Tramitación de gastos de empleados en easyapIP

easyapIP es una herramienta web con un módulo específico para tramitar de manera eficiente los gastos de empleados en las compañías. En el siguiente gráfico se describen los pasos más significativos del circuito de tramitación.

gastos-de-representacion-viajes-easyap

A. Solicitud de viaje:

1. Empleado solicita preaprobación para realización de viaje
2. Aprobación/rechazo por el responsable

gastos-de-empleado-easyap

1. El empleado incurre en un gasto

gast-empleado-viaje-y-representacion

B. Agencia cotiza el viaje:

1. Cotización de vuelos/hoteles
2. Validación de la cotización
3. Aceptación de la cotización

Una vez reservado el viaje es exportado directamente al sistema contable o reenviado al empleado para que complete el resto de los gastos del viaje

gastos-de-viaje-y-representacion

2. Alta de Hoja de gastos:

  • Desde dispositivo móvil
  • Desde ordenador
  • Importando movimientos tarjeta crédito
gastos-de-viaje-y-reresentacion-proceso

3. Política de Gastos:

Control y aplicación de las políticas de gasto de la empresa en base a categoría del empleado, naturaleza del gasto, importe.

4. Aprobación/Rechazo de la Hoja:

Hojas asignadas a aprobadores automáticamente en base a reglas de negocio, fácilmente parametrizables
Uno o varios aprobadores y conforme a secuencia definida

gastos-de-viajes-y-representacion-easyap

5. Contabilización en ERP:

Creación automática de apuntes contables en ERP de clientes
Mapeo de conceptos de gasto a cuentas contables
Tantos niveles de contabilidad analítica como se requieran
Conciliación tarjetas de credito

6. Auditoría de Hojas:

Procedimentada en base a criterios parametrizables
Detección de fraude
Recuperación de IVA

Tramitación de gastos de empleados en easyapIP

easyapIP es una herramienta web con un módulo específico para tramitar de manera eficiente los gastos de empleados en las compañías. En el siguiente gráfico se describen los pasos más significativos del circuito de tramitación.

A. Solicitud de viaje:

1. Empleado solicita preaprobación para realización de viaje
2. Aprobación/rechazo por el responsable

B. Agencia cotiza el viaje:

1. Cotización de vuelos/hoteles
2. Validación de la cotización
3. Aceptación de la cotización

Una vez reservado el viaje es exportado directamente al sistema contable o reenviado al empleado para que complete el resto de los gastos del viaje

1. El empleado incurre en un gasto:

2. Alta de Hoja de gastos:

  • Desde dispositivo móvil
  • Desde ordenador
  • Importando movimientos tarjeta crédito

3. Política de Gastos:

Control y aplicación de las políticas de gasto de la empresa en base a categoría del empleado, naturaleza del gasto, importe.

4. Aprobación/Rechazo de la Hoja:

Hojas asignadas a aprobadores automáticamente en base a reglas de negocio, fácilmente parametrizables
Uno o varios aprobadores y conforme a secuencia definida

5. Contabilización en ERP:

Creación automática de apuntes contables en ERP de clientes
Mapeo de conceptos de gasto a cuentas contables
Tantos niveles de contabilidad analítica como se requieran
Conciliación tarjetas de credito

6. Auditoría de Hojas:

Procedimentada en base a criterios parametrizables
Detección de fraude
Recuperación de IVA

Destacamos …

  • Aplicación web para que, en cualquier momento y desde cualquier lugar con un dispositivo con conexión a internet, los empleados puedan iniciar la tramitación de sus gastos
  • Información on-line a los empleados para que puedan conocer en todo momento el estado de sus documentos
  • Garantía de cumplimiento de las políticas de gasto de la compañía, control realizado por la aplicación y con conocimiento de los empleados
  • Incorporación de los movimientos de tarjetas de crédito corporativa, gastos registrados y conciliación de tarjetas
  • Circuito de aprobación de gastos parametrizado y acorde a las normas internas
  • Contabilización automatizada de los gastos en sistema contable: imputaciones a cuentas, centros de coste, proyectos…
  • Circuito extendido con la integración de agencia de viaje, preaprobación y estados de auditoria
  • Posibilidad de realización de remesas de pago conforme a normativa bancaria actualizada