Hohe Regulierung und Globalisierung haben die personalisierte elektronische Rechnung zu einer strategischen Anforderung gemacht. Für einen CFO eines großen multinationalen Unternehmens bedeutet die Möglichkeit, elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen,elektronische Rechnungen die an verschiedene Formate, Vorschriften und Bedürfnisse angepasst sind, reduziert Fehler und Betriebskosten. Sie bietet auch steuerlichen Schutz und verbessert die Kunden- und Lieferantenerfahrung. Wie? In diesem Artikel erfahren Sie, warum die Skalierung der Rechnungsanpassung entscheidend ist, wie eine Plattform wie easyap dies löst und wann es sinnvoll ist, unsere Lösung zu wählen. Darüber hinaus geben wir Ihnen Beispiele und einen Vergleich zur Bewertung von Anbietern.
Warum gewinnen personalisierte elektronische Rechnungen in großen Unternehmen so stark an Bedeutung?
Die meisten großen Unternehmen, die wir kennen, sind in vielen Ländern oder Branchen tätig und haben unterschiedliche Anforderungen, Sprachen, Währungen und Formate. Deshalb ist die personalisierte elektronische Rechnung für sie ein grundlegendes Werkzeug, da sie:
- Lokale Vorschriften erfüllt(elektronische Signatur, strukturierte Formate, obligatorische Steuerfelder…).
- Sorgt für Buchhaltungskonsistenz durch die Zuordnung von Feldern zwischen dem ERP und dem Ausgabeformat.
- Ermöglicht die Anzeige spezifischer Geschäfts- oder Vertragsinformationen pro Kunde(Kostenstelle, Bestellung, Geschäftsbereiche).
- Optimiert Abgleichs- und Zahlungsprozesse mit strukturierten Metadaten (IBAN, SWIFT-Codes, Steuern pro Posten…).
- Reduziert Ablehnungen und Nacharbeiten, da die Formate korrekt sind und es weniger Rücksendungen und bessere AP/AR-KPIs gibt.
Vorteile einer personalisierten elektronischen Rechnung für CFOs
Folglich bieten personalisierte elektronische Rechnungen auf finanzieller Ebene sehr interessante Vorteile. Insbesondere profitieren CFOs und Finanzteams von:
- Steuerliche Konformität und geringeres Risiko im Zusammenhang mit Verifactu (AEAT) oder anderen Vorschriften.
- Operative Skalierbarkeit mit der Möglichkeit, Millionen von Rechnungen mit landes- oder kundenspezifischen Regeln auszustellen.
- Integration mit den gängigsten ERP-Systemen auf dem Markt, wodurch doppelte Eingaben vermieden und automatische Buchungssätze präzise gewährleistet werden.
- Höhere Nachverfolgbarkeit jedes Dokuments und Workflows, was ideal für interne und externe Audits ist.
- Verbesserung des Cashflows, da Rechnungen mit strukturierten Daten schnellere Zahlungen ermöglichen.
- Senkung der Kosten pro Rechnung.
- Reporting und interne Kontrolle mit personalisierten Metadaten, die die Qualität der Finanzinformationen verbessern.
- Reduzierung der DSO (Days Sales Outstanding).
Wie geht easyap mit der personalisierten E-Rechnung um?
In diesem Zusammenhang bietet easyap eine Cloud-Plattform für die Ausstellung und den Empfang von elektronischen Rechnungen, die sich auf die Interoperabilität mit ERPs und personalisierten Formaten konzentriert. Formate, die zuvor evaluiert und bewertet werden.
Im Einzelnen stechen folgende Punkte besonders hervor:
- Portal für Ausstellung und Empfang, und zentralisierte Verwaltung elektronischer Formate und signierter PDFs.
- Möglichkeit zur Anpassung von Formaten (mit vorheriger Bewertung) und mehrere Kanäle für die Zustellung (Portal, E-Mail, FTP, Upload auf spezielle Portale…).
- Integration mit ERPs zum Extrahieren von Rechnungen aus dem ERP und zur Rückgabe von Buchungssätzen.
- Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP oder Lieferantenportal) , die den Empfang, die Validierung und die automatische Verbuchung beschleunigt.
- Buchungsautomatisierung dank der hochpräzisen Einspeisung von Buchungssätzen, was manuelle Aufgaben reduziert.
Für einen CFO stellt sich jedoch die Frage: Funktioniert es mit meinem spezifischen ERP und meinen Prozessen? Im Folgenden zeigen wir eine Tabelle mit easyap-Integrationen zu den leistungsstärksten ERP-Systemen auf dem Markt und welchen Mehrwert die Personalisierung in jedem Fall bietet.
Konkrete Anwendungsfälle der personalisierten digitalen Rechnung
Um praktisch zu sein, schauen wir uns zwei konkrete Beispiele an, um zu verstehen, wie oder wobei die personalisierte elektronische Rechnung von easyap hilft.
Multinationales Industrieunternehmen mit Standorten in ES, FR und BR.
Problem: jedes Land fordert unterschiedliche Felder und Formate. Zudem verlangt Kunde „X“ das Format UBL 2.1 mit zusätzlichen Feldern.
Lösung: easyap konfiguriert Regeln pro Land und pro Kunde. So werden Rechnungen, die aus dem ERP extrahiert wurden, in die geforderten Formate umgewandelt und die Buchung wird an das ERP zurückgespielt.
Ergebnis: Minimierung von Ablehnungen bei Sendungen an B2B-Kunden.
Holding mit vielen Tochtergesellschaften und konsolidiertem Reporting
Problem: Es ist komplex, die verschiedenen Kostenstellen zu konsolidieren, und es gibt Projekte mit mehreren manuellen Fehlern bei der Verbuchung zwischen Tochtergesellschaften.
Lösung: Die Rechnungsvorlage wird personalisiert, um Konsolidierungsetiketten aufnehmen und die Buchungen der verschiedenen Tochtergesellschaften automatisieren zu können.
Ergebnis: Es erfolgt eine Konsolidierung der verschiedenen Kostenstellen sowie eine drastische Reduzierung menschlicher Fehler.
Lieferant, der großen Abnehmern mit eigenen Portalen Rechnungen stellt
Problem: Jeder Großabnehmer fordert ein anderes Format und einen anderen Kanal (Portale A, B, C).
Lösung: easyap liefert gleichzeitig elektronische Rechnung + signiertes PDF über mehrere Kanäle (sichere E-Mail, FTP, direkter Upload).
Ergebnis: die Lieferzeit wird verkürzt und es treten weniger Fehler auf.
Wie wählen Sie die beste Lösung zur Erstellung maßgeschneiderter elektronischer Rechnungen?
Aufgrund des im vorherigen Punkt Gesagten, sollten Sie, bevor Sie eine Lösung wählen,testen und Demos und Referenzen anfordernund sich die folgenden Fragen stellen:
- Unterstützt es die elektronischen Formate, die Ihre Kunden und Behörden benötigen?
- Kann es über die von Ihren Käufern geforderten Kanäle liefern (Portal,EDI-System, E-Mail…)?
- Bietet es Ihnen eine Standardintegration mit Ihrem ERP oder ist eine maßgeschneiderte Entwicklung erforderlich?
- Welche SLAs bieten sie für Formatänderungen und regulatorische Updates?
- Wie verwalten sie die Rückverfolgbarkeit und Archivierung für Audits?
- Wie hoch sind die Gesamtkosten (Lizenz, Integrationen, Wartung, Anpassungen…)?
- Welche Referenzen haben sie bei Unternehmen ähnlicher Größe oder Branche?
- Sind Support und Schulung inbegriffen?
Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen in der Praxis:
- Beginnen Sie mit einem POC. Wählen Sie 1 Land, 1 Geschäftsbereich und ein ERP und validieren Sie dort die Ausstellung und den Empfang sowie die automatische Verbuchung und das Reporting.
- Definieren Sie Geschäftsregeln pro juristischer Einheit. Dokumentieren Sie die Pflichtfelder, Validierungen und Ausnahmen.
- Rollback-Plan. Halten Sie während der Anfangsphase einen parallelen manuellen Prozess aufrecht, bis die KPIs stabilisiert sind.
- KPIs. Messen Sie genau Aspekte wie die Ablehnungsrate, die durchschnittliche Verbuchungszeit, die Kosten pro Rechnung und die erwarteten Einsparungen.
Und natürlich: Führen Sie einen Überwachungsplan fort und überprüfen Sie ihn regelmäßig.
Warum easyap für maßgeschneiderte elektronische Rechnungen in Betracht ziehen?
Angesichts des bisher Gesehenen bietet easyap für große Unternehmen, die Rechnungen in mehreren Ländern ausstellen und empfangen müssen, mit komplexen ERP-Integrationen und kundenspezifischen Anpassungsanforderungen,eine sehr starke Lösung an:
- Zentralisiertes Portal.
- Möglichkeit, mit kundenspezifischen Formaten zu arbeiten.
- Mehrere Kanäle.
- Erfahrung in der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung.
- Fehlerreduzierung.
- Verbesserung des Cashflows.
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in verschiedenen Ländern und Branchen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die personalisierte elektronische Rechnung ein Katalysator für Effizienz, Kontrolle und Skalierbarkeit für jedes große Unternehmen ist.Mit easyap wird diese Personalisierung wirklich operativ, integrierbar und langfristig nachhaltig sein.Wenn Sie also Ihre Prozesse so schnell wie möglich an die Anforderungen des aktuellen Marktes anpassen möchten,kontaktieren Sie uns.
