Réception des factures | e-Invoice Provider Portal
Réalité actuelle - Réception des factures électroniques
Le support même des factures papier introduit des coûts importants inhérents au traitement du document, tant du point de vue du client que du fournisseur, ce qui limite la capacité à optimiser et à réduire les cycles de traitement.
Comment recevoir des factures électroniques ? Comment numériser les factures et les documents ? Comment organiser les factures des fournisseurs ?
Notre proposition - Portail de réception des factures
easyap met à la disposition de ses clients le portail de réception des factures fournisseurs easyei, où toutes les factures sont reçues dans une boîte aux lettres centralisée, quel que soit leur format : facture électronique, e-invoice, pdf, edi, papier .....
L'idée est qu'en un seul point, vous avez la visibilité de toutes les factures reçues, quel que soit le format dans lequel le fournisseur les a envoyées. Les factures papier / pdf passeront par un processus de numérisation et d'ocr, et seront envoyées à la boîte aux lettres centralisée déjà numérisée.
Les fournisseurs peuvent envoyer des factures à un point centralisé dans différents formats : pdf, e-invoice, edi, facturae... De telle sorte que, indépendamment de l'origine et du format, le secteur de la comptabilité des fournisseurs disposera des factures (avec image et données) en un seul endroit pour le traitement.
L'utilisation de multiple des canaux d'interconnexion facilitent la connexion à la "boîte aux lettres" centralisée de la facture, au courrier électronique, au ftp, aux réseaux à valeur ajoutée tels que Peppol... rend le client indépendant des différents protocoles et formats de facturation. Le téléchargement manuel des factures, soit par le biais de la facture Web, soit à partir de fichiers structurés, fait également partie du champ d'application fonctionnel du portail des fournisseurs.
À partir de ce point commun, il sera possible d'associer, si on le souhaite, des flux de traitement en fonction du type de facture : avec ou sans commande,factures en attente d'approbation pour accélérer les tâches de conformation, d'approbation, de codification, de résolution d'incidents...
Avantages - portail du fournisseur de reçus de factures easyei
- Visibilité immédiate des factures, qui ne sont plus perdues entre les différents services
- Transformer les coûts fixes en variables
- Augmentation de la productivité des acteurs du processus, entraînant des économies de coûts pour le client et le fournisseur
- Enregistrement électronique de toutes les actions du processus, favorisant le contrôle interne
- Réduction du temps consacré par le client à l'approbation des factures et à la résolution des exceptions
- Améliorer la relation client/fournisseur
- Affichage automatique des factures
- Provision réelle des dépenses
- Facilite la planification de la trésorerie
Comment easyei fonctionne-t-il avec la réception des factures ?
Processus
easyei est un portail web de facturation électronique qui vous permet d'avoir un point d'entrée unique pour toutes les factures reçues des fournisseurs, quel que soit leur format, et de les transférer vers le système comptable. Vous travaillez avec des images et des données, sans papier et sans formats électroniques ininterprétables.
1. Adresse de livraison :
Les factures papier peuvent être collectées par service de valise ou dans une boîte postale centralisée desservie par easyap.
easyap vous attribue une adresse centralisée MI_Empresa@factura.es ou MY_Company@invoic.es pour vos factures en pdf, xml, e-invoice, EDI... Si le client dispose d'une boîte aux lettres centralisée, aucun changement n'est nécessaire.
2. Envoi de factures:
Les fournisseurs envoient leurs factures sur papier ou en format électronique (pdf, xml, EDI,...) aux adresses indiquées. Possibilité de personnaliser les formats par fournisseur.
Si vous le souhaitez, vos fournisseurs peuvent créer leurs factures directement sur le portail web ou les télécharger via des fichiers structurés dans un format standard.
Pour les factures papier, lafonctionnalité de numérisation est directement intégrée au portail. Pour les factures papier / pdf, des procédures OCR sont intégrées dans le portail, et des scans certifiés et des signatures électroniques sont utilisés pour générer des factures électroniques ayant une pleine validité juridique.
3. Réception des factures :
Les factures sont reçues, quel que soit leur format, sur le portail de facturation électronique easyei d'easyap.
4. Signature électronique :
Les factures sont signées électroniquement pour garantir leur validité juridique.
5. Acceptation des factures :
Les factures, une fois acceptées, sont téléchargées et/ou envoyées à votre système comptable dans le format convenu.
Flux de travail :
L'intégration de flux de travail de correspondance et d'approbation fait également partie des services offerts par easyap.
Pour plus d'informations, cliquez ici
6. Informations électroniques sur la garde et le statut :
Les factures stockées dans le portail d'easyei seront disponibles pour une consultation ultérieure pendant une période convenue.
Le retour de l'état de la facture comme information sur le paiement fait partie des informations de base à montrer au fournisseur.
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Avantage mutuel : fournisseur satisfait et ressources libérées.
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