenn ein Unternehmen einen Anbieter nutzt, der keine direkte Konnektivität mit Peppol oder Mercurius (spezifisch für Belgien) bietet, benötigt es ein Gateway, das konvertiert und weiterleitet.
Stellen Sie sich zum Beispiel ein SaaS-Dienstleistungsunternehmen vor, das Kunden im Ausland aus Spanien Rechnungen stellt (in diesem Fall belgische Kunden).
- Situation: Massenabrechnung von einer SaaS-Plattform und mit wiederkehrenden Rechnungen.
- Problem: Das Volumen ist hoch, und es besteht das Risiko von Ablehnungen aufgrund fehlerhafter Steuerdaten (innergemeinschaftliche USt-IdNr.).
- Praktische Lösung: eine direkte Integration mit einem Anbieter, der eine Echtzeit-Validierung von Steuer-/Umsatzsteuer-IDs, automatisches Mapping zu Peppol und Logging für die Prüfung bietet.
Schneller Vergleich der Optionen zur Einhaltung (Vorteile / Nachteile)
Nachdem wir gesehen haben, wie sich diese neue gesetzliche Anwendung auf die elektronische Rechnungsstellung in Belgien auswirken kann, betrachten wir nun verschiedene Optionen zur Einhaltung:
Wo passt easyap in die belgische E-Rechnungsstellung?
Und da wir schon über Lösungen gesprochen haben, möchten wir hervorheben: easyap. Insbesondere, weil es Ihnen Folgendes bietet, wenn Sie im nächsten Jahr in Belgien tätig sein werden:
- Peppol- und Multikanal-Konnektivität. easyap verbindet sich mit strukturierten Rechnungsnetzwerken (wie Peppol) und bei Bedarf mit Gateways für Mercurius und andere nationale Netzwerke. Dadurch werden die Integrationszeit und das Konvertierungsrisiko zwischen Netzwerken reduziert.
- Länderbezogene Validierung und Mapping. Die Vorabvalidierungen, die Sie mit easyap durchführen können (Pflichtfelder, Umsatzsteuercodes, Belgienspezifische Rundungsregeln), minimieren Ablehnungen und Sanktionen.
- ERP-Integration für AP/AR-Prozesse. Die Lösung passt sich an die beliebtesten und leistungsstärksten ERP-Systeme auf dem Markt an (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics..) und verfügt über APIs zur Automatisierung des Ladevorgangs und der Abstimmung.
- Dashboard und Steuerreporting. easyap bietet Ihnen die Rückverfolgbarkeit jeder Rechnung (Status, Route, Fehler…) und ein Reporting, das für zukünftige E-Reporting- oder ViDA-Verpflichtungen vorbereitet ist.
easyap reduziert somit Projektkosten und -fristen, da eine komplexe Entwicklung im ERP vermieden wird. Zudem ist der Zugang verwaltet, was ideal ist, wenn Sie Ihren eigenen Access Point nicht zertifizieren und betreiben möchten. Und vor allem besteht ein geringeres Risiko von “Transformationen”, da die Lösung mit länderspezifischem Mapping arbeitet und auf Interoperabilitätstests basiert.
Checkliste zur Einhaltung der B2B-E-Rechnungspflicht in Belgien 2026
Abschließend und zusätzlich möchten wir Ihnen eine operative Checkliste zur Verfügung stellen, damit Sie gut auf 2026 vorbereitet sind, falls Sie bereits in Belgien tätig sind oder dort tätig werden:
- Prüfen Sie die Anzahl der B2B-Rechnungen, die von oder nach Belgien gehen, und welche Systeme diese generieren.
- Prüfen Sie, ob Ihr oder Ihre ERP-Systeme und Ihre Abrechnungssysteme Peppol und EN16931 nativ unterstützen.
- Falls nicht, entwerfen Sie einen Integrationsplan für ein System, das dies tut, wie das von easyap: Middleware, Access Point-Anbieter oder SaaS-Anbieter mit Peppol-Konnektivität.
- Implementieren Sie die Geschäftsprüfungen (MwSt., Mehrwertsteuercodes, Gesamtabrundung…).
- Führen Sie Pilotversuche mit Ihren belgischen Lieferanten oder Kunden und mit dem Mercurius-Hub durch, wenn diese mit dem öffentlichen Sektor zusammenarbeiten.
- Überprüfen Sie die elektronischen Archivierungs- und Aufbewahrungsrichtlinien.
- Aktualisieren Sie die SLAs (Service Level Agreements) und die internen Kontrollen (Ablehnungen, Benachrichtigungen).
Zusammenfassend erfordert die E-Rechnung in Belgien für 2026 eine Überarbeitung technischer Aspekte, der Mehrwertsteuerkontrollprozesse und eine klare Interoperabilitätsstrategie. Hier ist easyap ideal, da es Ihnen Peppol-Konnektivität, länderspezifische Validierungen, Verbindungen zu anderen ERPs bietet… Auf diese Weise werden das Risiko von Ablehnungen reduziert, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften beschleunigt und die finanzielle Kontrolle und das Reporting zentralisiert. Schreiben Sie uns und erfahren Sie mehr.
