Mettre en place un système de facturation électronique n'est pas difficile, mais atteindre un taux de mise en œuvre de plus de 90 % nécessite une approche différente.
Une mauvaise approche nous fera passer du rêve au cauchemar, au cours du processus de facturation électronique, et se soldera par un découragement face à l'effort consenti. De longues périodes de mise en œuvre, des développements coûteux et un faible taux d'acceptation de la part des clients et des fournisseurs sont les monnaies courantes de ces projets.
Processus de facturation électronique
Nous tenterons de répondre aux principales questions à prendre en compte pour mener à bien un projet.
- Technologie ou comptabilité ?
- Quelle doit être la portée du projet ?
- Quelle est la durée d'un projet de mise en œuvre ?
- Quel devrait être le modèle de coût et qui devrait le supporter ?
Nous illustrerons chacune de ces questions à l'aide d'une sélection de mesures, dont certaines sont démoralisantes à première vue, résultant de l'évaluation comparative des départements financiers dans les domaines de la comptabilité fournisseurs et de la facturation.
Processus de facturation électronique : approche technologique ou approche comptable ?
- - 96% des processus de facturation électronique sont parrainés par le secteur des systèmes.
- - Dans 8% des projets de facturation électronique, la comptabilité est le précurseur du processus.
Personne ne doute une seconde de la responsabilité de la conduite d'un processus de facturation, mais s'il s'agit d'un processus de facturation électronique, les choses changent.
Il est très fréquent que les départements systèmes fassent la promotion de ce type de solution, soit en raison de sa nouveauté, soit en raison de la composante technologique et de communication qui entoure les processus de facturation électronique .
Le point de vue et l'objectif d'un département technologique et d'un département comptable sont complètement différents. Alors que le premier se préoccupe de savoir si la facture arrive ou est reçue, le second se préoccupe de savoir si la facture est payée ou enregistrée dans le système comptable, et c'est dans cette nuance que réside une grande différence.
Lors de la mise en œuvre d'un processus de facturation électronique pour mes fournisseurs, il est essentiel de tenir compte de la manière dont il affectera leur comptabilité et leur processus d'émission de factures afin d'obtenir un degré élevé de mise en œuvre. Toute solution qui implique un changement de processus, des coûts plus élevés ou des rétractations manuelles sera moins bien acceptée.
De même, la prise en compte de l'impact de mon protocole de facturation électronique sur le processus comptable de mes clients fait la différence entre l'acceptation et le rejet.
Processus de facturation électronique : combien de temps la mise en œuvre doit-elle durer ?
- 90% des projets de mise en œuvre de l'e-facture durent plus de 12 mois.
- Après deux ans, 60 % des projets couvrent moins de 35 % des factures.
Dans un environnement réglementaire en constante évolution, le temps de mise en œuvre est essentiel. En plus de retarder les économies potentielles, un long processus de mise en œuvre peut même conduire à l'obsolescence du projet lui-même.
2 semaines, et entre 8 et 10 semaines pour un processus très complexe, est plus que suffisant pour mettre en œuvre un processus de facturation électronique,
Processus de facturation électronique : quelle doit être la portée du projet ?
- 75 % des projets de facturation électronique ne couvrent que l'envoi de la facture et ne prennent en charge qu'un seul format.
- 92% des factures électroniques envoyées nécessitent une certaine forme de travail manuel de la part du client qui les reçoit.
Dans un premier temps, nous devrions décider ce qu'il convient d'entreprendre en premier, à savoir mettre en œuvre des protocoles de facturation électronique avec mes fournisseurs ou les émettre à mes clients.
Indépendamment des paramètres de coût que nous verrons plus tard, la charge opérationnelle liée au traitement des factures fournisseurs est beaucoup plus élevée que celle liée à l'émission de factures clients. Alors que la productivité moyenne d'un comptable AP est de 10 000 factures fournisseurs par an, un facturier AR a la capacité de traiter 65 000 factures par an.
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Facturation électronique dans le cycle des fournisseurs.
L'automatisation de la réception des factures par le biais de la facturation électronique présente de nombreux avantages, principalement en termes de réduction du temps de traitement. Alors que le temps de cycle moyen pour la réception d'une facture papier est de 12 jours, le temps de cycle pour la réception d'une facture électronique est de 0,5 jour.
Cependant, les tâches liées au processus de réception et de gestion du papier n'occupent que 30 % du temps, que deviennent les 70 % restants ?
Les 70 % restants sont consacrés au codage comptable, au rapprochement des factures et, dans une plus large mesure, à la résolution des incidents. Au fur et à mesure de l'automatisation de ces phases, le processus final sera plus efficace, plus rapide, sans erreur et moins coûteux.
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Facturation électronique dans le cycle du client.
Nous nous arrêtons rarement pour penser que les problèmes que nous rencontrons avec les factures de nos fournisseurs sont les mêmes que ceux que nos clients rencontrent avec les nôtres.
Tenir compte de la manière dont ma facture affecte le processus comptable de mon client, des informations dont il a besoin, du format le mieux adapté à ses besoins, bref, de la manière dont je peux l'aider dans son processus comptable est un gage de réussite.
Processus de facturation électronique : coût, quel devrait être le modèle de coût et qui devrait le supporter ?
- - Le coût d'émission d'une facture papier est de 1,95 €, le coût d'émission d'une facture électronique est de 0,5 €.
- - Le coût de traitement d'une facture papier reçue est de 7 euros, le coût de traitement d'une facture électronique reçue est de 3,5 euros.
Étant donné qu'il n'y a pas beaucoup de processus d'entreprise où des économies potentielles aussi importantes existent, pourquoi 77 % des projets de facturation électronique produisent-ils des économies inférieures à 10 % ? .... La réponse se trouve dans le modèle de coût et le degré de mise en œuvre.
Il est courant dans le cycle de la facture entrante d'essayer d'imposer aux fournisseurs un protocole de facturation, un format ou même, dans certains secteurs, de répercuter une partie des coûts de traitement de leurs factures.
Ce type d'approche n'est accepté, et de mauvaise grâce, que par certains fournisseurs, ceux dont la taille ou le degré de dépendance ne leur permet pas de disposer d'un droit de réponse.
Le fait de ne pas proposer des protocoles qui soutiennent le processus du fournisseur ou qui apportent une valeur ajoutée, de la transparence et de l'information, se traduira par des taux de mise en œuvre plus faibles et donc par des économies potentielles plus faibles.
Un modèle gratuit pour le fournisseur et offrant des avantages supplémentaires par rapport à son processus actuel permettra de réaliser des économies plus importantes en moins de temps.
Mais quel devrait être le modèle de coût pour l'entreprise qui met en œuvre le service ?
L'externalisation du service apporte de grands avantages dans les deux variables qui affectent le succès du projet :
- La réduction du temps de mise en œuvre et l'adaptation aux changements réglementaires dans le cadre du service reçu.
- Modèle à coûts variables contre modèle à coûts fixes : le modèle de paiement à la facture et l'absence de frais de mise en place permettent de réaliser des économies plus importantes.
