Claves para la aprobación Efectiva de Facturas

aprobacion de facturas

En los procesos de compras con pedido, de forma generalizada, no existe un ciclo de aprobación de facturas ya que normalmente existe una validación/aprobación previa del pedido y segregación de funciones en el proceso de  recepción. En estos procesos de facturas con pedido, tal cual indicábamos en nuestro articulo previo,  la contabilización de las facturas se da tras el cuadre contra pedido, cuadre de 2 o 3 vías.

 Por el contrario en los procesos de gastos generales en los que no existe un pedido “formal”  es necesario que el bien o servicio sea aceptado.

Actualmente los procesos de aprobación manuales están en desuso por el elevado coste operativo que suponen, la lentitud de los mismos y las deficiencias de control que presentan. El uso de herramientas de workflow de facturas   es la mejor opción a la hora de automatizar el proceso facturas sin pedido.

La mejora del  proceso debe cubrir todos los pasos, desde la codificación contable hasta la contabilización del documento en el ERP, pasando por la aceptación de la misma.  Para que la tarea de aprobación electrónica sea lo más efectiva posible debemos de tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

Criterios de aprobación. No todas las facturas siguen el mismo criterio a la hora de ser aprobadas, por ejemplo una factura de gastos generales suele aprobarse en base al centro de coste que ha incurrido en el gasto mientras que una factura de activos se suele aprobar por la naturaleza del activo. Es por ello que para la configuración de las reglas de aprobación deben de estar disponibles múltiples criterios, algunos de los cuales provienen de la información contenida en la factura y otros de fuentes externas o pasos previos del proceso como la codificación.

Entre estos criterios podemos destacar: cuenta contable o naturaleza del gasto, centro de coste  de imputación, Importe de la factura, concepto, proveedor, solicitante, departamento, etc..

-  Validación de la factura. No siempre la persona con potestad para aprobar la factura es la que conoce si esta es acorde a la prestación del servicio. Es muy recomendable disponer de la posibilidad de incluir validadores, ya sea de forma estática o dinámica cuando se necesite, que certifiquen que la factura se adapta al servicio recibido.  Un validador es un actor cuya participación es conveniente pero ni obligatoria ni vinculante.

-  Jerarquía de aprobación. Es común que las políticas internas de aprobación sean complejas y que  varíen dependiendo de la naturaleza del gasto, importes incurridos etc. .. Para cubrir todas estas situaciones es preciso que se puedan configurar reglas con niveles de aprobación en paralelo, aprobación secuenciales,  mancomunada  y de grupos. Adicionalmente  la posibilidad de contar con la funcionalidad de aprobación delegada (en nombre de) resulta de gran utilidad como backup de los participantes principales proceso a la hora de de cubrir eventualidades como ausencias no previstas y periodos vacacionales.

- Trazabilidad de eventos. Desde el punto de vista de auditoría y en pro de mejorar el control interno es necesario que cada uno de los eventos por los que la factura evoluciona a lo largo del proceso queden registrados con un sello de tiempo y el responsable del mismo.

 

Todas estas recomendaciones pueden no ser validas o quedar obsoletas si su configuración es compleja. A la hora de elegir una herramienta de workflow de facturas se debe de tener en consideración la dificultad de adaptación a los cambios organizativos y si la configuración de los mismos requieren conocimientos técnico/informáticos.

La sencillez de configuración y que los cambios puedan ser realizados por personal “ no informático”  deben de ser unos de los puntos a tener más en cuenta.

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