Die Unterschiede zwischen gefälschter und verfälschter Rechnung sind im Finanz- und Steuerbereich von entscheidender Bedeutung. Ein Begriff bezieht sich auf die Erstellung eines Dokuments, das nie existierte, während der andere die Änderung einer legitimen Rechnung meint. Für viele Finanzdirektoren ist das Verständnis dieser Nuancen sowohl eine rechtliche Anforderung als auch eine strategische Notwendigkeit, um ihren Ruf zu schützen und die Unternehmensgesundheit zu gewährleisten. Lassen Sie uns also analysieren, was diese beiden Arten von Betrug sind, wie man sie mit Tools und Best Practices erkennt, welche Strafen sie nach sich ziehen und wie man sie aus Ihrer E-Rechnungsstellung verbannt.
Per Definition: Was ist der Unterschied zwischen einer gefälschten und einer verfälschten Rechnung?
Um den Unterschied zwischen einer gefälschten und einer verfälschten Rechnung zu verstehen, muss man zunächst die Bedeutung jedes Konzepts genau erfassen.
- Gefälschte Rechnung: Ein Buchhaltungsdokument, das von einem nicht existierenden oder nicht tätigen Lieferanten oder Unternehmen ausgestellt wurde. Zum Beispiel, wenn ein Unternehmen nur gegründet wird, um Rechnungen auszustellen oder eine Transaktion zu dokumentieren, die nie stattgefunden hat.
- Verfälschte Rechnung: ist Teil eines legitimen Dokuments, dessen Inhalt jedoch manipuliert wurde. In diesem Fall sind zwei Beispiele die Erhöhung der Rechnungsbeträge zur Absetzung von mehr Mehrwertsteuer oder die Änderung von Daten, Posten oder Empfängern.
Grundsätzlich besteht der Hauptunterschied darin, dass eine gefälschte Rechnung nicht existiert und ein völlig erfundenes Dokument ist, während eine verfälschte Rechnung ein echtes Dokument ist, das mit falschen Informationen manipuliert wurde, um zu täuschen.
Die 5 Unterschiede zwischen gefälschter und verfälschter Rechnung
Aus der jeweiligen Definition geht bereits hervor, dass eine gefälschte Rechnung und eine verfälschte Rechnung nicht dasselbe sind. Fälschlicherweise werden sie manchmal synonym verwendet, haben aber unterschiedliche und schwerwiegende rechtliche und steuerliche Konsequenzen, insbesondere wenn Sie Finanzverantwortlicher in einem Unternehmen sind.
Konkret sind dies die fünf Hauptunterschiede:
Praktische Beispiele:
- Gefälschte Rechnung: ein „Phantom“-Unternehmen stellt einem anderen eine Rechnung für eine nie erbrachte Beratungsleistung aus, um die Mehrwertsteuer abzuziehen oder Ausgaben zu rechtfertigen.
- Verfälschte Rechnung: eine echte Transportrechnung wird geändert, indem der Betrag von 2.000 € auf 3.000 € erhöht wird, um mehr Mehrwertsteuer abzuziehen, als eigentlich zusteht.
Fälle, in denen gefälschte oder verfälschte Rechnungen verwendet werden
- Weniger Mehrwertsteuer zahlen: Ausgaben erhöhen, um nicht existierende Mehrwertsteuer abzuziehen und somit den Lieferanten zu täuschen.
- Einnahmen/Steuern reduzieren: Rechnungen mit geringeren als den tatsächlichen Beträgen ausstellen, um Kosten und Einnahmen anzupassen.
- Kapitalisierung von Arbeitslosengeld durch Dokumentenmanipulation: Anmeldung/Dienstleistung mit gefälschten Rechnungen simulieren.
- Versicherungs- oder Schadenersatzansprüche: Verfälschte Rechnungen zur Rechtfertigung eines höheren Wertes der Ware.
- Interne Veruntreuung: Eine Person generiert überhöhte Ausgaben mit verfälschten Rechnungen.
Wie entdeckt das Finanzamt gefälschte oder verfälschte Rechnungen?
Sowohl fiktive als auch verfälschte Rechnungen sind illegal. Aber wie entdeckt das Finanzamt sie? Die Kontrolle, die die spanische Steuerbehörde ausübt, wird immer intelligenter und effektiver.
Tatsächlich kann das Finanzamt heute mit der Digitalisierung und automatisierten Systemen:
- Daten und Lieferanten abgleichen.So vergleicht es die Mehrwertsteuersätze von Lieferanten und Kunden oder erkennt das Fehlen von Lieferanten in anderen Steuerregistern.
- Überprüfen Formular 347 und 349. Auf diese Weise werden wichtige Vorgänge (z. B. Fälle des Außen- oder innergemeinschaftlichen Handels) überprüft.
- Analysiert Intrastat und IOSS. Das heißt, es führt eine interne Kontrolle von Handelsgeschäften durch.
- Setzt OCR-Technologie und Dokumentenanalyse ein. Mit dieser Methode erkennt es auch Fälschungsmuster: atypische Margen, Manipulation von Reihenfolgen…
- Arbeitet mit Big Data und Unternehmenskorrelation. Auf diese Weise werden Rechnungen erkannt, die in betrügerische Muster passen: verbundene Unternehmensgruppen, ungewöhnliche Volumina…
- Vor-Ort-Prüfungen. Fordert Dokumentation an: Verträge, Lieferscheine, Buchungsbelege.
Darüber hinaus „warnt“ die Datenanalyse-Engine des Finanzamtes automatisch vor Rechnungen, die keine Konsistenzstandards erfüllen.
Schlüssel zur Erkennung einer gefälschten oder manipulierten Rechnung
Genauer gesagt können Sie zur Identifizierung gefälschter und manipulierter Rechnungen in jedem Fall auch auf folgende Aspekte achten, so wie es das Finanzamt tut.
Gefälschte Rechnungen
- Unbekannter Lieferant oder ohne Online-Präsenz.
- Aktivität, die nicht passt zu Ihrem Sektor oder Einkaufsvolumen.
- Unvollständige Daten: Falsche CIF-Nummer, fragwürdige Adresse, Weglassen von obligatorischen Rechnungsdaten…
- Atypische Beträge im Verhältnis zu Ihren üblichen Einkäufen.
- Inkonsistenzen in Bankaufzeichnungen: Rechnung ausgestellt, aber ohne Überweisung.
Manipulierte Rechnungen
- Geänderte Beträge im Vergleich zu akzeptierten Angeboten oder früheren Vereinbarungen.
- Geänderte Posten zur Rechtfertigung von Mehrwertsteuerabzügen oder nicht realen Ausgaben.
- Datumsdiskrepanz.
- Duplizität oder falsche Verwendung derselben Rechnung in verschiedenen Buchhaltungsbereichen.
- Sichtbare Bearbeitungen einer PDF: zum Beispiel geänderte Adobe-Eigenschaften.
Schnelle Checkliste für Ihr Finanzteam
Zudem geben wir Ihnen eine schnelle Checkliste, damit Sie und Ihr Team gefälschte oder manipulierte Rechnungen erkennen können, bevor sie das Finanzamt erreichen.
- Überprüfen Sie, ob die Steuer-Identifikationsnummer (CIF) des Lieferanten im Register des Finanzamtes eingetragen ist.
- Vergleichen Sie Lieferant und Bank: Stimmen die Angaben überein?
- Vergleichen Sie eine Historie der üblichen Ausgaben.
- Überprüfen Sie die Daten: Ausstellung vs. Leistung vs. Zahlung…
- Verwenden Sie eine Buchhaltungssoftware mit legalen Formaten und die Änderungen erkennt (PDF+XML-Versionierung).
Anwendbare Sanktionen für manipulierte und gefälschte Rechnungen
Falls das Finanzamt eines dieser Dokumente identifiziert, besteht das Risiko von Sanktionen, wie wir sie nun nennen.
- Leichter Steuerverstoß: 50% Sanktion auf den Betrag, wenn dies korrigiert wird.
- Schwerer Verstoß: Hier werden höchstens manipulierte Rechnungen eingeordnet. Es sind 100% des Betrags und 150%, wenn wiederholt gefälschte Dokumente vorliegen.
- Steuerdelikt: Gefälschte Rechnungen führen in der Regel zu einer Geldstrafe proportional zum hinterzogenen Betrag (bis zu 150%) und Gefängnisstrafen von 1 bis 6 Jahren bei schwerwiegenden Fällen (Art. 305 des Strafgesetzbuches).
Zudem gibt es weitere indirekte Risiken wie:
- Verlust des Abzugsrechts der Mehrwertsteuer.
- Reputationsschäden gegenüber Medien und Kunden.
- Präventive Kontrolle und Sperre seitens des Finanzamtes, die nachfolgende Erklärungen stoppt.
Wie hilft Ihnen easyap, gefälschte und manipulierte Rechnungen zu vermeiden?
An dieser Stelle kommt easyap ins Spiel. Eine Lösung, die Ihre Finanzen mit den folgenden Garantien schützt:
- Sichere Lieferantenregistrierung: Steuer-Identifikationsnummer (CIF) mit elektronischem Sitz und digitalen Zertifikaten.
- Präventive Kontrolle: Warnmeldungen, wenn der Lieferant liquidiert oder nicht registriert ist.
- Digitale Siegel und optionale Verifizierung mit Blockchain.
- Automatische Versionen die keine Bearbeitung von PDFs ohne Änderungsverlauf zulassen.
- Rechnungsabgleich mit Kontoauszügen und Lieferanten-Steuerdaten.
- Erkennung von Mehrwertsteuerabweichungen, Beträgen außerhalb des Bereichs und zweifelhaften Daten.
- Dashboard für:
- Rechnungen mit ungewöhnlich hoher Mehrwertsteuer.
- Ausgabenbereiche außerhalb des historischen Trends.
- Benachrichtigungen, wenn eine Rechnung nicht dem monatlichen/vierteljährlichen Muster entspricht.
- Automatische regulatorische Aktualisierung (Mehrwertsteuer, Einkommensteuer, Steuersätze).
- Listen 303, 347 und kompatible Berichte mit Prüfungen.
- Vollständige Rückverfolgbarkeit: welcher Benutzer sie hochgeladen und wer sie validiert hat.
- Zugriffsprotokoll: vollständige Einhaltung von Informationssicherheitsrichtlinien.
Wenn Sie sich als Finanzdirektor schützen möchten, handeln Sie vorausschauend. Die Unterschiede zwischen einer falschen und einer gefälschten Rechnung zu verstehen, zu wissen, wie das Finanzamt vorgeht, welche Sanktionen es gibt und wie diese in Ihrer Buchhaltung sichtbar werden, ist der erste Schritt.
Aber, entscheidend ist die Prävention durch wirksame interne Prozesse, Schulungen und ein System wie easyap. Mit uns erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen und schützen Ihre Prozesse vor Betrug auf skalierbare, digitale und einfache Weise. Kontaktieren Sie uns und entdecken Sie eine Software, die wie eine tägliche Prüfung fungiert und als Schutzschild gegen Sanktionen dient.
