Die Rechnungszulassung ist bereits eine kritische Anforderung für Unternehmen, die in verschiedenen Sektoren und Ländern tätig sind. Finanzdirektoren und CFOs müssen sich der Auswirkungen der Wahl eines Anbieters für elektronische Rechnungsstellung: eines, das den Standards der Steuerbehörde und den neuen Anforderungen des Antifraud-Gesetzes entspricht. In diesen Zeilen erklären wir Ihnen anhand von Beispielen und Vergleichen, was die spanische Gesetzgebung verlangt. Außerdem erfahren Sie, warum easyap so nützlich und empfehlenswert ist.
Was ist die „Rechnungszulassung“ und warum ist sie wichtig?
Zunächst basiert die Zulassung der elektronischen Rechnungsstellung auf zwei eng miteinander verbundenen Konzepten:
- Zulassung der Software oder des Anbieters, der die zertifizierte Digitalisierung oder die Rechnungsverwaltung gegenüber der Steuerbehörde (AEAT) vornimmt. Dies ist die Anerkennung, dass diese Software die technischen und funktionalen Anforderungen der Vorschriften erfüllt.
- Zugelassene elektronische Rechnung. Dies ist jede Rechnung, die in einem Format und mit elektronischen Siegeln (Signatur, Hash, XAdES usw.) ausgestellt wird, die ihre Integrität, Authentizität und steuerliche Gültigkeit gewährleisten.
Daher sollte jeder CFO oder Finanzdirektor beide Konzepte klar verstehen. Denn die Zulassung:
- Erfüllt die Anforderungen der AEAT.
- Erleichtert Audits.
- Bietet Interoperabilität mit eigenen Systemen sowie mit Systemen der öffentlichen Verwaltungen (B2G) und anderen Kunden.
- Bereitet das Unternehmen auf die neuen Steuerkontrollflüsse in „nahezu“ Echtzeit vor.
Rechtlicher Rahmen in Spanien für zugelassene Rechnungen
Gerade für die Einhaltung der Vorschriften ist es unerlässlich, den spanischen Rechtsrahmen für die Rechnungsstellung zu kennen. Im Großen und Ganßen basiert er auf diesen 4 Säulen:
- Facturae (Formate 3.2 / 3.2.2): offizielles XML-Format, das für die Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung verwendet wird. Die Version 3.2.x ist der Standard, der eine XAdES-Signatur für B2G erfordert.
- SII (Suministro Inmediato de Información):Mechanismus zur Übermittlung von Umsatzsteueraufzeichnungen an die AEAT, den viele Unternehmen nutzen und den die meisten Anbieter bereits integriert haben.
- Verifactu / Fakturierungsinformationssysteme (SIF): ist der neue Rahmen, der sich aus dem Real Decreto 1007/2023 ableitet und die Anforderungen an Fakturierungssysteme regelt.
- Zertifizierte Zulassung von Digitalisierungssoftware: öffentliche Liste der von der AEAT zugelassenen Software die Unternehmen zur Bewertung von Anbietern nutzen können.
Was muss eine „von der Steuerbehörde zugelassene“ Software leisten?
Im Zusammenhang mit diesem letzten Punkt müssen alle Softwareprodukte auf der Liste Folgendes erfüllen:
- Kompatibilität mit Facturae 3.2 / 3.2.2.
- Fähigkeit zur Signierung mit XAdES.
- Integration mit SII und die Möglichkeit, Aufzeichnungen zu senden/empfangen gemäß den Spezifikationen der AEAT.
- Unterstützung für Verifactu / SIF. Generierung von Fakturierungsaufzeichnungen, verketteter kryptografischer Fingerabdruck, Ereignisse (Stornierungen, Korrekturen…) und APIs/WSDL zur Übermittlung.
- Sicherheit und Nachvollziehbarkeit. Ereignisprotokollierung, unveränderliches Protokollbuch, Verschlüsselung und Sicherheitszertifizierungen (ISO 27001 oder ähnliches)…
- Mandantenfähigkeit, Mehrfirmenfähigkeit und Mehrwährungsfähigkeit. Unverzichtbar für Konzerne mit Tochtergesellschaften in mehreren Ländern.
- Onboarding-Dienste und ERP-/Buchhaltungs-Mapping (Transformation und Normalisierung von Formaten), Tests und eine Zulassungsumgebung.
- SLA und rechtliche und steuerliche Unterstützung für regulatorische Änderungen (Verifactu, Updates zu Facturae…).
Was bietet easyap bei Zulassung und Compliance?
In diesem rechtlichen Rahmen der Rechnungszulassung, easyap übernimmt eine führende Rolle. Denn unsere Plattform:
- Bietet ein Portal für den Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen das Anbieter und Kunden ohne technologische Reibungsverluste verbindet.
- Ist kompatibel mit dem SII und ist bereit für Integrationen, sowohl mit Buchhaltungssystemen als auch mit den besten ERP-Systemen.
- Bietet B2G-Fähigkeiten und strukturierte Fakturierungsprozesse, mit Lösungen, die auf große Unternehmen zugeschnitten sind, die internationale Integration und zentrale Kontrolle benötigen.
So kombiniert easyap die SII-Konnektivität, strukturierte Formate und die ERP-Integration, um Fehler zu reduzieren, den Mehrwertsteuerabschluss zu beschleunigen oder rechtliche Risiken zu mindern.
Vergleich: easyap vs. andere Anbieter
Es stimmt auch, dass es auf dem Markt Anbieter mit langjähriger Erfahrung gibt, sowie Lösungen, die stärker auf KMU und Selbstständige ausgerichtet sind, die Einfachheit über fortschrittliche Integration stellen. Tatsächlich zeigt diese Tabelle mehrere davon, mit interessanten Kriterien, auf die CFOs achten können, bevor sie sich für die eine oder andere Lösung entscheiden.
Wenn Sie also Rechnungen an den öffentlichen Sektor stellen oder strukturierte Rechnungen mit XAdES-Signatur ausstellen müssen, bevorzugen Sie Anbieter mit B2G-Erfahrung und Prüfungen in AEAT-Umgebungen, wie easyap.
Anwendungsbeispiele und Szenarien für die Rechnungszulassung
Um jedoch besser zu verstehen, wie man mit einer zugelassenen E-Rechnungssoftware konform ist, betrachten wir zwei konkrete Beispiele oder Anwendungsfälle:
2. Industriekonzern mit 15 Tochtergesellschaften in Europa (Multi-Gesellschaft):
- Anforderung: die Rechnungsstellung zu zentralisieren, SII in Spanien zu integrieren und sich an nationale Systeme in anderen Ländern anzupassen.
- Lösung: easyap nutzen, um den Rechnungs-„Hub“ in Spanien (SII + Facturae) zu zentralisieren und dies mit lokalen Konnektoren zu kombinieren, um Rechnungen in den von den Tochtergesellschaften geforderten Formaten zu versenden.
- Ergebnis: weniger Fehler bei den Umsatzsteuerbuchungen und schnellere Abstimmung.
2. Privatunternehmen, das monatlich einer Gemeinde Rechnungen stellt (B2G):
- Anforderungen: Einhaltung von Facturae 3.2 und elektronischer Signatur sowie Integration mit Portalen wie FACE/PAe.
- Lösung: einen Anbieter wählen, der die XAdES-Signatur und den direkten Versand im Facturae-Format verwaltet (easyap unterstützt dies).
- Ergebnis: vermeidet Formatierungsablehnungen und beschleunigt die Zahlung.
Empfehlungen zur Auswahl Ihres zugelassenen Anbieters
Bei der Auswahl des zugelassenen Softwareanbieters geben wir Ihnen ebenfalls mehrere Empfehlungen:
- Überprüfen Sie die Liste der von der AEAT zugelassenen Softwarelösungen und fordern Sie vom Anbieter einen Nachweis der Zulassung oder Konformität an.
- Schlagen Sie 3 Testfälle vor (zum Beispiel Rechnungsstellung an die Verwaltung, Rechnungsstellung an Intercompany mit mehreren Währungen und Stornierung oder Korrektur einer Rechnung) und bitten Sie den Anbieter, diese in einer Testumgebung auszuführen.
- Validieren Sie SLAs / Support in kritischen Phasen des Monatsabschlusses und der Umsatzsteuerabrechnung.
- Überprüfen Sie alles bezüglich Reporting und Nachvollziehbarkeit (Logs, Hash-Kette, Ereignisprotokolle…).
- Nehmen Sie Vertragsklauseln auf die Anpassungen abdecken aufgrund zukünftiger regulatorischer Änderungen ohne übermäßige Kosten.
Zusammenfassend…
Ein Anbieter mit Erfahrung in der strukturierten Rechnungsstellung, SII-Unterstützung und AEAT-Konformität minimiert Risiken und sichert die operative Kontinuität. Hier passt easyap perfekt; es kombiniert technische Fähigkeiten (Formate, ERP-Integration, Validierungen…), einen Unternehmensansatz und rechtliche Anpassungsfähigkeit.
Wenn Ihr Unternehmen mit öffentlichen Verwaltungen zusammenarbeitet, wenn Sie große Mengen an Rechnungen verwalten oder ein Modell für mehrere Gesellschaften mit vollständiger Nachverfolgbarkeit benötigen, ist easyap ideal. Flexibilität und Präzision, damit Ihre Rechnungsverwaltung, zusätzlich zur Zertifizierung, dem aktuellen und zukünftigen spanischen Gesetz entspricht. Kontaktieren Sie uns unverbindlich und wir zeigen es Ihnen.
