Recepción de facturas electronicas en easyei

Proceso

easyei es un portal del proveedor web de facturación electrónica que permite tener un único punto de entrada para todas las facturas recibidas de los proveedores, independientemente de su formato, y transferirlas al sistema contable. Se trabaja con imágenes y datos, no hay papel ni formatos electrónicos no interpretables.

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1. Dirección de Envío:

Las facturas en papel se pueden recoger mediante servicio de valija o en un apartado de correos centralizado atendido por easyap.

easyap le asignará una dirección centralizada MI_Empresa@factura.es o MY_Company@invoic.es para sus facturas en fichero pdf, xml, factura-e, EDI… Si el cliente dispone de un buzón centralizado no se requiere ningun cambio.

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2. Enví­o de Facturas:

Los proveedores enví­an sus facturas papel o en formato electrónico (pdf, xml, EDI,…) a las direcciones asignadas. Posibilidad de personalizar formatos por proveedor.

Si lo desea, sus proveedores pueden confeccionar sus facturas directamente en el portal vía Web o cargarlas vía ficheros estructurados de formato estandar.

Para facturas papel se dispone de funcionalidad de escaneo directamente integrada en el portal.  Las facturas papel / pdf utiliza procedimientos de OCR integrados en el portal y, Digitalización certificada y firma electrónica para generar facturas electrónicas con total validez legal.

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3. Recepción de Facturas:

Las facturas son recibidas, no importa el formato, en el portal de facturación electrónica easyei de easyap.

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4. Firma Electrónica:

Las facturas son firmadas electrónicamente para garantizar su validez legal.

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5. Aceptación de Facturas:

Las facturas, una vez aceptadas son descargadas y/o enviadas a su sistema contable en el formato acordado.

Workflow:

La incorporación de workflows de cuadre y aprobación al está tambien dentro del ámbito de servicio de easyap.
Para mas info pinche aqui

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6. Custodia Electrónica e información de estados:

Las facturas custodiadas en el portal easyei estarán disponibles para su posterior consulta durante periodo acordado.

La retroalimentación de los estados de la factura como información del pago forma parte de la información básica a mostrar al proveedor.

Destacamos …

  • buzón único para recepción de facturas en cualquier formato: facturas papel, pdf, edi, facturae, xls, word…
  • buzón físico o electrónico para la recepción
  • notificación a proveedores de correcta recepción de facturas
  • posibilidad de personalización de formatos acordados con proveedores
  • aplicación para ocr y validación de imágenes. Digitalización certificada para convertir las facturas en legalmente válidas
  • las facturas con sus datos e imágenes pueden ser enviadas al sistema contable
  • lugar para custodia y consulta de todas las facturas recibidas con sus imágenes y datos
  • transferencia a easyapIP para uso de workflows de tramitación de facturas
  • información de estados de factura al proveedor

Beneficio mutuo: proveedor satisfecho y recursos liberados.

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